Kiểm tra các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Bảng Cân đối kế toán lên sai số liệu

Cho phép kiểm tra nguyên nhân Bảng cân đối kế toán (TT200, QĐ48) và Báo cáo tình hình tài chính (TT133) không cân. Cách thao tác 1. Vào mục Báo cáo, tại phần Báo cáo tài chính chọn Bảng cân đối kế toán (TT200, QĐ48) hoặc Báo cáo tình hình tài chính (TT133) 2. Thiết lập tham số in báo cáo. Nhấn Đồng ý 3. Trên thanh công cụ, chọn chức năng Kiểm tra không cân   Sau đó kiểm tra chi tiết từng nguyên nhân không cân và xem hướng dẫn xử lý của phần mềm ở từng nguyên nhân như sau: Nguyên nhân 1: Số dư ban đầu của tài khoản nhập chưa cân Nguyên nhân: Số dư ban đầu của tài khoản nhập chưa cân có thể do trong quá trình nhập số dư đầu kỳ bị sai chỉ tiêu nào đó ở phần Tài sản hoặc Nguồn vốn hoặc do thời điểm chuyển số dư từ năm trước sang năm sau chưa hoàn thiện báo cáo dẫn đến số liệu đầu kỳ phần Tài sản và Nguồn vốn lệch nhau. Hướng dẫn xử lý: Chọn mục Số dư ban đầu của TK nhập chưa cân để kiểm tra.   Với trường hợp này, kế toán nhấn vào link Nhấn vào đây, chương trình sẽ tự động chuyển sang giao diện nhập số dư ban đầu để kiểm tra và nhập bổ sung số dư cho các tài khoản còn thiếu. Sau khi nhập bổ sung số dư xong, nhấn Nạp để cập nhật lại dữ liệu mới nhất. Nguyên nhân 2: Các TK doanh thu, chi phí vẫn còn số dư đầu kỳ hoặc cuối kỳ chưa được thực hiện kết chuyển lãi lỗ Chọn mục Các TK doanh thu, chi phí vẫn còn số dư đầu kỳ hoặc cuối kỳ chưa do chưa được kết chuyển lãi lỗ để kiểm tra.   Với trường hợp này, kế toán nhấn vào link Nhấn vào đây, chương trình sẽ tự động chuyển sang tab Kết chuyển lãi lỗ của phân hệ Tổng hợp để lập bổ sung chứng từ kết chuyển lãi lỗ. (Chi tiết hướng dẫn lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ xem tại đây). Sau khi lập xong chứng từ kết chuyển lãi lỗ, nhấn Nạp để cập nhật lại dữ liệu mới nhất. Nguyên nhân 3: Công thức báo cáo bị trùng lặp giữa các chỉ tiêu Chọn mục Công thức thiết lập cho báo cáo bị trùng lặp ở các nhiều chỉ tiêu để kiểm tra.   Với trường hợp này, kế toán nhấn vào link Nhấn vào đây, chương trình sẽ tự động chuyển sang giao diện Thiết lập báo cáo tài chính trên menu Tiện ích để sửa lại công thức cho báo cáo tài chính. (Chi tiết hướng dẫn việc thiết lập và sửa đổi công thức báo cáo tài chính xem tại đây). Sau khi sửa lại công thức cho báo cáo tài chính, nhấn Nạp để cập nhật lại dữ liệu mới nhất. Nguyên nhân 4: Công thức thiết lập chưa đúng với số dư của tài khoản Chọn mục Công thức thiết lập cho báo cáo chưa đúng với số dư Tài khoản để kiểm tra.   Với trường hợp này, kế toán nhấn vào link Nhấn vào đây, chương trình sẽ tự động chuyển sang giao diện Thiết lập báo cáo tài chính trên menu Tiện ích để sửa lại công thức cho báo cáo tài chính. (Chi tiết hướng dẫn việc thiết lập và sửa đổi công thức báo cáo tài chính xem tại đây). Sau khi sửa lại công thức cho báo cáo tài chính, nhấn Nạp để cập nhật lại dữ liệu mới nhất.

Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh bị sai số liệu

Cho phép kiểm tra nguyên nhân Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bị sai số liệu Cách thao tác 1. Vào mục Báo cáo, tại phần Báo cáo tài chính chọn Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2. Thiết lập tham số in báo cáo. Nhấn Đồng ý Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh bị sai số liệu thường có 1 trong các biểu hiện sau: Biểu hiện 1: Báo cáo chỉ hiển thị số liệu tại cột doanh thu, không có số liệu tại các chỉ tiêu chi phí. Nguyên nhân 1: Có thể do chưa thực hiện bút toán kết chuyển lãi lỗ Giải pháp: Vào Nghiệp vụ\ Tổng hợp\ Chứng từ nghiệp vụ khác\ Kết chuyển lãi lỗ Nhập ngày kết chuyển lãi lỗ và nhấn Cất. Chương trình sẽ kết chuyển các khoản doanh thu và chi phí từ đầu cơ sở dữ liệu đến thời điểm chọn ngày kết chuyển. Nguyên nhân 2: Có thể do chưa tích chọn Lấy dữ liệu từ báo cáo tài chính đã lập trên tham số báo cáo Giải pháp: Trên tham số báo cáo tích chọn Lấy dữ liệu từ báo cáo tài chính đã lập. Sau đó, nhấn Đồng ý để xem báo cáo. trước khi ấn Cất và In Nguyên nhân 3: Có thể do xem sai kỳ báo cáo. Ví dụ khi làm bút toán kết chuyển thời gian theo quý nhưng xem báo cáo lại xem theo tháng Giải pháp: Trường hợp khách hàng muốn xem báo cáo theo tháng thì cần phải kết chuyển theo tháng, thực hiện như sau: Xóa bút toán kết chuyển theo quý Lập lại bút toán kết chuyển theo tháng Nguyên nhân 4: Có thể do bảng thiết lập báo cáo tài chính đã bị chỉnh sửa lại Giải pháp: Vào Tiện ích\ Thiết lập báo cáo tài chính\ Chọn Báo cáo Kết quả sản xuất kinh doanh Kiểm tra lại công thức của các chỉ tiêu bị sai xem công thức có bị thay đổi không. Nếu người dùng có sửa lại công thức thì kiểm tra lại xem tại sao lại sửa lại ? Và thiết lập lại cho đúng. Nếu người dùng không chỉnh sửa gì thì tích vào "Lấy giá trị mặc định" và ấn Cất Biểu hiện 2: Cột kỳ trước không có số liệu hoặc số liệu bị sai Nguyên nhân 1 : Do dữ liệu là dữ liệu 1 năm (VD: năm 2016) không có số liệu năm trước (năm 2015) => Nếu in báo cáo năm (2016) thì cột kỳ trước là lấy số liệu của năm trước (năm 2015) không có số liệu. Chỉ có số liệu ở cột kỳ trước trong trường hợp dữ liệu liên năm và năm trước có kết chuyển lãi lỗ. Giải pháp: Lấy báo cáo năm trước là căn cứ nhập tay lại cột kỳ trước trên tham số báo cáo. Nguyên nhân 2: Do kế toán xem báo cáo tại khoảng thời gian (VD: xem báo cáo 4 tháng từ tháng 4/2015- 7/2015) thì cột kỳ trước đang lấy số liệu kỳ báo cáo với số tháng liền kề trước đó (từ tháng 12/2014-3/2015). Trường hợp dữ liệu 1 năm thì tháng 12 không có số liệu => báo cáo bị sai. Giải pháp: Trường hợp này để lên số liệu được kế toán phải tự nhập tay lại trên tham số báo cáo bằng cách: Vào phân hệ Tổng hợp/ tab Lập BCTC Nhấn Thêm/ Chọn Báo cáo tài chính Thiết lập thời gian xem báo cáo và tích chọn Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Nhấn Đồng ý. Trên giao diện xem báo cáo, tại tab Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kế toán nhập tay số liệu năm trước vào cột Năm trước. Biểu hiện 3: Chỉ tiêu doanh thu lệch sổ cái TK 511 Nguyên nhân: Do dữ liệu có những bút toán Nợ TK 511 nhưng không hạch toán vào khoản giảm trừ doanh thu. Trên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh thì chỉ tiêu doanh thu = PS có TK 511- PS Nợ TK 511+.... => Báo cáo sẽ bị lệch bên có TK 511 Giải pháp: Kế toán kiểm tra lại theo công thức đã thiết lập bằng cách: Vào menu Tiện ích/ Thiết lập báo cáo tài chính Chọn Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sửa công thức thiết lập chỉ tiêu Doanh thu đã thiết lập. Biểu hiện 4 : Chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên báo cáo không bằng phát sinh Nợ tài khoản 632 Nguyên nhân: Do dữ liệu có các bút toán giảm trừ giá vốn hạch toán Có TK 632 như hàng bán trả lại Giải pháp: Vào menu Báo cáo/ Tổng hợp/ Sổ chi tiết các tài khoản Thiết lập thời gian xem báo cáo và tích chọn tài khoản 632 Kiểm tra xem có bút toán hạch toán Có 632 không phải bút toán kết chuyển lãi lỗ không? Chênh lệch giữa chỉ tiêu giá vốn hàng bán trên báo cáo và phát sinh nợ TK632 bằng đúng số này. Lấy Tổng phát sinh bên Nợ TK 632 - Tổng phát sinh bên có TK 632 sẽ bằng trên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Biểu hiện 5: Chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp trên báo cáo không bằng Dư cuối kỳ của tài khoản 421 Nguyên nhân: Trên TK 421 có số dư từ năm trước chuyển sang hay có bút toán trích lập quỹ, chuyển lỗ Giải pháp: Chỉ tiêu "Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp" = Doanh thu - Chi phí trên BCKQKD. Nếu kế toán có bút toán chuyển lỗ, bút toán trích lập hay số dư từ năm trước chuyển sang thì báo cáo sẽ lệch bằng đúng số này Biểu hiện 6: Chỉ tiêu chi phí thuế TNDN hiện hành không lên số liệu Nguyên nhân: Do chưa có bút toán hạch toán Nợ 8211/ có 3334 Giải pháp: Kế toán hạch toán bổ sung bút toán Nợ TK 8211/ Có 3334 Lưu ý: Để biết được cách thiết lập công thức của từng chỉ tiêu trên báo cáo thì vào menu Tiện ích\Thiết lập báo cáo tài chính\ chọn Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lên sai số liệu

Cho phép kiểm tra nguyên nhân Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lên sai số liệu Cách thao tác 1. Vào mục Báo cáo, tại phần Báo cáo tài chính chọn Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 2. Thiết lập tham số in báo cáo. Nhấn Đồng ý Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lên sai số liệu thường có các biểu hiện sau: Biểu hiện 1: Chỉ tiêu tiền và tương đương tiền cuối kỳ không khớp với chỉ tiêu tiền và tương đương tiền trên Bảng cân đối kế toán. Nguyên nhân 1: Có thể do người dùng tự sửa lại công thức lấy số liệu lên báo cáo. Giải pháp: Vào menu Tiện ích\Thiết lập báo cáo tài chính\ chọn Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhấn Lấy giá trị mặc định. Nguyên nhân 2: Có thể một số chứng từ, kế toán chưa chọn hoạt động dẫn đến những chứng từ này không được lấy lên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nhưng vẫn được lấy lên Bảng cân đối kế toán => Báo cáo lưu chuyển tiền tệ bị sai số liệu. Giải pháp: Khi in trên tham số báo cáo cần chọn hoạt động. Xem hướng dẫn chi tiết chọn hoạt động LCTT cho chứng từ tại đây. Biểu hiện 2: Chỉ tiêu "Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác" không bằng với phát sinh có TK 511 Nguyên nhân: Chỉ tiêu Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác lấy phát sinh đối ứng của Tk 111 với TK 511, 121, 131, .... Trường hợp bán hàng chưa thu tiền hạch toán Nợ 131/ Có TK 511 cũng không lấy lên số liệu tại chỉ tiêu này. Ngoài ra thu tiền bán hàng từ kỳ trước hạch toán Nợ 111/ Có 131 thì lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhưng in trên sổ cái Tk 511 không có số liệu. Giải pháp: Công thức báo cáo đang đúng kế toán kiểm tra lại số liệu của đơn vị. Biểu hiện 3: Trên báo cáo không lấy lên số liệu vay tiền trả nhà cung cấp của bút toán Nợ 331/ Có TK 311 Nguyên nhân: Do tính chất của báo cáo lưu chuyển tiền tệ là chỉ lấy phát sinh liên quan đến TK 11. Bút toán trên không liên quan đến TK 11 => Báo cáo không lấy lên số liệu Giải pháp: Công thức báo cáo đang đúng kế toán kiểm tra lại số liệu của đơn vị. Lưu ý: Để biết được từng chỉ tiêu trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (PP trực tiếp) được lấy lên như thế nào và làm thế nào để đối chiếu số liệu theo các công thức đó. Xem hướng dẫn tại đây. Trường hợp khi in Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (PP gián tiếp) thấy số liệu Tiền và tương đương tiền giữa báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bảng cân đối kế toán bị lệch. Xem hướng dẫn cách xử lý tại đây