Giúp khóa sổ kỳ kế toán sau khi chốt số liệu để không làm thay đổi số liệu đã chốt. Đồng thời, có thể bỏ khóa sổ kỳ kế toán để điều chỉnh lại dữ liệu khi cần.
2. Các trường hợp nghiệp vụ
2.1. Khóa sổ kỳ kế toán
1. Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Khóa sổ kỳ kế toán. (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Khóa sổ kỳ kế toán).
2. Tại mục Chọn ngày khóa sổ mới: nhập ngày muốn thực hiện khóa sổ (sau khi khóa sổ, sẽ không thể thêm, sửa, xóa các chứng từ được hạch toán trong thời gian từ ngày khóa sổ mới trở về trước).
3. Trường hợp đơn vị có nhiều chi nhánh:
Tổng công ty có thể khóa sổ của chi nhánh phụ thuộc bằng cách tích chọn chi nhánh muốn khóa sổ trong danh sách (khi đó chi nhánh phụ thuộc sẽ không thể bỏ khóa sổ để sửa chứng từ của chi nhánh được).
4. Với dữ liệu có Thủ kho, Thủ quỹ tham gia vào hệ thống, có thể thực hiện độc lập việc khóa sổ kế toán, sổ kho và sổ quỹ.
Để khóa sổ kho: tích chọn Khóa sổ thủ kho.
Để khóa sổ quỹ: tích chọn Khóa sổ thủ quỹ.
5. Nhấn Thực hiện. Chương trình sẽ thực hiện khóa sổ kỳ kế toán.
6. Trường hợp trong kỳ khóa sổ có chứng từ chưa được ghi sổ, chương trình sẽ xuất hiện thông báo:
7. Nhấn Yes, chương trình sẽ liệt kê danh sách các chứng từ chưa được ghi sổ.
8. Tại cột Cách xử lý: chọn phương án xử lý chứng từ chưa được ghi sổ.
9. Nhấn Xử lý. Chương trình sẽ tự động xử lý các chứng từ chưa được ghi sổ theo phương án đã chọn và hiển thị kết quả xử lý.
Trường hợp xử lý thành công, nhấn Kết thúc chương trình sẽ thực hiện khóa sổ kỳ kế toán.
Trường hợp xử lý không thành công, cần kiểm tra lại nguyên nhân và xử lý các chứng từ chưa ghi sổ này chương trình mới có thể khóa sổ kỳ kế toán. (Có thể nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ gốc lên xem và chỉnh sửa)
Lưu ý: Đối với dữ liệu có 2 sổ tài chính và quản trị, khi đang làm việc trên sổ nào, chương trình cho phép khóa riêng sổ đó.
2.2. Bỏ khóa sổ kỳ kế toán
1. Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Bỏ khóa sổ kỳ kế toán.
2. Tại mục Đặt ngày khóa sổ về ngày: chọn ngày khóa sổ mới (trước ngày khóa sổ hiện thời).
3. Nhấn Thực hiện. Khi đó, dữ liệu tính từ ngày khóa sổ mới tới ngày khóa sổ hiện thời sẽ được bỏ khóa sổ. Lưu ý: Đối với dữ liệu có 2 sổ tài chính và quản trị, khi đang làm việc trên sổ nào, chương trình cho phép bỏ khóa riêng cho sổ đó.
