Quản lý danh sách các khách hàng, phục vụ cho
việc lập và hạch toán các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động bán
hàng.
2. Các trường hợp nghiệp vụ
2.1. Khai báo khách hàng
1. Vào menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng.
2. Nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin khách hàng:
Tab Thông tin chung: khai báo các thông tin chi tiết về khách hàng => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).
Lựa chọn khách hàng cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
Tích chọn Nhà cung cấp, nếu đối tượng
khai báo vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Khi đó, thông tin đối
tượng sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu trên cả danh sách
khách hàng lẫn danh sách nhà cung cấp.
Tab Khác: khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ khách hàng.
Lưu ý: Trong nhóm Thông tin người nhận hóa đơn kế toán có thiết lập thông tin người nhận hóa đơn và email người nhận để khi gửi hóa đơn sẽ gửi theo thông tin này giúp cho việc gửi hóa đơn được gửi đến đúng người nhận.
4. Nhấn Cất. Lưu ý:
Nhấn Sửa nếu muốn thay đổi lại thông tin khách hàng đã khai báo.
Với các khách hàngkhông có nhu cầu theo dõi nữa, sử dụng chức năng Sửa, sau đó tích chọn Ngừng theo dõi.
2.3. Liên thông danh sách khách hàng giữa AMIS.VN-Kế toán và AMIS.VN-Bán hàng
Cập nhật danh mục khách hàng từ AMIS.VN-Bán hàng sang AMIS.VN-Kế toán
Cho phép kế toán lấy danh sách khách hàng đã được nhân viên kinh doanh khai báo trên ứng dụng AMIS.VN - Bán hàng. Hoặc
cập nhật lại thông tin mới nhất cho các khách hàng đã được kế toán lấy
về, nhưng sau đó nhân viên kinh doanh thay đổi lại thông tin trên
ứng dụng AMIS.VN - Bán hàng.(Chức năng này chỉ thực hiện khi có kết nối mạng Internet) I. Lấy danh sách khách hàng từ hệ thống AMIS.VN - Bán hàng
Cho
phép lấy những khách hàng đang có trên AMIS.VN - Bán hàng và chưa được chọn lấy sang AMIS.VN-Kế toán.
1. Vào menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng.
2. Vào Tiện ích\Lấy khách hàng từ AMIS.VN (hoặc nhấn chuột phải, chọn Lấy khách hàng từ AMIS.VN).
3. Thiết lập điều kiện tìm kiếm khách hàng, sau đó nhấn Tìm kiếm. 4. Tích chọn khách hàng.
5. Nhấn Tiếp theo, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra thông tin có bị trùng lặp hay không.
Nếu khách hàng được lấy sang có Mã, Tên hoặc Mã số
thuế trùng với khách hàng đã có trên AMIS.VN - Kế toán, chương trình sẽ
cho kế toán lựa chọn phương thức xử lý tại cột Giải pháp. =>
Có thể chọn giải pháp xử lý cho nhiều khách hàng cùng
lúc bằng cách chọn các khách hàng có cùng giải pháp xử lý (sử dụng phím Ctrl/Shift + Click chuột trái), sau đó nhấn chuột phải và
chọn giải pháp tương ứng.
6. Nhấn Thực hiện, chương trình sẽ tự động
lấy thông tin khách hàng sang ứng dụng AMIS.VN - Kế toán. Lưu ý:
Trường hợp thông tin khách hàng lấy sang thất bại, chương trình sẽ hiển thị thông báo và nguyên nhân thất bại.
Các trường hợp lấy khách hàng thất bại:
Trùng mã và tên khách hàng trên AMIS.VN - Kế toán.
Trùng mã số thuế của khách hàng trên AMIS.VN - Kế toán.
II. Cập nhật thông tin khách hàng từ AMIS.VN-Bán hàng sang AMIS.VN-Kế toán
Khi Sửa thông tin khách hàng trên AMIS.VN-Bán hàng, chương trình tự động cập nhật thay đổi về AMIS.VN-Kế toán. Chức năng chỉ thực hiện được khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Máy chủ có kết nối Internet.
Dữ liệu đang làm việc phải được thiết lập kết nối sang AMIS.VN (Xem chi tiết hướng dẫn Thiết lập dữ liệu kế toán kết nối với AMIS.VNtại đây).
Lưu ý:
1. Trường hợp Sửa thông tin khách hàng trên AMIS.VN-Bán hàng nhưng chương trình vẫn không tự động
cập nhật sang AMIS.VN-Kế toán thì kế toán có thể cập nhật nhanh thông tin khách hàng sang AMIS.VN-Kế toán bằng chức năng Cập nhật thông tin khách hàng từ AMIS.VN:
Vào menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng.
Vào Tiện ích\Cập nhật thông tin khách hàng từ AMIS.VN (hoặc nhấn chuột phải, chọn Cập nhật thông tin khách hàng từ AMIS.VN).
Thiết lập điều kiện tìm kiếm khách hàng. Nhấn Tìm kiếm.
Tích chọn khách hàng muốn cập nhật thông tin.
Nhấn Đồng ý, chương trình sẽ cập nhật thông tin
mới nhất của khách hàng sang AMIS.VN - Kế toán. Đồng thời, hiển thị kết
quả thực hiện và lý do thực hiện thất bại (nếu có).
Nhấn Đóng.
2.Trường hợp khi sửa mã khách hàng trên AMIS.VN - Bán hàng trùng với mã khách hàng trên AMIS.VN - Kế toán, chương trình sẽ chỉ cập nhật các thông tin khác của khách
hàng đó mà không cập nhật thông tin mã khách hàng.
3. Nếu sửa Loại khách hàng trên AMIS.VN-Bán hàng thì không tự động cập nhật thay đổi về AMIS.VN-Kế toán.
4. Nếu Sửa khách hàng trên AMIS.VN-Bán hàng chưa có trên AMIS.VN-Kế toán thì không tự động cập nhật khách hàng đó về AMIS.VN-Kế toán.
5. Nếu Xóa khách hàng trên AMIS.VN-Bán hàng thì không tự động xóa khách hàng đó trên AMIS.VN-Kế toán.
6. Nếu Nhập khẩu danh sách khách hàng trên AMIS.VN-Bán hàng thì chương trình tự động cập nhật về AMIS.VN-Kế toán theo quy tắc như trên.
Cập nhật danh mục khách hàng từAMIS.VN-Kế toán sang AMIS.VN-Bán hàng
Khi thêm mới hoặc sửa danh mục khách hàng trên AMIS.VN-Kế toán, chương trình sẽ tự động cập nhật sang AMIS.VN-Bán hàng.
Cách cập nhật chi tiết như sau:
1. Khi Thêm mới khách hàng trên AMIS.VN-Kế toán, chương trình sẽ tự động thêm mới khách hàng tương ứng sang Bán hàng\Khách hàng trên AMIS.VN-Bán hàng.
Lưu ý: Trường hợp khách hàng thêm mới trên AMIS.VN-Kế toán có mã trùng với mã trên AMIS.VN-Bán hàng thì chương trình sẽ không cập nhật sang AMIS.VN-Bán hàng.
2. Khi Sửa khách hàng trên AMIS.VN-Kế toán, chương trình sẽ tự động cập nhật thông tin thay đổi sang AMIS.VN-Bán hàng. Lưu ý:
Đối với các Khách hàng đã có
trên AMIS.VN-Kế toán nhưng chưa có trên AMIS.VN-Bán hàng, khi Sửa Khách hàng đó trên AMIS.VN-Kế toán, chương trình sẽ tự động thêm mới Khách hàng tương ứng trên AMIS.VN-Bán hàng.
Nếu Sửa khách hàng thành mã trùng với mã đã có trên AMIS.VN-Bán hàng, thì chương trình sẽ cập nhật các thông tin tương ứng lên khách hàng có mã trùng trên AMIS.VN-Bán hàng.
3. Khi Xóa khách hàng trên AMIS.VN-Kế toán, chương trình sẽ không xóa khách hàng tương ứng trên AMIS.VN-Bán hàng.
Lưu ý: Chức năng này chỉ thực hiện được khi có kết nối Internet và chỉ cập nhật cho dữ liệu đã được Thiết lập dữ liệu cập nhật sang AMIS.VN. Xem hướng dẫn Thiết lập dữ liệu cập nhật sang AMIS.VN tại đây.
2.4. Gộp thông tin của nhiều khách hàng thành một khách hàng
1. Nhấn chuột phải trên danh sách khách hàng, chọn Gộp.
2. Nhấn Chọn khách hàng.
3. Tích chọn các khách hàng cần gộp và nhấn Đồng ý.
4. Chọn thông tin khách hàng được lưu trên danh sách sau khi gộp.
