1. Mục đích

Cho phép kế toán khi xem thông tin thực chi của đơn đặt hàng thì chỉ xem được các chứng từ chi phí đã thành toán tiền để thể hiện số liệu đúng với thực tế phát sinh tại đơn vị.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ trước phiên bản R54:
  
  • Hiện nay chương trình cho phép kế toán lập đơn đặt hàng, khai báo thông tin về hàng hóa, những khoản chi phí phát sinh và ghi nhận chi phí thực tế phát sinh theo từng đơn hàng. Kế toán sẽ thực hiện vào danh sách đơn đặt hàng để kiểm tra.
  • Khi kế toán lập chứng từ mua dịch vụ cả chưa thanh toán và đã thanh toán, ghi nhận cho các đơn đặt hàng và kiểm tra lại phần thực chi thì phần mềm đang lấy lên cả các chứng từ mua dịch vụ chưa thanh toán.
  • Việc phản ánh như vậy không đúng với thực tế tại doanh nghiệp gây khó khăn cho kế toán khi theo dõi tình hình thực chi cho các đơn đặt hàng.
    
• Từ phiên bản R54 trở đi: Chương trình cho phép kế toán khi xem thông tin thực chi đơn đặt hàng thì chỉ nhìn thấy các chứng từ chi phí đã thanh toán tiền để thể hiện số liệu đúng với thực tế phát sinh.

Cách thực hiện trên phần mềm:

• Vào Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung\Khác, chương trình bổ sung tùy chọn: Cách lấy số liệu thực chi của đơn đặt hàng, hợp đồng bán gồm 3 lựa chọn: Khi ghi nhận chi phí, Khi thực hiện chi tiền và Cả hai để người dùng có thể thực hiện lựa chọn nheo nhu cầu sử dụng.

• Trường hợp kế toán thay đổi tùy chọn và thực hiện cất dữ liệu thì chương trình sẽ hiển thị cảnh báo:

• Khi người dùng thực hiện thay đổi tùy chọn, chương trình sẽ tự động thực hiện việc tính toán và hiển thị thông báo trên góc dưới bên phải màn hình khi hoàn thành:

Lưu ý:

• Chương trình ngầm định lựa chọn trường hợp Khi thực chi bằng tiền đối với dữ liệu tạo mới.
• Đối với dữ liệu hiện tại mà khách hàng đang sử dụng, chương trình ngầm định lựa chọn Cả hai.

Cách lấy lên chứng từ theo từng tùy chọn:
1. Nếu tích chọn Khi ghi nhận chi phí: Khi đó trên Tab Thực chi của Đơn đặt hàng và Hợp đồng bán sẽ hiển thị các chứng từ có cách hạch toán như sau:

• Theo TT200:
  
  • Phát sinh Có TK141 (không kể phát sinh đối ứng TK11x, 141/141)
    
  • Phát sinh Nợ TK621,622,623,627,641,642,632,635,811/Có TK331,3388,11x
  • Phát sinh đối ứng Nợ TK 11x;141/Có TK 621,622,623,627,641,642,632,635,811
• Theo TT133:
  • Nợ TK 11x,141/Có TK 621,622,623,627,641,642,632,635,811
  • Nợ TK 154,642,632,635,811/Có TK 331,3388,11x
  • Phát sinh đối ứng Nợ TK 11x,141 /Có TK 154,642,632,635,811
  Ví dụ minh họa cách hạch toán khi tích chọn Khi ghi nhận chi phí:

2. Nếu tích chọn Khi thực hiện chi tiền thì tab Thực chi của Đơn đặt hàng và Hợp đồng bán sẽ hiển thị các chứng từ có cách hạch toán như sau:

- Theo TT200:
     + PS Có 11x (Không kể PSĐƯ 521/11x)
     + Phát sinh đối ứng Nợ TK 11x/Có TK 621,622,623,627,641,642,632,635,811,141
- Theo TT133:
     + Phát sinh Có 11x  (không kể Phát sinh đối ứng TK 511/TK 11x chi tiết nghiệp vụ chiết khấu thương mại, trả lại, giảm giá)
     + Phát sinh đối ứng Nợ TK 11x/Có TK 154,642,632,635,811,141

Ví dụ minh hoa cách hạch toán khi tích chọn Khi thực hiện chi tiền:

3. Nếu tích chọn Cả hai thì tab Thực chi của Đơn đặt hàng và Hợp đồng bán sẽ không lấy lên những dòng chi tiết chứng từ chưa chọn hợp đồng bán và có hạch toán Nợ TK141/Có TK141 và Nợ TK511/Có TK11x chi tiết nghiệp vụ trả lại, giảm giá.
Ví dụ minh họa cách hạch toán khi tích chọn Cả hai: