Bước 1: Ghi giảm TSCĐ mang đi trao đổi trên sổ TSCĐ

1. Vào phân hệ Tài sản cố định, chọn Ghi giảm (hoặc vào tab Ghi giảm, nhấn Thêm). 2. Khai báo tài sản bị ghi giảm. Tab Tài sản: chọn tài sản mang đi trao đổi, đồng thời chọn lại thông tin TK xử lý giá trị còn lại là TK 811. Tab Hạch toán: ghi nhận bút toán ghi giảm do mang TSCĐ đi trao đổi. 3. Nhấn Cất.

Bước 2: Hạch toán thu nhập tăng do mang TSCĐ đi trao đổi

1. Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác (hoặc vào tab Chứng từ NVK, nhấn Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác). 2. Khai báo chứng từ hạch toán tăng thu nhập do mang TSCĐ đi trao đổi. Hạch toán. Thuế (nếu có) 3. Nhấn Cất.

Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ tăng TSCĐ nhận về do trao đổi

Tùy thuộc vào phương thức thanh toán mà nghiệp vụ này sẽ được thực hiện trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ: trên phân hệ Tổng hợp. 1. Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác (hoặc vào tab Chứng từ NVK, nhấn Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác). 2. Khai báo chứng từ tăng TSCĐ nhận về do trao đổi. Hạch toán. Thuế (nếu có). 3. Nhấn Cất.

Bước 4: Ghi tăng TSCĐ nhận về vào sổ TSCĐ

1. Vào phân hệ Tài sản cố định, chọn Ghi tăng (hoặc vào tab Ghi tăng, nhấn Thêm). 2. Khai báo thông tin về TSCĐ nhận về do trao đổi. Tab Thông tin chung: khai báo các thông tin về tài sản như tên, loại, đơn vị sử dụng, nước sản xuất... Lưu ý:  Với các tài sản cũ đã hết khấu hao nhưng vẫn được sử dụng hoặc chưa khấu hao hết nhưng bị mất... nếu đơn vị vẫn muốn theo dõi trên sổ tài sản, thì khi ghi tăng sẽ chọn trạng thái của tài sản là Cũ, đồng thời tích chọn vào thông tin Không tính khấu hao. Có thể đính kèm các tài liệu như Biên bản giao nhận tài sản, Hồ sơ kỹ thuật,... vào thông tin TSCĐ được ghi tăng. Tab Thông tin khấu hao: khai báo thông tin phục vụ cho việc quản lý và tính khấu hao TSCĐ như thời gian sử dụng, nguyên giá, thời gian sử dụng... Lưu ý: Với những TSCĐ có quy định về mức tối đa khi tính khấu hao, nếu tích chọn thông tin Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN và nhập Giá trị tính KH theo luật, thì khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, phần chênh lệch giữa Giá trị KH hàng tháng với Giá trị tính KH theo luật (chênh lệch > 0) sẽ được tính vào chi phí không hợp lý.  Tab Thiết lập phân bổ: chọn đối tượng sẽ được phân bổ chi phí khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng. => => Chương trình mặc định đối tượng phân bổ theo thông tin Đơn vị sử dụng bên tab Thông tin chung, nhưng cho phép chọn lại thành: công trình, đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng. Tab Nguồn gốc hình thành: nhập nguồn gốc hình thành tài sản. Đồng thời, chọn chứng từ hạch toán ghi nhận tăng TSCĐ do trao đổi đã lập ở bước 3. 3. Nhấn Ghi tăng. Lưu ý: Trường hợp TSCĐ được cấu thành từ nhiều bộ phận hoặc có các phụ tùng kèm theo, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Bộ phận cấu thành và Dụng cụ, phụ tùng kèm theo để quản lý. Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), TSCĐ được ghi tăng khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó. Trường hợp muốn lấy thông tin TSCĐ đã khai báo từ sổ này sang sổ khác, Kế toán có thể sử dụng chức năng Lấy TSCĐ từ hệ thống quản trị (hoặc ngược lại). Đồng thời không được đặt mã tài sản trùng nhau giữa các chi nhánh và hệ thống sổ.

Bước 5: Thu hoặc trả thêm tiền do chênh lệch giá trị giữa TSCĐ mang đi trao đổi và nhận về

Tùy thuộc vào phương thức thanh toán mà nghiệp vụ này sẽ được thực hiện trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ: trên phân hệ Ngân hàng. 1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Thu tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Thu tiền). 2. Khai báo chứng từ thu thêm tiền do trao đổi TSCĐ. 3. Nhấn Cất.