1. Mục đích

Cho phép kế toán quản lý được mã quy cách trên báo giá, đơn mua hàng và khi lập chứng từ bán hàng từ báo giá, chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng có thể kế thừa được thông tin mã quy cách để tiết kiệm thời gian nhập liệu.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ trước phiên bản R48:
  • Phần mềm đã đáp ứng theo dõi mã quy cách trên đơn đặt hàng và khi lập chứng từ bán hàng từ đơn đặt hàng có thể kế thừa được các thông tin này.
  • Tuy nhiên trên báo giá, đơn mua hàng chưa cho phép người dùng chọn mã quy cách. Do đó, khi kế toán in các chứng từ này gửi khách hàng/nhà cung cấp thì cũng sẽ không có thông tin chi tiết hàng hóa theo mã quy cách, đồng thời khi lập chứng từ báo giá, đơn mua hàng cũng sẽ không kế thừa được thông tin mã quy cách.
    
• Từ phiên bản R48 trở đi: Cho phép kế toán quản lý được thống nhất mã quy cách của hàng hóa trên các chứng từ từ khâu mua hàng, nhập kho cho đến khi xuất hàng, bán hàng và khi lập các chứng từ kế toán liên quan thì có thể kế thừa được thông tin chi tiết mã quy cách để tiết kiệm thời gian nhập liệu.

Phạm vi các chứng từ cho phép hiển thị chức năng nhập mã quy cách khi chọn mã hàng có theo dõi mã quy cách:

• Phân hệ Mua hàng gồm có các chứng từ sau: Đơn mua hàng, Hợp đồng mua hàng.
• Phân hệ Bán hàng gồm chứng từ: Báo giá.
• Phân hệ Hợp đồng gồm: Hợp đồng bán.
• Phân hệ Kho gồm: Lệnh sản xuất.

Phạm vi các chứng từ được phép kế thừa mã quy cách từ các chứng từ khác khi thực hiện lập chứng từ:

• Phân hệ Mua hàng: Các chứng từ được phép kế thừa thông tin mã quy cách từ các chứng từ khác gồm:
  • Lập hợp đồng mua hàng từ đơn mua hàng.
  • Lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng, lệnh sản xuất, chứng từ bán hàng.
  • Lập chứng từ trả lại hàng mua từ chứng từ mua hàng.

• Phân hệ Bán hàng:
  
  • Lập Đơn đặt hàng từ chứng từ báo giá.
  • Lập chứng từ bán hàng từ báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán, hợp đồng mua hàng.
  • Trả lại hàng bán từ chứng từ bán hàng.

• Phân hệ Kho:
  • Lập phiếu xuất bán hàng từ đơn đặt hàng, chứng từ mua hàng qua kho, chuyển kho.
  • Lập phiếu xuất sản xuất từ Lệnh sản xuất, chứng từ mua hàng qua kho.
  • Lập phiếu xuất khác từ chứng từ mua hàng qua kho.
  • Lập phiếu nhập kho thành phẩm sản xuất từ lệnh sản xuất.
  • Lập phiếu chuyển kho từ đơn đặt hàng.

Cách thực hiện chi tiết:

• Vào phân hệ Mua hàng, thực hiện thêm mới Đơn mua hàng:
  
  • Khai báo các thông tin cần thiết, chọn vật tư hàng hóa và nhấn F6 để hiển thị giao diện nhập mã quy cách.
  • Nhập mã quy cách và số lượng nhập (chương trình đang mặc định số lượng nhập là 1), sau đó nhấn Cất.

• Nhấn Cất để lưu lại đơn mua hàng vừa tạo.
  

• Thực hiện Lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng:
  • Trên giao diện thêm mới chứng từ mua hàng, chọn Tiện ích\Lập từ Đơn mua hàng:

• Khai báo các thông tin cần thiết, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

• Tích chọn đơn mua hàng để lập chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Đồng ý:

• Chương trình tự động hiển thị chứng từ mua hàng với các trường thông tin được lấy lên từ đơn mua hàng vừa chọn, bao gồm cả thông tin mã quy cách trên đơn mua hàng đó.

• Khai báo thông tin về số hóa đơn sau đó nhấn Cất để lưu lại chứng từ mua hàng.

Lưu ý:

• Nhấn F6 để xem thông tin mã quy cách trên chứng từ mua hàng.
• Trường hợp thay đối số lượng trên chứng từ mua hàng so với đơn mua hàng: Nếu số lượng giữa 2 chứng từ này lệch nhau thì chương trình sẽ cảnh báo và không cho phép cất chứng từ và chỉ cho phép cất khi người dùng thực hiện sửa lại mã quy cách khớp với số lượng bên ngoài chứng từ mua hàng.
• Ngày ghi nhận mã quy cách và ghi nhận tồn mã quy cách: Lấy theo ngày của chứng từ mua hàng.

Thực hiện tương tự đối với các chứng từ còn lại trong phạm vi chương trình đáp ứng đã nêu trên.