Khi đơn vị có nhu cầu mua hàng, lập hợp đồng mua hàng thì quy trình thực hiện như sau:
Bộ phận mua hàng dựa vào kế
hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian dự
liệu trước, hoặc nhu cầu mua sắm vật tư, công cụ của đơn vị để xem
những hàng hóa, dịch vụ cần mua là những loại gì, số lượng bao nhiêu.
Sau khi đã có các thông tin về
hàng hóa, dịch vụ cần mua, bộ phận mua hàng sẽ thống kê lại và gửi
mail/fax hoặc liên hệ qua điện thoại với một số nhà cung cấp, đề nghị
cung cấp báo giá các loại hàng hóa, dịch vụ đang cần mua.
Bộ phận mua hàng dựa vào các
báo giá đã nhận được để lựa chọn những nhà cung cấp hợp lý nhất về mặt
giá cả để trình lên Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc ra quyết định lựa
chọn nhà cung cấp.
Bộ phận mua hàng đàm phán thêm
các thông tin khác về hợp đồng như chiết khấu (nếu có), thời hạn giao
hàng, thời hạn thanh toán...sau đó lập hợp đồng mua chuyển cho Giám đốc
ký và gửi hợp đồng sang cho nhà cung cấp. (Tại
một số đơn vị thì bên lập hợp đồng có thể là bên nhà cung cấp: Sau khi
đàm phán xong các điều khoản của hợp đồng, nhà cung cấp sẽ lập hợp đồng
chuyển cho Giám đốc ký và gửi lại cho đơn vị).
Nhà cung cấp thực hiện cung cấp
hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị theo các điều khoản trên hợp đồng. Bộ phận
mua hàng chuyển lại hợp đồng cho kế toán theo dõi, đồng thời làm các đề
nghị thanh toán để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
Kế toán làm thủ tục nhập hàng,
đồng thời theo dõi tình hình cung cấp hàng theo hợp đồng, tình hình
thanh toán tiền và nhận các hóa đơn mua vào. Từ đó lập các báo cáo liên
quan như Báo cáo tình hình thực hiện và công nợ hợp đồng.
Bộ phận mua hàng lập phụ lục
hợp đồng xin phê duyệt bổ sung theo các trình tự trên nếu có phát sinh
các yêu cầu khác với hợp đồng chính và trong thời gian hợp đồng chính
còn hiệu lực.
Sau khi hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng, bộ phận mua hàng lập thanh lý hợp đồng để bên mua và bên bán ký.
Lưu trữ hợp đồng: Thông thường hợp đồng được lập làm 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản lưu giữ tại bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán.
2. Các trường hợp nghiệp vụ
2.1. Lập hợp đồng mua hàng
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Hợp đồng mua hàng (hoặc vào tab Hợp đồng mua hàng, nhấn Thêm).
2. Khai báo hợp đồng mua hàng:
Tại tab Thông tin chung:
Mục Giá trị hợp đồng: Tự khai báo hoặc chương trình sẽ tự động lấy lên theo Tổng tiền thanh toán của các mặt hàng tại tab Hàng hóa dịch vụ.
Mục Tình trạng: Chọn trạng thái hiện tại của hợp đồng mua.
Lưu ý:
Với các hợp đồng đã được thanh lý (có trạng thái Đã thanh lý), nếu giá trị khi thanh lý khác với giá trị của hợp đồng, Kế toán sẽ thực hiện sửa hợp đồng mua để cập nhật lại Giá trị thanh lý.
Tích chọn Là hợp hợp đồng phát sinh trước khi sử dụng phần mềm, nếu vẫn có nhu cầu quản lý các hợp đồng này. => Khi đó, Kế toán sẽ khai báo thêm thông tin về Giá trị đã thực hiện và Số đã trả.
Tại tab Hàng hoá dịch vụ: Khai báo thông tin chi tiết của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), hợp đồng mua hàng được lập sẽ được dùng chung giữa
các chi nhánh và hệ thống sổ này.
2.2. Tra cứu, tìm kiếm hợp đồng mua hàng
Nhập tiêu chí tìm kiếm hợp đồng mua hàng:
Tìm kiếm theo thời gian, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tìm theo tiêu chí bất kỳ như: tình trạng, số hợp đồng, ngày ký, nhà cung cấp,...
2.3. Cập nhật trình trạng cho hợp đồng mua hàng
1. Chọn hợp đồng mua hàng trên danh sách các hợp đồng mua.
2. Nhấn chuột phải chọn Cập nhật tình trạng, sau đó chọn tình trạng tương ứng cho từng đơn mua hàng: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành hoặc Huỷ bỏ.
Lưu ý: Khi cập nhật trạng thái Đã thanh lý hoặc Đã huỷ bỏ cho hợp đồng mua hàng, Kế toán cập nhật thêm ngày và lý do thanh lý/huỷ bỏ cho hợp đồng mua.
