Khi đơn vị có nhu cầu mua hàng, lập đơn mua hàng thì quy trình thực hiện như sau:
Trưởng bộ phận có nhu cầu mua hàng trình Giám đốc đề nghị mua hàng kèm với đề xuất về nhà cung cấp (nếu có). Nếu nhu cầu mua hàng đã có trong kế hoạch được duyệt đầu năm thì Trưởng bộ phận trình Giám đốc đề nghị mua hàng trong kế hoạch, nếu chưa có trong kế hoạch thì phải trình bổ sung dự toán hoặc trình duyệt mua hàng đột xuất ngoài kế hoạch.
Ban giám đốc duyệt đề nghị mua hàng và chuyển lại cho bộ phận mua hàng; kế toán mua hàng.
Lựa chọn nhà cung cấp:
Trường hợp đã có nhà cung cấp tin cậy, bộ phận mua hàng tiến hành quy trình mua hàng.
Trường hợp chưa có nhà cung cấp tin cậy, bộ phận mua hàng xác định danh sách nhà cung cấp và xin báo giá của các nhà cung cấp (thường chọn ít nhất 3 nhà cung cấp và xin báo giá của 3 nhà cung cấp).
Bộ phận mua hàng đàm phán giá cả với nhà cung cấp và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp tới ban giám đốc.
Kế toán mua hàng kiểm tra lại giá cả, thông tin nhà cung cấp để tư vấn thêm cho giám đốc về lựa chọn nhà cung cấp.
Ban giám đốc chốt về phương án lựa chọn nhà cung cấp, chuyển sang cho Kế toán mua hàng, bộ phận mua hàng.
Bộ phận mua hàng thực hiện lập đơn mua hàng theo thỏa thuận với nhà cung cấp để chốt lại hàng hóa, số lượng, giá cả, hạn thanh toán, hạn giao hàng, địa điểm giao hàng....
Bộ phận mua hàng chuyển Giám đốc ký duyệt và chuyển lại đơn mua hàng cho nhà cung cấp để nhà cung cấp kiểm tra, ký đơn mua hàng, chuyển lại cho bộ phận mua hàng lưu trữ chứng từ.
2. Các trường hợp nghiệp vụ
2.1. Lập đơn mua hàng
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Đơn mua hàng (hoặc vào tab Đơn mua hàng, nhấn Thêm).
2. Khai báo đơn mua hàng:
Mục NV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình thực hiện đơn mua hàng theo nhân viên mua hàng phụ trách.
Mục Điều khoản TT: Chọn điều khoản đã được thiết lập trên danh mụcĐiều khoản thanh toán, nếu có thỏa thuận về điều kiện thanh toán với nhà cung cấp. => Trường hợp đã thiết lập điều khoản thanh toán cho từng nhà cung cấp tại danh mục Nhà cung cấp, thì chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn thông tin này theo nhà cung cấp được chọn.
Mục Tình trạng: Chọn trạng thái hiện tại của đơn mua hàng.
Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), đơn mua hàng được lập sẽ được dùng chung giữa
các chi nhánh và hệ thống sổ này.
2.2. Tra cứu, tìm kiếm đơn mua hàng
Nhập tiêu chí tìm kiếm đơn mua hàng:
Tìm kiếm theo thời gian, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tìm theo tiêu chí bất kỳ như: tình trạng, ngày đơn hàng, số đơn hàng, nhà cung cấp,...
2.3. Cập nhật trình trạng đơn mua hàng
Việc cập nhật tình trạng của đơn mua hàng được thực hiện trên phần mềm theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Kế toán tự cập nhật cho từng đơn hàng
1. Chọn đơn mua hàng trên danh sách các đơn mua hàng.
2. Nhấn chuột phải chọn Cập nhật tình trạng, sau đó chọn tình trạng tương ứng cho từng đơn mua hàng: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành hoặc Huỷ bỏ.
Cách 2: Phần mềm tự động cập nhật cho từng đơn hàng
1. Thực hiện lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng.
2. Chương trình tự động cập nhật trạng thái của đơn mua hàng về trạng thái Hoàn thành. Đồng thời cập nhật thông tin số lượng tại mục Số lượng nhận trên đơn mua hàng.
Lưu ý:
Nếu Kế toán thay đổi thông tin số lượng trên chứng từ mua hàng, chương trình sẽ tự động cập nhật trạng thái của đơn mua hàng từ Hoàn thành về Đang thực hiện. Đồng thời cập nhật lại thông tin số lượng trên cột Số lượng nhận.
Nếu chứng từ mua hàng bị xoá, chương trình sẽ tự động cập nhật trạng thái của đơn mua hàng về Chưa thực hiện. Đồng thời cập nhật lại thông tin Số lượng nhận bằng 0.
