Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng bị âm (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ. Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách:
Đối với tiền mặt:
Vào mục Báo cáo, chọn phân hệ Quỹ, xem báo cáo Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
Thiết lập tham số báo cáo, chọn tài khoản
Tích chọn tài khoản tương ứng với tài khoản bị âm trên báo cáo.
Lưu ý: Chọn lần lượt từng tài khoản để xem báo cáo.
ChọnLoại tiềntương ứng với loại tiền bị âm trên báo cáo.
Nhấn Đồng ý
Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra số tồn đầu kỳ xem đã chính xác chưa.
Bước 2: Kiểm tra cộtSố tồnđể xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.
Bước 3: Kiểm tra các chứng từ thu, chi trước
thời điểm này để xác định nguyên nhân gây ra sai lệch. Có thể xảy ra
các trường hợp sau:
+ Chi quá số
thực tế; Thu nhỏ hơn số thực tế, Nhập sai tỷ giá trong trường hợp
thu/chi bằng ngoại tệ => Chỉnh sửa lại số tiền thu, chi/tỷ giá trên
chứng từ cho đúng thực tế.
+ Bỏ xót chứng từ thu tiền => Lập bổ sung chứng từ chi tiền.
+ Nhập trùng chứng từ chi tiền => Xóa bỏ chứng từ chi tiền bị trùng.
Đối với tiền gửi:
Vào mục Báo cáo, chọn phân hệ Ngân hàng, xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng
Thiết lập tham số báo cáo
Chọn tham sốChi nhánh,Kỳ báo cáo
Chọn tham sốTài khoản,Tài khoản ngân hàng,Loại tiềngiống với thông tin bị âm trên báo cáo.
Lưu ý:Chọn lần lượt từng Tài khoản, Tài khoản ngân hàng để xem báo cáo.
Nhấn Đồng ý
Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra cộtTồnđể xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.
Bước 2: So sánh Số tồn đầu kỳ và các
chứng từ thu, chi tiền gửi trước thời điểm này với sao kê ngân hàng để
tìm ra chênh lệch, sau đó chỉnh sửa lại cho đúng thực tế.