Cho phép kế toán tại máy trạm có thể sử dụng chữ ký số cài trên máy chủ để ký hóa đơn điện tử và cho phép Giám đốc doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký HSM để ký điện tử cho nhiều hóa đơn phát hành tại các địa điểm khác nhau giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc.

• Từ trước phiên bản R42: Khi kế toán thực hiện việc phát hành hóa đơn điện tử bằng chữ ký số thì cần cài chữ ký số vào máy đang phát hành hóa đơn. Nếu đơn vị có nhiều chi nhánh, nhiều kế toán bán hàng phụ trách việc xuất hóa đơn thì không thể ký các hóa đơn điện tử tại cùng thời điểm. Hiện nay doanh nghiệp đang xử lý khó khăn này bằng cách: Giao cho duy nhất môt kế toán phụ trách việc phát hành hóa đơn hoặc mua nhiều chữ ký số với cùng mã số thuế. Việc làm này gây bất tiện khi phát hành hóa đơn và tốn kém chi phí của đơn vị.
  
• Từ phiên bản R42 trở đi: Chương trình bổ sung chức năng Thiết lập ký số, giúp giải quyết các khó khăn hiện tại khi thực hiện việc phát hành hóa đơn điện tử.

Cách thực hiện trên phần mềm:

• Trên ACT, phần Hóa đơn điện tử, bổ sung chức năng Thiết lập ký số:

• Hoặc vào Nghiệp vụ\Hóa đơn điện tử, hiển thị chức năng Thiết lập ký số:

1. Hướng dẫn cách thiết lập để chỉ cần cắm USB Token vào máy chủ là các máy trạm kết nối với máy chủ có thể ký điện tử lên hóa đơn:

Máy chủ

Bước 1: Cài đặt công cụ Thiết lập máy chủ ký số.

Bước 2: Thiết lập máy chủ ký số.

Máy trạm: Thiết lập ký số thông qua máy chủ.

Lưu ý: Với mỗi dữ liệu kế toán, chỉ cần một máy trạm bất kỳ thực hiện thiết lập ký số thông qua máy chủ và việc thiết lập ký số thông qua máy chủ phải được thực hiện cho từng dữ liệu kế toán.

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn Thiết lập ký số.

2. Tích chọn Ký qua máy chủ.

3. Nhập Tên máy chủ. (Xem Tên máy chủ trên giao diện thiết lập máy chủ ký số).

4. Nhấn Đồng ý.

Lưu ý:

• Nếu gặp lỗi không kết nối được đến máy chủ ký số (khi thiết lập ký số trên máy trạm). Xem hướng dẫn xử lý tại đây.
• Nếu gặp lỗi không kết nối được đến máy chủ ký số (khi ký trên hóa đơn). Xem hướng dẫn xử lý tại đây.
• Lần đầu máy trạm ký số thông qua máy chủ, chương trình sẽ yêu cầu nhập mã PIN của chữ ký số, vui lòng liên hệ với máy chủ để được cung cấp thông tin này.

2. Cho phép giám đốc sử dụng chữ ký số HSM để ký điện tử cho nhiều hóa đơn phát hành tại nhiều địa điểm cách xa nhau nhằm tiết kiệm chi phí:

• Vào Hóa đơn điện tử\Thiết lập ký số, chọn Ký thông qua máy chủ HSM:
• Tích chọn Thiết lập kết nối đến máy chủ HSM, nhập thông tin Email và mật khẩu.
• Nhấn Đồng ý.
  

Lưu ý: Hiện nay phần mềm mới chỉ đáp ứng kết nối với hệ thống ký số VNPT nên sẽ luôn mặc định và không cho phép thay đổi.