Khi phát sinh nhu cầu sử dụng dịch vụ thì thông thường quy trình thực hiện tại đơn vị như sau:
Bộ phận có nhu cầu/Bộ phận hành chính đề nghị mua dịch vụ, trình Giám đốc duyệt.
Sau khi Giám đốc duyệt, nhân viên mua hàng sẽ đề xuất lựa chọn nhà cung cấp (trường hợp chưa có nhà cung cấp tin cậy) trình Giám đốc duyệt.
Nhân viên mua hàng thỏa thuận với nhà cung cấp về việc cung ứng dịch vụ và giá cả.
Nhân viên mua hàng làm hợp đồng hoặc đơn mua hàng, gửi Giám đốc duyệt và chuyển cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp thực hiện cung ứng dịch vụ.
Nhân viên mua hàng, bộ phận sử dụng xác nhận dịch vụ cung ứng hoàn thành.
Nhà cung cấp xuất hóa đơn và chuyển cho kế toán.
Kế toán ghi nhận chi phí dịch vụ, kê khai hóa đơn và hoàn thiện thủ tục thanh toán với nhà cung cấp (Trường hợp chưa thanh toán thì ghi nhận và theo dõi công nợ).
3. Ví dụ
Ngày 12/01/2017, đơn vị chuyển khoản 3.500.000đ (VAT 10%) cho công ty Minh Anh để trả tiền về phí vận chuyển. Chi phí vận chuyển sau đó sẽ được phân bổ vào giá trị của hàng hóa mua về.
Ngày 06/02/2017, đơn vị chuyển khoản thanh toán tiền điện tháng 01/2017 cho công ty điện lực Hà Nội, số tiền 4.215.000đ (đã bao gồm VAT 10%).
4. Hướng dẫn trên phần mềm
Trường hợp dịch vụ phát sinh là chi phí mua hàng cần phân bổ vào giá trị hàng mua về
I. Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn tại đây(Xem hướng dẫn tải phim) (Trước khi lập chứng từ mua dịch vụ, Kế toán cần phải khai báo một mã hàng có tính chất làDịch vụtrên danh mụcVật tư hàng hoá.) II. Các bước thực hiện
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua dịch vụ (hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua dịch vụ).
2. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua dịch vụ.
Chọn phương thức thanh toán.
Chọn mua dịch vụ có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc mua dịch vụ không có hóa đơn. => Nếu chọnNhận kèm hóa đơn, Kế toán khai báo bổ sung các thông tin hóa đơn và thông tin thuế GTGT trên tab Thuế.
Tích chọn Là chi phí mua hàng.
Mục NV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình mua dịch vụ theo nhân viên mua hàng phụ trách.
3. Nhấn Cất. => Sau đó thực hiện phân bổ chi phí mua dịch vụ vào giá trị hàng mua theo hướng dẫn tại đây. Lưu ý: Nếu chứng từ mua dịch vụ lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, chương trình sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
Trường hợp dịch vụ phát sinh không phải là chi phí mua hàng
I. Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn tại đây(Xem hướng dẫn tải phim) II. Các bước thực hiện Nếu đơn vị có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng để xem được các báo cáo liên quan đến việc mua dịch vụ, Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này trên phân hệ Mua hàng tương tự như hướng dẫn ở trường hợp trên, nhưng không tích chọn Là chi phí mua hàng.
Lưu ý: Có thể xem được các báo cáo thống kê liên quan đến dịch vụ trên tab Báo cáo phân tích của phân hệ Mua hàng.
Nếu đơn vị không có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng, Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp tùy thuộc vào phương thức thanh toán dịch vụ. Ví dụ trên phân hệ Ngân hàng.
1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Chi tiền (hoặc tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền).
