Quản lý danh sách các nhân viên, phục vụ cho
việc lập và hạch toán các chứng từ kế toán liên quan đến nhân viên như: mua hàng, bán hàng, tạm ứng tiền mặt, tiền gửi, nhập xuất kho...
2. Các trường hợp nghiệp vụ
2.1. Khai báo nhân viên
1. Vào menu Danh mục\Đối tượng\Nhân viên.
2. Nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin nhân viên. => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).
Tích chọn Là khách hàng, Là nhà cung cấp hoặc cả
hai, nếu nhân viên khai báo vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Khi
đó, thông tin nhân viên sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu
trên cả danh sách nhân viên, danh sách khách hàng lẫn danh sách nhà
cung cấp.
4. Nhấn Cất. Lưu ý:
Nhấn Sửa nếu muốn thay đổi lại thông tin nhân viên đã khai báo.
Với những nhân viên không có nhu cầu theo dõi nữa, sử dụng chức năng Sửa, sau đó tích chọn Ngừng theo dõi.
Cho phép kế toán lấy được thông tin nhân viên có vai trò là: Nhân viên kế toán, quản trị ứng dụng kế toán hoặc quản trị hệ thống đã được khai báo trên hệ thống AMIS.VN (hoặc trên AMIS.VN - Nhân sự) sang, để không mất thời gian phải khai báo lại. Hoặc cập nhật lại thông tin mới nhất cho những nhân viên đã được kế toán lấy về rồi, nhưng sau đó bị thay đổi trên hệ thống AMIS.VN (hoặc trên AMIS.VN - Nhân sự)(Chức năng này chỉ thực hiện khi có kết nối mạng Internet) I. Lấy danh sách nhân viên từ hệ thống AMIS.VN
Cho phép lấy những nhân viên đang có trên hệ thống AMIS.VN (hoặc trên AMIS.VN-Nhân sự) và chưa được chọn lấy sang AMIS.VN-Kế toán.
1. Vào menu Danh mục\Đối tượng\Nhân viên.
2. Vào Tiện ích\Lấy nhân viên từ AMIS.VN (hoặc nhấn chuột phải, chọn Lấy nhân viên từ AMIS.VN).
3. Thiết lập điều kiện tìm kiếm nhân viên, sau đó nhấn Tìm kiếm. 4. Tích chọn nhân viên.
5. Nhấn Tiếp theo, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra thông tin có bị trùng lặp hay không.
Nếu nhân viên được lấy sang có Mã hoặc Tên và Đơn vị công tác trùng với nhân viên đã có trên AMIS.VN - Kế toán, chương trình sẽ cho kế toán lựa chọn phương thức xử lý tại cột Giải pháp. =>
Có thể chọn giải pháp xử lý cho nhiều nhân viên cùng lúc bằng cách chọn các nhân viên có cùng giải pháp xử lý (sử dụng phím Ctrl/Shift + Click chuột trái), sau đó nhấn chuột phải và
chọn giải pháp tương ứng.
6. Nhấn Thực hiện, chương trình sẽ tự động
lấy thông tin nhân viên sang ứng dụng AMIS.VN - Kế toán. Lưu ý:
Trường hợp trùng mã với nhân viên đã có mà vẫn chọn giải phát là Có lấy thì mã nhân viên được lấy sang sẽ có thêm đuôi "_AMIS". Ví du: NTNGOC_AMIS. Nếu mã mới vẫn trùng với nhân đã có thì chương trình sẽ không lấy sang.
Trường hợp thông tin nhân viên lấy sang thất bại, chương trình sẽ hiển thị thông báo và nguyên nhân thất bại.
Các trường hợp lấy nhân viên thất bại:
Trùng mã nhân viên trên AMIS.VN - Kế toán.
Chưa có thông tin về đơn vị của nhân viên được lấy sang.
Nhân viên đang thuộc vào đơn vị cha trên AMIS.VN - Kế toán.
II. Cập nhật thông tin nhân viên từ hệ thống AMIS.VN
Cho
phép lấy lại thông tin mới nhất của những nhân viên đang có trên hệ thống AMIS.VN (hoặc trên AMIS.VN-Nhân sự) và đã được chọn lấy sang AMIS.VN-Kế toán. 1. Vào menu Danh mục\Đối tượng\Nhân viên. 2. Vào Tiện ích\Cập nhật thông tin nhân viên từ AMIS.VN (hoặc nhấn chuột phải, chọn Cập nhật thông tin nhân viên từ AMIS.VN).
3. Thiết lập điều kiện tìm kiếm nhân viên. Nhấn Tìm kiếm.
4. Tích chọn nhân viên muốn cập nhật thông tin.
5. Nhấn Đồng ý, chương trình sẽ cập nhật thông tin mới nhất của nhân viên sang AMIS.VN - Kế toán. Đồng thời, hiển thị kết quả thực hiện và lý do thực hiện thất bại (nếu có).
6. Nhấn Đóng.
III. Lưu ý
Trường hợp mã nhân viên trên AMIS.VN - Bán hàng trùng với mã nhân viên trên AMIS.VN - Kế toán:
Khi kế toán thực hiện lấy thông tin nhân viên sang và lựa chọn có lấy các thông tin bị trùng mã, chương trình sẽ tự động sinh ra một mã mới với quy tắc "Mã trên AMIS" + "_AMIS" (VD: NVDOAN_AMIS). => Nếu mã mới vẫn bị trùng trên AMIS.VN - Kế toán, thì chương trình sẽ thông báo trùng và không lấy sang nữa
Khi kế toán thực hiện cập nhật thông tin nhân viên sang, chương trình sẽ chỉ cập nhật các thông tin khác của nhân viên đó mà không cập nhật thông tin mã.
Thông tin nhân viên sau khi được lấy sang, nếu bị sửa/xóa trên AMIS.VN - Kế toán, thì chương trình sẽ không cập nhật ngược lại hệ thống AMIS.VN (hoặc trên AMIS.VN - Nhân sự)
Chỉ kế toán có quyền Thêm nhân viên mới thực hiện được chức năng Lấy nhân viên từ AMIS.VN.
Chỉ kế toán có quyền Sửa nhân viên mới thực hiện được chức năng Cập nhật thông tin nhân viên từ AMIS.VN.
2.4. Gộp thông tin của nhiều nhân viên thành một nhân viên
1. Nhấn chuột phải trên danh sách nhân viên, chọn Gộp.
2. Nhấn Chọn nhân viên.
3. Tích chọn các nhân viên cần gộp và nhấn Đồng ý.
4. Chọn thông tin nhà cung cấp được lưu trên danh sách sau khi gộp.
