Cho phép Kế toán thực hiện thiết lập nội dung Email gửi Khách hàng khi gửi thông tin phát hành Hóa đơn điện tử hoặc xóa hóa đơn điện tử
1. Mục đích
Cho phép Kế toán thực hiện thiết lập nội dung Email gửi Khách hàng khi gửi thông tin phát hành Hóa đơn điện tử hoặc xóa hóa đơn điện tử.
2. Chi tiết thay đổi
Từ trước phiên bản R50: Phần mềm đã hỗ trợ khách hàng khi xuất Hóa đơn điện tử sẽ gửi kèm email thông
báo cho khách hàng. Tuy nhiên, mẫu Email gửi hóa đơn đang
chưa cho phép kế toán thiết lập theo nhu cầu của doanh nghiệp (chưa thêm được
logo, chưa chèn thêm các trường thông tin điện thoại, email riêng của từng cá
nhân) nên chưa tiện dụng cho khách hàng.
Từ phiên bản R50 trở đi: Phần mềm bổ sung thêm chức năng Thiết lập nội dung email gửi/xóa hóa đơn .
Cách thực hiện trên phần mềm: 1. Thiết lập nội dung email gửi hóa đơn
Vào Hóa đơn điện tử, chọn Thiết lập nội dung Email gửi hóa đơn
Tích chọn Thêm để tạo nội dung email mới
Hoặc tích chọnNhân bản đểsao chép hoặc Sửa để sử dụng lại mẫu email đã sử dụng trước đó.
Tích chọn Xóa để xóa các mẫu email (để xóa được thì người sử dụng phải là những người thiết lập mẫu email và không được phép xóa mẫu hóa đơn ngầm định)
Thiết lậplại Tiêu đề email vàNội dung chi tiếtcủa email theo nhu cầu. Với các thông tin dạng Chữ(text): Sửa lại theo nhu cầu bằng cách gõ nội dung mới hoặc xóa bỏ nội dung cũ.
Cách thiết lập Trường dữ liệu trên email
Trường dữ liệu là các thông tin do chương trình tự sinh, các thông tin này được lấy từ hóa đơn, giấy phép sử dụng, danh mục cơ cấu tổ chức….
Ví dụ: Trường thông tin (##AccountObjectName##) được lấy theo Tên khách hàng trên hóa đơn. Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000001 là Nguyễn Văn A; Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000002 là Nguyễn Văn B. Khi gửi hóa đơn số 01 cho khách hàng thì trên email thông tin ##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn A; Khi gửi hóa đơn số 02 cho khách hàng thì trên email thông tin##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn B. Cách thiết lập Trường thông tin: 1. Nhấn Trường trộn 2. Copy trường dữ liệu muốn sử dụng và dán vào vị trí mong muốn trên email.
Ngoài ra, có thể chèn thêm ảnh vào nội dung email theo hướng dẫn bên dưới.
Cách chèn ảnh vào nội dung email
1. Để con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn ảnh. 2. Nhấn biểu tượng hình ảnh 3. Chọn ảnh muốn chèn vào nội dung email. 4. Nhấn Open.
Nhấn Gửi
Lưu ý: Mẫu email chỉ áp dụng cho một dữ liệu, khi sử dụng dữ liệu khác thì phải thiết lập lại nội dung email như các bước ở trên. Để lấy lại mẫu email ngầm định của chương trình, nhấn Lấy mẫu ngầm định.
Khi phát hành hóa đơn, cho phép kế toán thiết lập nội dung email gửi hóa đơn
Vào Hóa đơn điện tử\ Chọn tab Hóa đơn điện tử
Lựa chọn hóa đơn phát hành, nhấn chuột phải, chọn Phát hành hóa đơn điện tử
Tại giao diện phát hành hóa đơn điện tử, tích chọn gửi email cho khách hàng\Chọn mẫu email
Thực hiện thiết lập nội dung email gửi cho khách hàng như trên
2. Thiết lập nội dung email xóa hóa đơn (Thực hiện tương tự thiết lập email gửi xóa đơn)
