1. Mục đích

Khi người dùng thực hiện phát hành hóa đơn điện tử, chương trình thay đổi cách lấy thông tin Tên đơn vị và Địa chỉ công ty trên mẫu hóa đơn nhằm đảm bảo hai thông tin này không bị sai lệch giữa định dạng PDF và file XML nộp cho cơ quan Thuế, nhằm đảm bảo việc chấp hành đúng quy định của Tổng cục Thuế.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ trước phiên bản R56:
  
  • Hiện nay chương trình đang lấy thông tin tên đơn vị và địa chỉ trong cơ cấu tổ chức để hiển thị lên hóa đơn điện tử.
  • Trong trường hợp người dùng thực hiện sửa tay thông tin Tên đơn vị và Địa chỉ trên mẫu hóa đơn mà thông tin trên cơ cấu tổ chức khác với thông tin mà NVKD đã sửa thì khi xem file PDF chương trình vẫn hiển thị đúng thông tin công ty (lấy lên thông tin mà NVKD đã sửa tay trước đó). Tuy nhiên, nếu xem file dạng XML thì thông tin công ty hiển thị không chính xác do chương trình ngầm định lấy lên thông tin trên cơ cấu tổ chức của đơn vị. Điều này dẫn đến việc sai lệch giữa thông tin dạng PDF và file XML dùng để nộp cho cơ quan Thuế.
  • Trường hợp kế toán thực hiện phát hành hóa đơn trên ACT và meInvoice nếu thông tin trên cơ cấu tổ chức và Hồ sơ hóa đơn điện tử trên meInvoice khác nhau sẽ dẫn đến thông tin trên file PDF và XML khác nhau.
    
• Từ phiên bản R56 trở đi: Chương trình thay đổi cách lấy thông tin tên đơn vị và địa chỉ trên mẫu hóa đơn điện tử để đảm bảo các thông tin này không bị sai lệch giữa file dạng PDF và XML.
  • Chương trình sẽ thực hiện quản lý thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử riêng biệt. Thông tin này sau khi kết nối sẽ luôn được đồng bộ với thông tin trên Hồ sơ hóa đơn điện tử của meInvoice.
    
  • Trường hợp người dùng từ phiên bản trước R56 đã thực hiện kết nối MST với meInvoice thì khi nâng cấp lên phiên bản R56 chương trình sẽ yêu cầu người dùng xác nhận thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử trước khi đồng bộ.
  • Khi khởi tạo mẫu hóa đơn không cho phép xóa thông tin bắt buộc của mẫu: Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế
  • Khi phát hành hóa đơn ngầm định lấy Tên đơn vị, Địa chỉ theo hồ sơ hóa đơn điện tử đã đồng bộ với meInvoice.
  • Đối với các mẫu hóa đơn được tạo trên ACT và đã được phát hành từ trước phiên bản R56, nếu NVKD thực hiện sửa các trường thông tin bắt buộc (Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ), không lấy các trường chương trình ngầm định mang đi thì khi phát hành hóa đơn chương trình sẽ hiển thị cảnh báo để người dùng kiểm tra lại. Việc cảnh báo sẽ được lặp lại cho tới khi người dùng thực hiện sửa lại mẫu hóa đơn.
  • Lưu ý:
    •  Chương trình sẽ thay đổi cách lấy thông tin Tên đơn vị, Địa chỉ công ty, Mã số thuế,... từ thông tin khai báo trên CCTC sang lấy từ trên hồ sơ Hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã xác nhận, từ đó đảm bảo các thông tin này không bị sai lệch giữa định dạng PDF và XML nộp cho cơ quan Thuế, đáp ứng việc thực hiện, chấp hành đúng quy định các chuẩn mực của Tổng cục Thuế.
    • Thông tin Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ,... trên Hồ sơ hóa đơn điện tử của ACT luôn đồng nhất với thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử của ứng dụng meInvoice.
      

Chi tiết thay đổi:
2.1. Thực hiện Cập nhật hồ sơ hóa đơn điện tử:
2.1.1. Trường hợp 1: Người dùng chưa thực hiện kết nối với meInvoice và chưa từng phát hành hóa đơn điện tử ở ACT2.0:

• Đầu tiên người dùng thực hiện kết nối với ứng dụng meInvoice:

• Nếu thông tin đăng nhập là chính xác, chương trình sẽ hiển thị giao diện kết nối thành công đồng thời hiển thị giao diện Xác nhận thông tin hồ sơ hóa đơn điện tử. Tại đây người dùng thực hiện kiểm tra các thông tin chi tiết sẽ thể hiện trên Hóa đơn điện tử.
  
  • Nếu các thông tin trên hồ sơ hóa đơn điện tử là chính xác thì tích chọn Tôi xác nhận các thông tin trên đã chính xác và nhấn Đồng ý.

• Khi đó thông tin công ty để phát hành hóa đơn điện tử trên meInvoice sẽ được cập nhật giống trên ACT. Lúc này thông tin trên hóa đơn điện tử giữa file PDF và XML sẽ trùng khớp với nhau.
  

• Lưu ý: Thông tin trên giao diện xác nhận thông tin được lấy theo Hồ sơ hóa đơn điện tử trên meInvoice.

2.1.2. Trường hợp 2: Người dùng đã thực hiện kết nối với meInvoice và đã thực hiện phát hành hóa đơn điện tử ở ACT2.0:

• Tại phân hệ Hóa đơn điện tử, thực hiện nhấn vào chức năng Cập nhật hồ sơ hóa đơn điện tử. Giao diện Cập nhật hồ sơ hóa đơn điện tử hiển thị như sau:

• Các bước thực hiện tiếp theo tương tự trường hợp 1. Chương trình sẽ hiển thị thông báo như trường hợp 1 tuy nhiên các thông tin Tên đơn vị và Địa chỉ sẽ được lấy từ cơ cấu tổ chức trên phần mềm ACT.
• Lưu ý: Thông tin trên Tab Hồ sơ hóa đơn điện tử được ngầm định lấy từ cơ cấu tổ chức của phần mềm ACT.

2.1.3. Trường hợp 3: Người dùng đã thực hiện kết nối với meInvoice đã thực hiện phát hành hóa đơn điện tử ở ACT2.0 nhưng từ bản cũ cập nhật lên bản R56 (nghĩa là chưa thực hiện xác nhận thông tin Hồ sơ Hóa đơn điện tử trên ACT và trên ứng dụng meIvoice) thì khi người dùng thực hiện phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên sau khi nâng cấp, chương trình sẽ hiển thị giao diện Xác nhận thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử để người dùng xác nhận lại thông tin.

Lưu ý: 

•  Nếu các thông tin trên hồ sơ hóa đơn điện tử là chính xác thì tích chọn Tôi xác nhận các thông tin trên đã chính xác và nhấn Đồng ý.

•  Nếu các thông tin hồ sơ hóa đơn điện tử chưa chính xác thì NSD nhấn "Tại đây" để cập nhật lại thông tin.

2.2. Các bước thực hiện sau khi kết nối thành công với meInvoice:
2.2.1.Chương trình đổi tên tab Bắt đầu sử dụng thành Hồ sơ HĐĐT.

• Thông tin Tên đơn vị và thông tin Địa chỉ được lấy từ giao diện Cập nhật hồ sơ hóa đơn điện tử. Thông tin trên Tab Hồ sơ HĐĐT luôn được đồng bộ với hồ sơ hóa đơn điện tử trên meInvoice.
  

2.2.2. Khi Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, cần khởi tạo mẫu hóa đơn có thông tin người bán (Đơn vị bán hàng, Địa chỉ, Mã số thuế) khớp với thông tin trên hồ sơ hóa đơn điện tử. Trường hợp hóa đơn đã được sửa mẫu làm thay đổi các trường thông tin này thì cần cập nhật lại theo các trường thông tin đúng như sau:

• Đơn vị bán hàng: MISAObjectClass.CompanyName
  
• Địa chỉ: MISAObjectClass.CompanyAddress
• Mã số thuế: MISAObjectClass.CompanyTaxCode
  
• Nếu các trường bắt buộc bị xóa thì chương trình sẽ thực hiện cảnh báo và không cho Cất mẫu hóa đơn khởi tạo:

2.2.3. Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

• Nếu các trường thông tin bắt buộc bị xóa (Đơn vị bán hàng, Địa chỉ) thì chương trình sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép người dùng Cất thông báo phát hành hóa đơn:

• Nếu các trường thông tin bắt buộc không bị xóa thì thực hiện kiểm tra thông tin trên giao diện Hồ sơ HĐĐT trên phần mềm ACT2.0 đã trùng khớp với meInvoice hay chưa. Nếu chưa trùng khớp thì chương trình sẽ hiển thị giao diện Xác nhận thông tin hóa đơn điện tử để người dùng kiểm tra lại thông tin ngầm định được lấy từ phần mềm ACT2.0.

2.2.4. Phát hành hóa đơn điện tử/Phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt:

• Nếu mẫu hóa đơn điện tử đem đi phát hành đã bị xóa các trường bắt buộc thì chương trình sẽ hiển thị cảnh báo: 
  • Nếu người dùng chọn Không: Đóng thông báo và không thực hiện việc phát hành
  • Nếu người dùng chọn Tiếp tục phát hành: Chương trình thực hiện việc phát hành hóa đơn.

  
• Trường hợp phát hành hàng loạt hóa đơn có nhiều hơn 4 mẫu hóa đơn bị sửa thông tin Tên đơn vị và Địa chỉ thì chương trình sẽ hiển thị cảnh báo:

• Lưu ý: Khi thực hiện việc phát hành hóa đơn, nếu phần mềm meInvoice sửa lại hồ sơ hóa đơn điện tử thì người dùng cần thực hiện kiểm tra xem MST đó đã từng xác nhận để kết nối Hồ sơ hóa đơn điện tử trên ACT và meInvoice hay chưa:
  • Nếu đã từng xác nhận thì chương trình sẽ tự động cập nhật thông tin từ meInvoice về ACT để phát hành hóa đơn.
  • Nếu chưa từng xác nhận thì chương trình sẽ hiển thị giao diện Xác nhận hồ sơ hóa đơn điện tử và yêu cầu người dùng xác nhận thông tin.