Khi khách hàng mang tiền mặt đến trả nợ hoặc nhân viên đơn vị đi thu tiền tại khách hàng bằng tiền mặt và mang tiền về nộp lại, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

1. Sau khi nhận được tiền trả nợ của khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu Kế toán thanh toán lập Phiếu thu.
2. Kế toán chuyển phiếu thu cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký sau đó chuyển lại cho Thủ quỹ.
3. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, sau đó ký vào phiếu thu và yêu cầu người nộp ký vào, đồng thời ghi sổ quỹ.
4. Thủ quỹ lưu 1 liên, trả lại 1 liên cho Kế toán và chuyển 1 liên cho khách hàng.
5. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu đã đủ chữ ký để ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu trữ phiếu thu.

1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Thu tiền khách hàng (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Thu tiền khách hàng).

2. Khai báo thông tin thu tiền khách hàng:

• Chọn phương thức thanh toán, loại tiền thanh toán.
• Tại mục Khách hàng: chọn khách hàng trả nợ.
• Tại mục Ngày thu tiền: nhập ngày thực hiện thu tiền khách hàng.
• Tại mục NV bán hàng: chọn nhân viên tương ứng (trường hợp muốn theo dõi tình hình thu hồi công nợ theo nhân viên bán hàng).

3. Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ tự động hiển thị danh sách các chứng từ công nợ theo thông tin đã khai báo.

4. Tích chọn chứng từ được khách hàng thanh toán tiền nợ. 
5. Trường hợp số tiền khách hàng thanh toán nhỏ hơn số nợ thực tế trên chứng từ, cần nhập lại số tiền khách hàng trả nợ vào cột Số thu. Hoặc có thể nhập tổng số tiền thu được vào mục Số tiền để chương trình tự động phân bổ vào các chứng từ công nợ theo quy tắc, chứng từ nào phát sinh trước sẽ được trả trước.
6. Khai báo thông tin chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng (nếu có).

7. Nhấn Thu tiền, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng.
8. Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin của chứng từ.

9. Nhấn Cất.
Lưu ý:

• Sau khi phiếu thu tiền trả nợ của khách hàng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.
• Chương trình sẽ tự động cập nhật lại số còn phải thu của khách hàng trên tab Công nợ của phân hệ Bán hàng.
• Có thể chọn cách lập phiếu thu thông thường để ghi nhận số tiền thu được của khách hàng trong trường hợp:
  • Không có nhu cầu theo dõi công nợ khách hàng chi tiết theo từng hóa đơn.
  • Có nhu cầu theo dõi công nợ khách hàng chi tiết theo từng hoá đơn, nhưng tại thời điểm trả không xác định được hoá đơn cần trả. => Sau khi lập phiếu thu, kế toán sẽ sử dụng chức năng Đối trừ chứng từ để bù trừ công nợ của khách hàng.