• Số dư tiền mặt, tiền gửi có âm không?
• Sổ kế toán tiền mặt và sổ quỹ có khớp nhau không (trường hợp thủ quỹ có tham gia hệ thống)

Trường hợp Số dư tài khoản tiền âm

Đối với tiền mặt: Vào mục Báo cáo, chọn phân hệ Quỹ, xem báo cáo Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Thiết lập tham số báo cáo, chọn tài khoản Tích chọn tài khoản tương ứng với tài khoản bị âm trên báo cáo. Lưu ý: Chọn lần lượt từng tài khoản để xem báo cáo. Chọn Loại tiền tương ứng với loại tiền bị âm trên báo cáo. Nhấn Đồng ý Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau: Bước 1: Kiểm tra số tồn đầu kỳ xem đã chính xác chưa. Bước 2: Kiểm tra cột Số tồn để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm. Bước 3: Kiểm tra các chứng từ thu, chi trước thời điểm này để xác định nguyên nhân gây ra sai lệch. Có thể xảy ra các trường hợp sau: + Chi quá số thực tế; Thu nhỏ hơn số thực tế, Nhập sai tỷ giá trong trường hợp thu/chi bằng ngoại tệ => Chỉnh sửa lại số tiền thu, chi/tỷ giá trên chứng từ cho đúng thực tế. + Bỏ xót chứng từ thu tiền => Lập bổ sung chứng từ chi tiền. + Nhập trùng chứng từ chi tiền => Xóa bỏ chứng từ chi tiền bị trùng. Đối với tiền gửi: Vào mục Báo cáo, chọn phân hệ Ngân hàng, xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng  Thiết lập tham số báo cáo Chọn tham số Chi nhánh, Kỳ báo cáo Chọn tham số Tài khoản, Tài khoản ngân hàng, Loại tiền giống với thông tin bị âm trên báo cáo. Lưu ý: Chọn lần lượt từng Tài khoản, Tài khoản ngân hàng để xem báo cáo. Nhấn Đồng ý Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau: Bước 1: Kiểm tra cột Tồn để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm. Bước 2: So sánh Số tồn đầu kỳ và các chứng từ thu, chi tiền gửi trước thời điểm này với sao kê ngân hàng để tìm ra chênh lệch, sau đó chỉnh sửa lại cho đúng thực tế.

Chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt và sổ quỹ

Hướng dẫn: Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ không khớp với Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Loại tiền và Số tiền chênh lệch vào cuối kỳ. Lưu ý: Chương trình chỉ hiển thị báo cáo này trong trường hợp Thủ quỹ có sử dụng phần mềm để ghi sổ quỹ (trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung có tích chọn ô Thủ quỹ có tham gia hệ thống. Trường hợp mặc định số dư trên sổ kế toán luôn bằng số dư trên sổ quỹ, phần mềm sẽ không kiểm tra chênh lệch. Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách: 1. Vào phân hệ Quỹ, nhấn Kiểm kê. 2. Chọn mốc thời gian và Loại tiền muốn đối chiếu số liệu trên Sổ quỹ với Sổ kế toán tiền mặt. Chọn Mốc thời gian theo tham số trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách. Chọn Loại tiền giống với loại tiền bị âm trên báo cáo. 3. Nhấn Đồng ý. 4. Nhấn Đối chiếu. Chương trình hiển thị danh sách các chứng từ có chênh lệch giữa Sổ kế toán và Sổ quỹ. 5. Kiểm tra các chứng từ này để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể xảy ra các trường hợp sau: + Chứng từ ghi trên Sổ kế toán nhưng không có trên Sổ quỹ => Xử lý như sau: Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ những quên chưa ghi sổ quỹ thì vào phân hệ Thủ quỹ để ghi sổ chứng từ. Nếu chứng từ không đúng thì nhấn vào số chứng từ để xóa. + Chứng từ có trên Sổ quỹ nhưng không có trên Sổ kế toán => Xử lý như sau: Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ nhưng bị bỏ ghi trên sổ kế toán thì nhấn vào Số chứng từ để ghi sổ lại. Nếu chứng từ không đúng thì vào phân hệ Thủ Quỹ, tìm kiếm chứng từ này và nhấn Bỏ ghi. + Sai lệch số tiền giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại số tiền trên chứng từ cho đúng thực tế. + Sai lệch ngày chứng từ giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng thực tế.