Cải tiến nghiệp vụ quản lý thông tin Hồ sơ Hóa đơn điện tử để đảm bảo thông tin trên hóa đơn điện tử phát hành cho khách hàng được chính xác
1. Mục đích
Chương trình thực hiện bổ sung một số cảnh báo để đảm bảo toàn bộ người dùng đều biết được
Thực hiện thay đổi cách lấy thông tin người bán để phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng
Đảm bảo toàn bộ người dùng có quyền phát hành hóa đơn trên chương trình đều biết được thông tin hồ sơ hóa đơn điện tử đã được thay đổi/xác nhận
Đảm bảo người dùng không nhầm lẫn khi thực hiện sửa đổi thông tin đơn vị trên cơ cấu tổ chức sẽ làm thay đổi thông tin người bán trên hóa đơn điện tử
2. Chi tiết thay đổi
Từ trước phiên bản R57:
Chương trình đã đáp ứng nghiệp vụ đồng nhất thông tin giữa Hồ sơ hóa đơn điện tử trên ứng dụng meInvoice và phần mềm ACT2:
Đối với Thông tin đơn vị khi in lên báo cáo chứng từ, hóa đơn đặt in, tự in sẽ được lấy từ thông tin trên Cơ cấu tổ chức.
Thông tin người bán trên hóa đơn điện tử sẽ được lấy từ Hồ sơ Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, vẫn xảy ra một số trường hợp như sau:
Người dùng đã xác nhận Hồ sơ Hóa đơn điện tử nhưng khi có thay đổi thông tin thông tin người bán trên hóa đơn, người dùng vẫn sửa trực tiếp trên cơ cấu tổ chức theo thói quen dẫn đến khi phát hành hóa đơn điện tử bị sai thông tin người bán.
Đối với các đơn vị hạch toán đa chi nhánh, có nhiều đơn vị phụ thuộc và dùng chung mã số thuế với Tổng công ty, nếu trên cơ cấu tổ chức của chi nhánh có mã số thuế giống với Tổng công ty nhưng Địa chỉ hoặc Tên đơn vị lại khác, điều này dẫn đến việc khi kế toán chi nhánh xác nhận hồ sơ hóa đơn điện tử sẽ bị sai thông tin người bán trên hóa đơn điện tử.
Trường hợp đơn vị có nhiều người dùng, khi có một người dùng thực hiện Xác nhận thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử và người dùng khác thực hiện phát hành hóa đơn nhưng không nắm được việc thông tin người bán trên hóa đơn đã được thay đổi dẫn đến phát hành hóa đơn điện tử bị sai thông tin.
Từ phiên bản R57 trở đi: Chương trình cải tiến nghiệp vụ quản lý thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo thông tin trên Hóa đơn điện tử phát hành cho khách hàng được đầy đủ và chính xác.
Cách thực hiện trên phần mềm:
2.1. Chương trình thực hiện thông báo tới toàn bộ Người dùng có quyền phát hành hóa đơn điện tử về việc thay đổi cách lấy thông tin người bán trên Hóa đơn điện tử
Khi người dùng đăng nhập ứng dụng ACT, chương trình sẽ hiển thị thông báo cho người dùng về việc thay đổi thông tin Tên đơn vị, Địa chỉ,... lên hóa đơn để giúp người dùng nắm được sự thay đổi này, tránh tình trạng thực hiện như cách làm cũ gây sai lệch thông tin khi phát hành hóa đơn điện tử:
Tại giao diện Thông báo thay đổi về Hóa đơn điện tử ở trên, người dùng có thể nhấn chọn Xem hướng dẫn để tìm hiểu và áp dụng tính năng và không hiển thị thông báo ở lần đăng nhập sau. Nếu người dùng đóng giao diện cảnh báo thì khi chuyển sang phân hệ làm việc khác thì chương trình lại tiếp tục hiển thị cảnh báo.
Nếu người dùng chưa xem hướng dẫn và đóng giao diện thông báo thì khi chuyển sang phân hệ làm việc khác thì chương trình sẽ tiếp tục hiển thì thông báo để người dùng nắm được.
2.2. Trường hợp đơn vị chưa thực hiện xác nhận thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử thì cách thực hiện như sau:
Bước 1: Khi người dùng thực hiện phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên sau khi nâng cấp lên phiên bản R57, chương trình sẽ hiển thị giao diện Xác nhận thông tin hồ sơ hóa đơn điện tử để người dùng kiểm tra và xác nhận thông tin, đảm bảo thông tin hồ sơ hóa đơn điện tử của đơn vị trùng khớp với thông báo phát hành hóa đơn gửi cho Cơ quan thuế:
Bước 2: Người dùng thực hiện kiểm tra lại các thông tin người bán trên hóa đơn điện tử trước khi xác nhận:
Nếu các thông tin trên hồ sơ hóa đơn điện tử là chính xác thì tích chọn Xác nhận thông tin chính xác.
Nếu các thông tin trên hồ sơ hóa đơn điện tử này chưa chính xác thì tích chọn Cập nhật hồ sơ HĐĐT(Cập nhật hồ sơ hóa đơn điện tử):
Giao diện Cập nhật hồ sơ hóa đơn điện tử hiển thị như sau:
Để đảm bảo thông tin trên hóa đơn chứng từ được chính
xác, người dùng cần thực hiện nhập trực tiếp các thông tin in lên hóa
đơn GTGT gửi cho khách hàng.
2.3. Nhắc nhở cập nhật Hồ sơ hóa đơn điện tử khi người dùng có quyền phát hành đơn điện tử sửa cơ cấu tổ chức
Đối với người dùng có quyền phát hành hóa đơn điện tử khi thực hiện sửa các danh mục sau thì chương trình cảnh báo:
Danh mục/Cơ cấu tổ chức/Thông tin in lên báo cáo chứng từ/Thông tin đơn vị
Danh mục\Ngân hàng\Tài khoản ngân hàng
2.4 Thông báo tới tất cả các người dùng có quyền phát hành hóa đơn điện tử về việc người dùng khác thay đổi/xác nhận thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử:
Trường hợp 1: Thông báo tới toàn bộ người dùng có sử dụng cùng mã số thuế về việc có người dùng khác đã thực hiện xác nhận/thay đổi thông tin hồ sơ hóa đơn điện tử ở bản R57
Trường hợp 2:Thông báo tới toàn bộ người dùng có sử dụng cùng mã số thuế về việc có người dùng khác đã thực hiện xác nhận/thay đổi thông tin hồ sơ hóa đơn điện tử ở bản R56
