Chi bổ sung tiền tạm ứng thiếu bằng tiền gửi cho nhân viên sau khi thực hiện quyết toán tạm ứng
1. Định khoản
Nợ TK 141 Tạm ứng Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)
2. Mô tả nghiệp vụ
Nhân viên tạm ứng đi công tác về hoặc hoàn thành công việc được giao sẽ chuẩn bị đủ các hoá đơn, chứng từ liên quan và thực hiện quyết toán tạm ứng. Số tiền tạm ứng chi không đủ sẽ được đơn vị chi bổ sung thêm. Quy trình quyết toán tạm ứng được thực hiện như sau:
Nhân viên làm Đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo hóa đơn, chứng từ liên quan và chuyển cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu đúng mục đích, quy định của công ty, có giấy tờ, hóa đơn hợp lý chứng minh thì sẽ chuyển cho Kế toán trưởng. Trường hợp nhân viên chưa có đủ giấy tờ chứng từ chứng minh hoặc sai quy định thì chuyển nhân viên làm lại.
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt thanh quyết toán tạm ứng và chuyển lại cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán hạch toán chứng từ quyết toán tạm ứng. Trường hợp số thực chi vượt quá số tạm ứng thì Kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhân viên, đồng thời lập giấy báo Nợ.
Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, Kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
3. Ví dụ
Ngày 02/02/2017, nhân viên Phạm Quang Minh nhận tiền tạm ứng đi công tác, số tiền 2.000.000đ.
Ngày 10/02/2017, nhân viên Phạm Quang Minh sau khi đi công tác về làm thủ tục quyết toán tạm ứng với tổng số tiền đã chi là 2.500.000đ.
Ngày 11/02/2017, Kế toán thanh toán làm thủ tục chuyển khoản thêm 500.000đ từ tài khoản của công ty và tài khoản nhân viên.
