Quản lý các đề nghị xuất hóa đơn

Tìm kiếm:

Mục lục

Trang chủ > 3 Hướng dẫn nghiệp vụ > Bán hàng > Các tiện ích hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng > Quản lý các đề nghị xuất hóa đơn
Quản lý các đề nghị xuất hóa đơn

1. Nội dung

Cho phép kế toán tiếp nhận các yêu cầu đề nghị xuất hoá đơn được nhân viên kinh doanh lập và gửi từ ứng dụng AMIS.VN - Bán hàng, tiết kiệm thời gian đối chiếu, lập hóa đơn bán hàng cho kế toán tại các chi nhánh/văn phòng với kế toán tổng công ty.

2. Các trường hợp nghiệp vụ

2.1. Tự động lấy đề nghị xuất hóa đơn từ AMIS.VN-Bán hàng sang AMIS.VN-Kế toán

Phần mềm cho phép tự động lấy các đề nghị xuất hóa đơn ngay sau khi được nhân viên kinh doanh lập trên ứng dụng AMIS.VN - Bán hàng. Chức năng này chỉ có thể thực hiện được nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Máy chủ phải được kết nối Internet.

Dữ liệu kế toán đang làm việc đã được thiết lập kết nối với AMIS.VN. (Xem hướng dẫn Thiết lập dữ liệu Kế toán kết nối với AMIS.VN tại đây)

Việc tự động lấy đề nghị xuất hóa đơn được thực hiện như sau:

Nhân viên kinh doanh lập đề nghị xuất hóa đơn với tình trạng là Đề nghị xuất trên AMIS.VN - Bán hàng.

Đề nghị xuất hóa đơn sau khi được nhân viên kinh doanh lập xong sẽ được tự động lấy về AMIS.VN - Kế toán

Lưu ý:

1. Trường hợp Thêm/Sửa đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS.VN - Bán hàng nhưng chương trình vẫn không tự động lấy sang AMIS.VN - Kế toán, thì kế toán có thể lấy nhanh đề nghị xuất hóa đơn sang AMIS.VN - Kế toán bằng chức năng:

Lấy đề nghị xuất hóa đơn từ AMIS.VN

Chức năng này được thực hiện như sau:
1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Đề nghị xuất hóa đơn.
2. Chọn Lấy đề nghị từ AMIS.VN.

3. Thiết lập điều kiện tìm kiếm đề nghị xuất hóa đơn, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
4. Tích chọn các đề nghị cần lấy.

5. Nhấn Đồng ý.
Lưu ý:

Trường hợp đề nghị xuất hóa đơn lấy sang thất bại, chương trình sẽ hiển thị thông báo và nguyên nhân thất bại.

Các trường hợp lấy đề nghị xuất hóa đơn thất bại:

Khách hàng trên đề nghị xuất hóa đơn không lấy được sang AMIS.VN - Kế toán

Đơn vị của nhân viên sở hữu đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS.VN - Bán hàng chưa có trên AMIS.VN - Kế toán.

Nhân viên sở hữu đề nghị xuất hóa đơn không lấy được sang AMIS.VN - Kế toán.

Vật tư hàng hóa, dịch vụ trên đề nghị xuất hóa đơn chưa có trên AMIS.VN - Kế toán.

=> Với các trường hợp thất bại trên, kế toán nên thực hiện trước chức năng lấy thông tin từ hệ thống AMIS.VN trên các danh sách/danh mục tương ứng (Khách hàng, Cơ cấu tổ chức, Nhân viên, Vật tư hàng hóa) trước khi thực hiện chức năng lấy đề nghị xuất hóa đơn từ AMIS.VN sang.

Cập nhật đề nghị từ AMIS.VN

Chức năng này được thực hiện như sau:
1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Đề nghị xuất hóa đơn.
2. Chọn Cập nhật đề nghị từ AMIS.VN.

3. Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như khi Lấy đề nghị từ AMIS.VN.

2. Khi lấy nhật đề nghị xuất hóa đơn do nhân viên kinh doanh lập trên AMIS.VN-Bán hàng, nếu mã khách hàng, nhân viên sở hữu, mã hàng hóa trên đề nghị xuất hóa đơn mà chưa có trên AMIS.VN-Kế toán thì phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin này về danh mục tương ứng trên AMIS.VN-Kế toán. Nếu trùng với mã Khách hàng, Nhân viên, Vật tư hàng hóa đã tồn tại trên AMIS.VN-Kế toán thì chương trình sẽ tự động sinh ra một mã mới với quy tắc "Mã trên AMIS.VN-Bán hàng"_"Số do phần mềm tự tăng" (Ví dụ: ĐNXHĐ000001_1).
3. Các đề nghị sau khi được lấy sang AMIS.VN-Kế toán sẽ có trạng thái Đề nghị xuất và được lưu chung giữa hai hệ thống sổ.
4. Các đề nghị hóa đơn được lấy về AMIS.VN-Kế toán không phụ thuộc vào ngày khóa sổ của kỳ kế toán.

2.2. Phê duyệt đề nghị xuất hóa đơn

Sau khi tiếp nhận được đề nghị xuất hóa đơn của nhân viên kinh doanh, kế toán thực hiện phê duyệt các đề nghị đó như sau:
I. Duyệt đề nghị

Chương trình chỉ cho phép duyệt các đề nghị đang có trạng thái Đề nghị xuất hóa đơn và Từ chối xuất. Chức năng này được thực hiện như sau:
1. Chọn đề nghị cần duyệt trên danh sách (có thể sử dụng phím Ctrl/Shift + Click chuột trái để chọn nhiều đề nghị cần duyệt).
2. Nhấn Duyệt đề nghị, chương trình sẽ chuyển đề nghị về trạng thái Đã duyệt đề nghị.

Lưu ý: Với đơn vị có nhiều dữ liệu kế toán thì tại một thời điểm chỉ có 1 dữ liệu kế toán duy nhất được phép cập nhật dữ liệu sang hệ thống AMIS.VN.

II. Từ chối đề nghị

Chương trình chỉ cho phép từ chối các đề nghị đang có trạng thái Đề nghị xuất hóa đơn, Đã duyệt đề nghị và Từ chối xuất. Chức năng này được thực hiện như sau:
1. Chọn đề nghị bị từ chối trên danh sách (có thể sử dụng phím Ctrl/Shift + Nhấp chuột trái để chọn nhiều đề nghị bị từ chối).
2. Nhấn Từ chối đề nghị.

3. Nhập lý do từ chối.

4. Nhấn Đồng ý, chương trình sẽ chuyển đề nghị về trạng thái Từ chối duyệt đề nghị.

III. Lưu ý

Trường hợp cập nhật trạng thái đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS.VN - Kế toán nhưng chương trình vẫn không tự động lấy sang AMIS.VN - Bán hàng, thì kế toán có thể lấy nhanh trạng thái đề nghị xuất hóa đơn sang AMIS.VN - Bán hàng bằng chức năng Cập nhật tình trạng đề nghị xuất hóa đơn sang AMIS.VN.

2.3. Xuất hóa đơn bán hàng

Với các đề nghị đã được chấp thuận (có trạng thái Đã duyệt đề nghị), kế toán có thể thực hiện xuất hóa đơn bán hàng theo một trong hai cách sau:
I. Xuất hóa đơn cho từng đề nghị

1. Chọn đề nghị xuất hóa đơn đã được chấp nhận trên danh sách, sau đó chọn Xuất hóa đơn (hoặc nhấn chuột phải chọn Xuất hóa đơn kèm chứng từ bán hàng).

2. Chọn loại chứng từ bán hàng cần lập và hình thức thanh toán
3. Tích chọn Kiêm phiếu xuất kho, nếu muốn lập phiếu xuất kho kèm chứng từ bán hàng.
4. Tích chọn Lập kèm hóa đơn.
5. Kiểm tra lại thông tin hàng hóa được lấy từ đề nghị xuất.

6. Nhấn Cất, chương trình sẽ tự động cập nhật lại trạng thái của đề nghị thành Đã xuất hóa đơn. Đồng thời cập nhật lại trạng thái của đề nghị trên AMIS.VN - Bán hàng thành Đã xuất.

II. Xuất hóa đơn cho nhiều đề nghị

1. Chọn các đề nghị có cùng loại hóa đơn đã được chấp nhận trên danh sách (có thể sử dụng phím Ctrl/Shift + Click chuột trái để chọn nhiều đề nghị cần xuất).
2. Chọn Xuất hóa đơn (hoặc nhấn chuột phải chọn Xuất hóa đơn kèm chứng từ bán hàng).

3. Chọn loại chứng từ bán hàng cần lập và hình thức thanh toán
4. Tích chọn Kiêm phiếu xuất kho, nếu muốn lập phiếu xuất kho kèm chứng từ bán hàng.

5. Thực hiện xuất hóa đơn cho chứng từ bán hàng theo 1 trong 2 trường hợp:

Trường hợp đơn vị không sử dụng phần mềm để quản lý việc phát hành hóa đơn:

Khai báo các thông tin chi tiết phục vụ cho việc xuất hóa đơn bao gồm: Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số HĐ.

Nếu muốn chương trình tự động đánh số hóa đơn cho các dòng phía dưới theo quy tắc: Số hóa đơn dòng sau = Số hóa đơn dòng trước + 1: Nhấn chuột phải trên dòng làm chuẩn và chọn Sinh số hóa đơn.

Nhấn Thực hiện. Chương trình sẽ tự động sinh ra các chứng từ bán hàng tương ứng trên tab Bán hàng của phân hệ Bán hàng.

Trường hợp đơn vị có sử dụng phần mềm để phát hành hóa đơn:

Nhấn Thực hiện. Chương trình sẽ tự động sinh ra các chứng từ bán hàng tương ứng trên tab Bán hàng của phân hệ Bán hàng.

Vào tab Bán hàng, mở các chứng từ bán hàng vừa lập lên.

Nhấn Cấp số hóa đơn, nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ tự động cấp số hóa đơn cho chứng từ bán hàng.

III. Lưu ý

Sau khi lập chứng từ bán hàng từ đề nghị xuất hóa đơn (không phân biệt đã cấp số hóa đơn hay chưa), chương trình sẽ tự động cập nhật lại trạng thái của các đề nghị đó thành Đã xuất hóa đơn. Trường hợp cập nhật trạng thái đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS.VN - Kế toán nhưng chương trình vẫn không tự động lấy sang AMIS.VN - Bán hàng, thì kế toán có thể lấy nhanh trạng thái đề nghị xuất hóa đơn sang AMIS.VN - Bán hàng bằng chức năng Cập nhật tình trạng đề nghị xuất hóa đơn sang AMIS.VN.

Sau khi lập chứng từ bán hàng từ đề nghị xuất hóa đơn (không phân biệt đã cấp số hóa đơn hay chưa), chương trình sẽ cập nhật lại trạng thái của đề nghị trên AMIS.VN - Bán hàng thành Đã xuất

Nếu chứng từ bán được lập từ đề nghị xuất:

Bị sửa lại thông tin Số hóa đơn, Ngày hóa đơn trên chứng từ bán hàng được lập đề nghị xuất hóa đơn, chương trình sẽ tự động cập nhật lại thông tin này trên các đề nghị tương ứng thuộc tab Đề nghị xuất hóa đơn.

Bị xóa, chương trình sẽ tự động xóa thông tin Số, hóa đơn, Ngày hóa đơn nhưng vẫn giữ nguyên trạng thái của các đề nghị đó trên tab Đề nghị xuất hóa đơn.

Nếu trên AMIS.VN - Bán hàng:

Đề nghị xuất hóa đơn được lập từ một hợp đồng bán, thì sau khi thực hiện xuất hóa đơn cho đề nghị đó trên tab Đề nghị xuất hóa đơn, chương trình sẽ tự động tích chọn vào cột Đã xuất hóa đơn và cập nhật lại Ngày xuất hóa đơn của hợp đồng đó trên tab Hợp đồng bán của phân hệ Hợp đồng.

Đề nghị xuất hóa đơn được lập từ một đơn đặt hàng, thì sau khi thực hiện xuất xuất hóa đơn cho đề nghị đó trên tab Đề nghị xuất hóa đơn, chương trình sẽ tự động cập nhật lại số lượng giao của đơn đặt hàng trên AMIS.VN - Bán hàng theo số lượng giao của đơn đặt hàng trên AMIS.VN - Kế toán.

2.4. Từ chối xuất hóa đơn

Với các đề nghị đã được chấp thuận (có trạng thái Đã duyệt đề nghị), kế toán có thể thực hiện từ chối xuất hóa đơn như sau:

1. Chọn đề nghị bị từ chối xuất hóa đơn trên danh sách (có thể sử dụng phím Ctrl/Shift + Click chuột trái để chọn nhiều đề nghị bị từ chối xuất hóa đơn).
2. Chọn Từ chối xuất HĐ (hoặc nhấn chuột phải chọn Từ chối xuất hóa đơn).

3. Nhập lý do từ chối và chọn email gửi cho nhân viên kinh doanh để nhân viên kinh doanh biết và kiểm tra lại đề nghị xuất hóa đơn.

4. Trường hợp muốn từ chối nhiều đề nghị xuất hóa đơn, kế toán chọn Email gửi thông báo cho nhân viên kinh doanh và nhập lý do từ chối đề nghị xuất hóa đơn tại cột Lý do từ chối

Lưu ý: Để thực hiện được chức năng Gửi Email thông báo cho NVKD, kế toán cần thiết lập email tại menu Hệ thống\Tùy chọn\Thiết lập Email

5. Nhấn Đồng ý, chương trình chuyển trạng thái của đề nghị thành Từ chối xuất hóa đơn.

6. Sau khi từ chối xuất hóa đơn chương trình sẽ cập nhật lại trạng thái của đề nghị trên AMIS.VN - Bán hàng thành Từ chối xuất hóa đơn.

2.5. Hủy hóa đơn đã xuất

Với các đề nghị đã được xuất hoa đơn (có trạng thái Đã xuất hóa đơn), kế toán có thể thực hiện hủy bỏ việc xuất hóa đơn như sau:

1. Chọn đề nghị bị huỷn trên danh sách (có thể sử dụng phím Ctrl/Shift + Click chuột trái để chọn nhiều đề nghị bị hủy hóa đơn đã xuất).
2. Chọn Hủy hóa đơn (hoặc nhấn chuột phải chọn Hủy hóa đơn).

3. Nhập lý do hủy.

4. Nhấn Đồng ý, chương trình chuyển trạng thái của đề nghị thành Hủy hóa đơn.

5. Nếu tại menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, có tích chọn ô Cập nhật dữ liệu từ hệ thống kế toán sang hệ thống AMIS.VN thì sau khi hủy hóa đơn chương trình sẽ cập nhật lại trạng thái của đề nghị trên AMIS.VN - Bán hàng thành Hủy bỏ.