Với các hoá đơn GTGT phát hiện ra sai sót sau khi được lập, sẽ được xử lý theo một trong các trường hợp sau:
Hóa đơn chưa xé khỏi cuống, hoặc đã xé nhưng chưa giao cho người mua, nếu sai tên, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá, thành tiền, thuế suất, Kế toán sẽ gạch chéo các liên và lưu giữ số hoá đơn lập sai
Đã giao hoá đơn cho người mua và hai bên chưa kê khai thuế:
Sai tên, địa chỉ, mã số thuế:
Trường hợp khách hàng yêu cầu cấp hoá đơn mới:
Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập (hóa đơn thu hồi về Kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với cơ quan Thuế khi có yêu cầu).
Xuất hóa đơn mới (có nội dung đúng) và giao cho khách hàng (ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi)).
Kê khai thuế theo hoá đơn mới viết đúng.
Trường hợp khách hàng không yêu cầu cấp hoá đơn mới, đơn vị sẽ lập biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời không thu hồi hoá đơn cũ nữa
Sai đơn giá, thành tiền, thuế suất, thực hiện các bước xử lý tương tự như trường hợp khách hàng yêu cầu cấp mới hoá đơn khi sai tên, địa chỉ, mà số thuế.
Đã giao hóa đơn, hàng hóa dịch vụ và cả bên mua, bên bán đều đã kê khai thuế:
Sai tên, địa chỉ, các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không phải lập hoá đơn điều chỉnh.
Sai mã số thuế, đơn giá, thành tiền, thuế suất:
Lập biên bản xác nhận sai sót hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, trên đó:
Ghi đúng lại mã số thuế của người mua/người bán.
Tại tiêu thức Tên hàng hóa, dịch vụ, ghi "Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số .... ký hiệu... ngày… tháng.... năm…".
Các tiêu thức còn lại gạch chéo
Ghi rõ điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…; tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Kê khai thuế điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
2. Ví dụ
Ngày 17/01/2017, phát hiện hóa đơn bán hàng cho công ty Bảo Ngọc ngày 12/01/2017 bị sai Mã số thuế của công ty. Kế toán bán hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn bị lập sai.
Đối với các hoá đơn GTGT phát hiện sai thông tin sau khi đã xuất hoá đơn,nếu khách hàng yêu cầu cấp mới hoá đơn, chương trình hỗ trợ xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Xoá hoá đơn GTGT được phát hiện ghi sai thông tin
1.Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn Xoá hoá đơn (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).
2. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.
Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn và Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn.
Biên bản thu hồi: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thu hồi hoá đơn bị xoá đã được doanh nghiệp lập.
Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá bị xoá:
Nhấn vào biểu tượng .
Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hoá đơn viết sai thông tin, nhấn Đồng ý.
3. Nhấn Cất.
Lưu ý:
Đối
với công ty đa chi nhánh, các chi nhánh chỉ có thể xóa bỏ hóa đơn của
chi nhánh mình, không xoá bỏ được hoá đơn của chi nhánh khác. Nhưng tổng
công ty lại được xóa bỏ hóa đơn của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
Các hoá đơn bị xoá vẫn được lấy lên báo cáo thuế với giá trị bằng 0.
Sau khi thực hiện xóa hóa đơn thì số hóa đơn bị xóa này sẽ thể hiện trên cột Xoá hoá đơn của báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn và trên Bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa, dịch vụ bán ra sẽ ghi chú là Xóa hóa đơn.
Bước 2: Cấp lại số hóa đơn mới cho chứng từ bán hàng
1. Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng.
2. Chọn chứng từ bán hàng cần cấp lại hóa đơn mới và nhấn Xem (hoặc nhấn đúp chuột vào chứng từ).
3. Nhấn Bỏ ghi, sau đó nhấn Sửa.
4. Sửa lại thông tin sai trên chứng từ bán hàng, nhấn Cất.
5. Nhấn Cấp số hoá đơn.
6. Khai báo thông tin về hoá đơn GTGT, nhấn Đồng ý.
.
