1. Mục đích

Cho phép kế toán hạch toán doanh thu bán hàng và lập hóa đơn trên phần mềm kế toán ACT2 từ các hóa đơn điện tử đã phát hành trên hệ thống MeInvoice.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ trước phiên bản R42: Chương trình chưa cho phép kế toán lấy hóa đơn từ MeInvoice về ACT2 để hạch toán doanh thu.
• Từ phiên bản R42 trở đi: Bổ sung chức năng giúp kế toán lấy được hóa đơn từ hệ thống MeInvoice về ACT2 và cho phép người dùng lựa chọn được những hóa đơn nào cần hạch toán doanh thu và lập hóa đơn để theo dõi. Những hóa đơn đã được hạch toán doanh thu và đã lập hóa đơn cũng được đánh dấu lại cho kế toán biết để tránh lập trùng, giải quyết khó khăn của kế toán trong các trường hợp sau:
  • Đơn vị đang sử dụng MeInvoice để phát hành hóa đơn riêng nhưng hạch toán kế toán trên ACT2 => Cho phép kế toán lấy được những hóa đơn này về phần mềm kế toán để hạch toán doanh thu.
  • Đơn vị đang sử dụng MeInvoice để phát hành hóa đơn điện tử, sau đó chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán ACT2 => Cho phép kế toán lấy được các hóa đơn đã có từ trước để hạch toán và theo dõi. Kể từ thời điểm sử dụng ACT2 đơn vị sẽ lập và phát hành hóa đơn trên ACT2 luôn.
  • Đơn vị sử dụng ACT2 có mua MeInvoice để lập và phát hành hóa đơn trên ACT2, khi ACT2 gặp lỗi không phát hành được hóa đơn thì kế toán lên Web MeInvoice để phát hành => Những hóa đơn đã phát hành trên web thì có thể lấy về ACT2 để hạch toán bù và không cần tạo lại ở ACT2 nữa.
    

Cách thực hiện trên phần mềm:

• Vào Hệ thống\Tùy chọn\Hiển thị các nghiệp vụ\Bán hàng, chương trình bổ sung chức năng Đề nghị ghi nhận doanh thu và cho phép ẩn/hiện nghiệp vụ.
  
• Tích chọn Hiển thị cho Tab Đề nghị ghi nhận doanh thu. Nhấn Áp dụng.
  

• Vào phân hệ Bán hàng\Đề nghị ghi nhận doanh thu.

Lưu ý: Chỉ hiển thị Tab Đề nghị ghi nhận doanh thu khi người dùng có quyền sử dụng một trong 2 nghiệp vụ Bán hàng và Xuất hóa đơn.

• Chọn khoảng thời gian, nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ tự động lấy dữ liệu từ MeInvoice về ACT2 và hiển thị các hóa đơn thỏa mãn khoảng thời gian được chọn.
• Trạng thái của các hóa đơn được lấy về chính là trạng thái của các hóa đơn lấy từ MeInvoice. Cụ thể:
  
  • Nếu trên MeInvoice là hóa đơn gốc thì trên ACT2 hiển thị trạng thái là Hóa đơn gốc.
  • Nếu trên Meinvoice là hóa đơn thay thế thì trên ACT2 hiển thị trạng thái là Hóa đơn thay thế.
  • Nếu trên MeInvoice là hóa đơn xóa bỏ thì trên ACT2 hiển thị trạng thái là Hóa đơn xóa bỏ.
  • Nếu trên MeInvoice là hóa đơn điều chỉnh thì trên ACT2 hiển thị trạng thái là Hóa đơn điều chỉnh.
    
• Tại cột trạng thái của hóa đơn:
  • Trạng thái chưa hạch toán doanh thu: Hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế không được phát hành trên ACT2.
  • Trạng thái chưa lập hóa đơn: Hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế chưa tồn tại trên ACT2.
  • Trạng thái đã lập hóa đơn: Là các hóa đơn thay thế, hóa đơn xóa bỏ, hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh đã lập hóa đơn ở ACT2.
  • Trạng thái đã hạch toán doanh thu: Là hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế đã lập và phát hành cùng chứng từ bán hàng.
    
• Các trường hợp Lập hóa đơn hoặc Lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn:
  • Hóa đơn gốc chưa hạch toán doanh thu: Cho phép Lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn.

• Hóa đơn thay thế: Cho phép Lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn hoặc Lập hóa đơn.

• Hóa đơn xóa bỏ: Cho phép Lập hóa đơn.

• Hóa đơn điều chỉnh: Cho phép Lập hóa đơn.
  

• Giả sử trường hợp chọn Hóa đơn gốc: Trên danh sách chứng từ đề nghị ghi nhận doanh thu, đối với các hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc, tích chọn một hóa đơn bất kỳ, nhấn chuột phải chọn Lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn hiển thị giao diện như sau:

• Kiểm tra các trường thông tin được lấy lên chứng từ bán hàng. Nếu các thông tin đã đầy đủ và chính xác, nhấn Thực hiện để sinh chứng từ bán hàng tường ứng.
• Vào Bán hàng\Xuất hóa đơn, kiểm tra tình trạng phát hành hóa đơn điện tử và trạng thái của hóa đơn. Sau khi thực hiện lập chứng từ bán hàng, chương trình sẽ tự động cập nhật tình trạng phát hành hóa đơn điện tử là Đã phát hành và trạng thái của hóa đơn chính là trạng thái của hóa đơn ở Tab Đề nghị ghi nhận doanh thu.

• Thực hiện tương tự đối với các trường hợp là Hóa đơn thay thế, Hóa đơn xóa bỏ và Hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý:
1. Vào Bán hàng\Đề nghị ghi nhận doanh số kiểm tra việc cập nhật trạng thái:

- Đối với hóa đơn gốc thì cập nhật trạng thái: Đã hạch toán doanh thu.

- Đối với hóa đơn thay thế:

+ Nếu Lập hóa đơn thì cập nhật trạng thái Đã lập hóa đơn.

+ Nếu Lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn thì cập nhật trạng thái Đã hạch toán doanh thu.

- Đối với hóa đơn xóa bỏ, hóa đơn điều chỉnh thì cập nhật trạng thái Đã lập hóa đơn.

2. Các thông tin từ hóa đơn được chọn để lập chứng từ bán hàng:

• Thông tin hóa đơn: Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn được lấy như hóa đơn trên hệ thống MeInvoice.
• Thông tin chứng từ: Số chứng từ được tăng theo mã hệ thống đã có.
• Thông tin khách hàng: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã số thuế, Người liên hệ, Địa chỉ được lấy từ hệ thống MeInvoice. Nếu cả 3 thông tin trên đều không thể tìm kiếm thì chương trình sẽ đễ trống các trường thông tin đó và cảnh báo.
• Thông tin hàng hóa và thuế: Các cột Mã hàng, Tên hàng,... được lấy từ hệ thống MeInvoice. Nếu không tìm được hàng hóa theo mã hàng hoặc tên hàng được thì chương trình sẽ để trống và thông báo cho người dùng biết để chọn mã hàng khác hoặc tạo mới mã hàng.