Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng trong trường hợp nhân viên mua hàng không tạm ứng trước
1. Định khoản
Nợ TK 152Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156Hàng hóa
Nợ TK 641Chi phí bán hàng
Nợ TK 642Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK ... Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)
2. Mô tả nghiệp vụ
Nhân viên nhận được nhiệm vụ phân công của lãnh đạo doanh nghiệp như đi công tác, đi mua hàng… mà không thực hiện tạm ứng chi phí trước, khi hoàn thành sẽ làm các thủ tục thanh toán tiền theo quy trình sau:
Nhân viên làm Đề nghị thanh toán kèm theo hóa đơn, chứng từ liên quan và chuyển cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu đúng mục đích, quy định của công ty, có giấy tờ, hóa đơn hợp lý chứng minh thì sẽ chuyển cho Kế toán trưởng. Trường hợp nhân viên chưa có đủ giấy tờ chứng từ chứng minh hoặc sai quy định thì chuyển nhân viên làm lại.
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt thanh toán và chuyển lại cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán hạch toán chứng từ thanh toán cho nhân viên. Nếu số tiền thanh toán được thanh toán bằng tiền gửi, Kế toán thanh toán thực hiện lập lập Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhân viên, đồng thời lập giấy báo Nợ.
Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, Kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
3. Ví dụ
Ngày 03/02/2017, nhân viên Vương Thu Phương nộp tiền điện tháng 01/2017, số tiền là 1.500.000đ (thuế GTGT 10%).
Ngày 04/02/2017, kế toán làm thủ tục thanh toán tiền điện cho nhân viên Vương Thu Phương.
5.1. Trường hợp nhân viên gửi yêu cầu thanh toán online trên hệ thống AMIS.VN
(Đang trong giai đoạn phát triển) Lưu ý:
Trường hợp Nhân viên làm thủ tục thanh toán cho nguyên vật liệu, hàng hóa mua về thì thực hiện như sau: Bước 1: Ghi nhận tạm ứng cho nhân viên.
Trên chứng từ chi tiền, tại mục Nội dung TT: chọn Tạm ứng cho nhân viên.
Bước 2: Thanh toán tạm ứng cho nhân viên
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua hàng hóa (hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng hóa).
(Ảnh)
2. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua hàng.
Tích chọn Chưa thanh toán.
Tại mục NV Mua hàng: chọn nhân viên cần thanh toán.
Tại cột TK Công nợ: chọn tài khoản 141.
(Ảnh)
3. Nhấn Cất.
5.2. Trường hợp không sử dụng tính năng gửi yêu cầu thanh toán online trên hệ thống AMIS.VN
1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền).
2. Chọn phương thức thanh toán.
3. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ chi tiền.
Tại mục Tài khoản chi: Chọn tài khoản chi tiền.
Tại mục Nội dung TT: chọn Chi khác.
4. Nhấn Cất. Lưu ý: Có thể in được các mẫu chứng từ ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền... theo đúng mẫu của ngân hàng, để chuyển cho các bộ phận liên quan ký duyệt và mang ra ngân hàng làm căn cứ chuyển tiền.
