Mua CCDC về nhập kho sau đó xuất kho ra sử dụng, cho thuê
1. Định khoản
1. Khi mua CCDC về nhập kho
Nợ TK 153Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331Tổng giá thanh toán
2.Khi xuất kho CCDC ra sử dụng, cho thuê
Trường hợp CCDC phân bổ 1 lần
Nợ TK 154Bộ phận sản xuất (TT 133) Nợ TK 623Chi phí máy thi công Nợ TK 627Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641Chi phí bán hàng Nợ TK 642Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152, 153, 155, 156 100% giá trị CCDC (Xuất CCDC, thành phẩm hoặc hàng hóa trong kho ra sử dụng như CCDC)
Trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần
Nợ TK 242Chi phí trả trước Có TK 152, 153, 155, 156 100% giá trị CCDC (Xuất CCDC, thành phẩm hoặc hàng hóa trong kho ra sử dụng như CCDC) 3. Cuối kỳ, thực hiện phân bổ CCDC vào chi phí (trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần) Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642Giá trị CCDC phân bổ trong kỳ Có TK 242
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ mua CCDC về nhập kho và xuất CCDC cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm đề nghị mua CCDC gửi trưởng bộ phận, giám đốc phê duyệt đề nghị mua CCDC.
Sau khi nhận được đề nghị mua CCDC, Nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá và đề xuất lựa
chọn nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt.
Nhân viên mua hàng lập đơn mua
hàng, trình trưởng bộ phận và giám đốc phê duyệt và chuyển đơn mua hàng
cho nhà cung cấp để đặt mua hàng.
Nhà cung cấp thực hiện giao
hàng, khi CCDC về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn
chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.
Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
Thủ
kho ghi sổ kho, lưu 1 liên phiếu nhập kho và chuyển 1 liên cho kế toán.
Kế toán kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán kho.
Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.
Căn cứ vào yêu cầu sử dụng CCDC tại các bộ phận được phê duyệt, kế toán kiểm tra nếu CCDC trong kho còn đủ để xuất sẽ viết phiếu xuất kho.
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt phiếu xuất kho.
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã duyệt, thủ kho thực hiện xuất kho, ký vào phiếu xuất kho và ghi sổ kho.
Kế toán kho nhận phiếu xuất kho và ghi sổ kế toán.
Hành chính nhận CCDC, lập biên bản giao nhận các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.
Sau khi bàn giao xong CCDC, Kế toán trưởng, Giám đốc, người giao, người nhận sẽ ký vào biên bản giao nhận CCDC.
Kế toán CCDC nhận lại biên bản giao nhận CCDC để ghi sổ CCDC.
Trường hợp CCDC xuất ra được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh thì cuối mỗi tháng kế toán tiến hành phân bổ giá trị CCDC vào chi phí.
3. Ví dụ
Ngày 05/01/2017, đơn vị mua CCDC về nhập kho:
Điện thoại bàn: 5 chiếc, đơn giá: 250.000, VAT: 10%
Máy phát điện: 1 chiếc, đơn giá: 20.000.000, VAT: 10%
Ngày 06/02/2017, đơn vị:
Xuất 5 điện thoại để bàn trị giá 250.000đ (3 cho phòng Kinh doanh và 2 cho phòng Hành chính), hạch toán ngay vào chi phí.
Xuất kho một máy phát điện trị giá 20.000.000 phục vụ cho tòa nhà văn phòng đơn vị và thực hiện phân bổ trong 2 năm (số kỳ phân bổ 24 tháng).
Việc quản lý CCDC mua về nhập kho sau đó xuất kho ra sử dụng, cho thuê được thực hiện theo ba bước sau: Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ mua CCDC về nhập kho
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua hàng hóa(hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng hóa).
2. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua hàng:
Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng nhập khẩu nhập kho.
Khai báo thông tin CCDC mua về nhập kho.
3. Nhấn Cất.
Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ xuất kho CCDC
1. Vào phân hệ Kho, chọn Xuất kho (hoặc vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm).
2. Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn ...). 3. Khai báo chứng từ xuất kho CCDC để sử dụng.
4. Nhấn Cất. Lưu ý:Sau khi phiếu xuất kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên tabĐề nghị nhập, xuất khocủa Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện việc ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
Bước 3: Ghi tăng CCDC vào sổ theo dõi CCDC => Kế toán thực hiện ghi tăng theo một trong hai cách sau:
Ghi tăng từng CCDC xuất kho
1. Vào phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn Ghi tăng (hoặc vào tab Ghi tăng, nhấn Thêm).
2. Khai báo các thông tin về CCDC được ghi tăng.
3. Khai báo đơn vị sử dụng CCDC và số lượng CCDC sử dụng ở từng đơn vị.
4. Thiết lập thông tin phân bổ CCDC như: đối tượng phân bổ, tỷ lệ phân bổ, tài khoản chi phí => Chương trình đã tự động thiết lập sẵn dựa vào thông tin đã khai báo tại tab Đơn vị sử dụng, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi lại theo đúng với thực tế tại đơn vị.
5. Nhấn Ghi tăng.
Lưu ý:
Trường hợp muốn khai báo các bộ phận cấu thành nên CCDC, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Mô tả chi tiết.
Trường hợp muốn chọn các chứng từ liên quan đến việc ghi tăng CCDC, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Nguồn gốc hình thành.
Ghi tăng tất cả các CCDC được xuất kho
1. Vào phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn Ghi tăng CCDC hàng loạt.
2. Nhấn Lấy CCDC từ chứng từ xuất kho/mua hàng.
3. Tại mục Loại: chọn Xuất kho khác.
4. Chọn khoảng thời gian tìm kiếm chứng từ xuất kho CCDC.
5. Nhấn Lấy dữ liệu.
6. Tích chọn các CCDC muốn ghi tăng, nhấn Chọn. Chương trình sẽ tự động lấy thông tin các CCDC đã khai báo trên chứng từ xuất kho/mua hàng vào chứng từ ghi tăng CCDC hàng loạt.
7. Kiểm tra và khai báo bổ sung, điều chỉnh các thông tin CCDC (nếu cần).
8. Khai báo đơn vị sử dụng CCDC và số lượng CCDC sử dụng ở từng đơn vị.
Lưu ý: Với CCDC có Số kỳ phân bổ là 1 thì chương trình sẽ không lấy lên cácCCDC nàykhi thực hiện phân bổ CCDC.
9. Thiết lập thông tin phân bổ CCDC như: đối tượng phân bổ, tỷ lệ phân bổ, tài khoản chi phí => Chương trình đã tự động thiết lập sẵn dựa vào thông tin đã khai báo tại tab Đơn vị sử dụng, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi lại theo đúng với thực tế tại đơn vị.
10. Nhấn Ghi tăng.
Lưu ý: Trường hợp ghi tăng cùng lúc nhiều CCDC và muốn quản lý đồng nhất mã cho các CCDC, hay số chứng từ ghi tăng CCDC theo quy luật đánh số tăng dần thực hiện như sau:
Để con trỏ chuột vào Mã CCDC làm chuẩn.
Nhấn Sinh mã CCDC hoặc nhấn chuột phải chọn Sinh mã CCDC cho các dòng phía dưới, chương trình sẽ tự động đánh lại mã CCDC cho các dòng phía dưới theo thứ tự tăng dần dựa trên mã CCDC làm chuẩn
Để con trỏ chuột vào Số chứng từ ghi tăng làm chuẩn.
Nhấn chuột phải chọn Sinh số CT ghi tăng cho các dòng phía dưới, chương trình sẽ tự động đánh lại số chứng từ ghi tăng cho các dòng phía dưới theo thứ tự tăng dần dựa trên số chứng từ ghi tăng làm chuẩn.
Đối
với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài
chính và quản trị), CCDC được ghi tăng khi đang làm việc tại chi nhánh
nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó. Trường hợp muốn lấy thông tin CCDC đã khai báo từ sổ này sang sổ khác, Kế toán có thể sử dụng chức năng:
