Nhân viên tạm ứng đi công tác về hoặc hoàn thành công việc được giao sẽ chuẩn bị đủ các hoá đơn, chứng từ liên quan và thực hiện quyết toán tạm ứng. Số tiền tạm ứng chi không hết sẽ phải nộp lại quỹ. Quy trình quyết toán tạm ứng được thực hiện như sau:

1. Nhân viên làm Đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo hóa đơn, chứng từ liên quan và chuyển cho Kế toán thanh toán.
2. Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu đúng mục đích, quy định của công ty, có giấy tờ, hóa đơn hợp lý chứng minh thì sẽ chuyển cho Kế toán trưởng. Trường hợp nhân viên chưa có đủ giấy tờ chứng từ chứng minh hoặc sai quy định thì chuyển nhân viên làm lại.
3. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt thanh quyết toán tạm ứng và chuyển lại cho Kế toán thanh toán.
4. Kế toán thanh toán hạch toán chứng từ quyết toán tạm ứng. Đồng thời số tạm ứng chi chưa hết sẽ được Kế toán thanh toán lập Phiếu thu để làm căn cứ cho Thủ quỹ thu hoàn lại tiền tạm ứng chưa hết (nếu số thực tế chi quá tạm ứng thì làm Phiếu chi bổ sung cho nhân viên).
5. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu, thực hiện thu tiền của nhân viên, nhân viên và Thủ quỹ ký vào Phiếu thu. Thủ quỹ chuyển 1 liên cho Kế toán, 1 liên lưu và đồng thời ghi vào sổ quỹ.
6. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của Thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.