6. Kế toán muốn khi phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử phải lấy theo chứng thư số để tránh phát hành sai hóa đơn
1. Mục đích
Từ phiên bản R18, khi phát hành hóa đơn điện tử, thông tin chữ ký số trên hóa đơn sẽ lấy theo tên công ty trên chứng thư số để tránh phát hành sai hóa đơn.
2. Chi tiết thay đổi
Trước phiên bản R18: Khi khởi tạo mẫu hoặc phát hành hóa đơn điện tử, thông tin Ký bởi trên hóa đơn được lấy theo Tên đơn vị trên danh mục Cơ cấu tổ chức.
Từ phiên bản R18 trở đi: Thông tin Ký bởi trên hóa đơn điện tử sẽ hiển thị theo tên công ty trên chứng tư số.
Giả sử kế toán mong muốn khi phát hành hóa đơn điện tử, thông tin Ký bởi trên hóa đơn lấy theo thông tin trên chứng thư số, thực hiện như sau:
1. Tại phân hệ Quản lý hóa đơn, thực hiện Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử (Lưu ý: Với các mẫu hóa đơn khởi tạo trước R18, cần sửa mẫu để lấy được thông tin Ký bởi theo chứng thu số, xem hướng dẫn tại đây)
2. Để ký điện tử cho hóa đơn mẫu, thực hiện như sau:
Nhấn vào Xem mẫu hoặc Chuyển đổi HĐ giấy.
Trên giao diện Xem mẫu/Chuyển đổi HĐ giấy, nhấn Ký điện tử. Chọn chứng thư số và nhấn OK.
Trên giao diện Xem mẫu/Chuyển đổi HĐ giấy hiển thị thông tin Ký bởi theo tên công ty trên chứng thư số đã chọn:
Đóng giao diện Xem mẫu/Chuyển đổi HĐ giấy và nhấn Cất trên giao diện Mẫu hóa đơn để lưu lại mẫu hóa đơn khởi tạo và thông tin chữ ký điện tử đã ký.
Lưu ý: Đối với mẫu hóa đơn được khởi tạotrước bản R18, khi ký điện tử thông tin Ký bởi sẽ vẫn lấy theo Tên đơn vị trên danh mục Cơ cấu tổ chức. Để lấy theo tên công ty trên chứng thư số, kế toán thực hiện như sau:
1. Mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo, chọn Xem mẫu/Chuyển đổi HĐ giấy (Lưu ý: Cần thực hiện sửa mẫu ở cả 2 giao diện Xem mẫu và Chuyển đổi HĐ giấy)
2. Nhấn Sửa mẫu
3. Tại thông tin Ký bởi, thay trường CompanyName thành SignedCompanyname\Nhấn OK
Sau khi chọn lại trường dữ liệu, thông tin Ký bởi trên giao diện Sửa mẫu hóa đơn hiển thị như sau:
4. Đóng giao diện Sửa mẫu\Nhấn Yes trên câu thông báo để quay lại giao diện Xem mẫu/Chuyển đổi HĐ giấy. Sau đó nhấn Cất trên giao diện Mẫu hóa đơn để lưu lại thông tin đã chỉnh sửa.
