Nhân viên nhận được nhiệm vụ phân công của lãnh đạo doanh nghiệp như đi công tác, đi mua hàng… sẽ chuẩn bị giấy đề nghị tạm ứng và thực hiện công việc tạm ứng. Quy trình tạm ứng được thực hiện như sau:
Nhân viên làm đề nghị tạm ứng kèm theo quyết định cử đi công tác, đi mua hàng hóa và dự trù chi phí chuyển cho phụ trách bộ phận.
Phụ trách bộ phận căn cứ vào quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp, dự trù kinh phí kiểm tra đầy đủ và hợp lý sẽ ký vào giấy đề nghị tạm ứng.
Giấy đề nghị tạm ứng và toàn bộ hồ sơ liên quan được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Sau khi được ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho Kế toán tiền mặt kiểm tra và viết Phiếu chi.
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt Phiếu chi và chuyển lại cho Kế toán tiền mặt.
Kế toán tiền mặt chuyển lại phiếu chi cho Thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi chi tiền tạm ứng cho nhân viên đề nghị tạm ứng. Nhân viên đề nghị tạm ứng ký vào Phiếu chi. Thủ quỹ chuyển 1 liên cho Kế toán tiền mặt, 1 liên lưu và đồng thời ghi vào sổ quỹ.
Kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu chi đã đủ chữ ký để ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu trữ Phiếu chi.
3. Ví dụ
Ngày 15/02/2017, nhân viên Phạm Minh Quang đề nghị tạm ứng tiền đi công tác:
Tiền đi đường: 300.000đ
Tiền phòng: 300.000đ
Tiền ăn: 200.000đ
Ngày 16/02/2017, kế toán làm thủ tục chi tiền mặt tạm ứng.
5.1. Trường hợp nhân viên gửi yêu cầu tạm ứng online trên hệ thống AMIS.VN
(Đang trong giai đoạn phát triển)
5.2. Trường hợp không sử dụng tính năng gửi yêu cầu tạm ứng online trên hệ thống AMIS.VN
1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền).
2. Khai báo các thông tin chi tiết của phiếu chi.
Tại mục Đối tượng: chọn nhân viên tạm ứng.
Tại mục Lý do chi: chọn Tạm ứng cho nhân viên.
3. Nhấn Cất. Lưu ý: Sau khi phiếu chi tạm ứng cho nhân viên được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.
