1. Trả nợ nhà cung cấp Nợ TK 331 Phải trả cho người bán Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
2. Ghi nhận chiết khấu thanh toán được hưởng Nợ TK 331 Phải trả cho người bán Có TK 515 (Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng)
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi nhà cung cấp đến nhận tiền mặt trực tiếp hoặc nhân viên mua hàng mang tiền mặt đến trả nợ cho nhà cung cấp sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
Sau khi nhận được yêu cầu trả nợ của nhà cung cấp hoặc yêu cầu của Kế toán trưởng chi trả nợ cho nhà cung cấp, nhân viên làm đề nghị thanh toán và chuyển Kế toán tiền mặt sẽ lập Phiếu chi.
Kế toán chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt sau đó chuyển lại cho Thủ quỹ.
Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi để chi tiền, sau đó ký vào phiếu chi và yêu cầu người nhận tiền ký vào, đồng thời ghi sổ quỹ.
Thủ quỹ lưu 1 liên, trả lại 1 liên cho Kế toán tiền mặt và chuyển 1 liên cho nhà cung cấp.
Kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu chi đã đủ chữ ký để ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu trữ Phiếu chi.
3. Ví dụ
Ngày 04/02/2017, doanh nghiệp trả tiền nợ cho công ty TNHH Liên Hoa theo các hóa đơn đã mua hàng trước đó, số tiền trả là 80.000.000đ.
1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Trả tiền nhà cung cấp (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Trả tiền nhà cung cấp).
2. Khai báo thông tin trả tiền nhà cung cấp:
Chọn phương thức thanh toán, loại tiền thanh toán.
Tại mục Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp muốn trả nợ.
Tại mục Ngày trả tiền: nhập ngày thực hiện trả tiền nhà cung cấp.
Tại mục NV mua hàng: chọn nhân viên tương ứng (trường hợp muốn theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết theo nhân viên mua hàng).
3. Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ tự động hiển thị danh sách các chứng từ công nợ theo thông tin đã khai báo.
4. Tích chọn chứng từ muốn thanh toán tiền nợ.
5. Trường hợp số tiền trả nhà cung cấp nhỏ hơn số nợ thực tế trên chứng từ, cần nhập lại số tiền trả nhà cung cấp vào cột Số trả. Hoặc có thể nhập tổng số tiền trả nợ vào mục Số tiền để chương trình tự động phân bổ vào các chứng từ công nợ theo quy tắc, chứng từ nào phát sinh trước sẽ được trả trước.
6. Khai báo thông tin chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có).
7. Nhấn Trả tiền, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi trả tiền nhà cung cấp.
8. Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin của chứng từ.
9. Nhấn Cất.
Lưu ý:
Sau khi phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.
Chương trình sẽ tự động cập nhật lại số còn phải trả nhà cung cấp trên tab Công nợ của phân hệ Mua hàng.
Có thể chọn cách lập phiếu chi thông thường để ghi nhận số tiền trả nợ cho nhà cung cấp trong trường hợp:
Không có nhu cầu theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết theo từng hóa đơn.
Có nhu cầu theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết theo từng hoá đơn, nhưng tại thời điểm trả không xác định được hoá đơn cần trả. => Sau khi lập phiếu chi, kế toán sẽ sử dụng chức năng Đối trừ chứng từ để bù trừ công nợ cho nhà cung cấp.
