Nhân viên nhận được nhiệm vụ phân công của lãnh đạo doanh nghiệp như đi công tác, đi mua hàng… mà không thực hiện tạm ứng chi phí trước, khi hoàn thành sẽ làm các thủ tục thanh toán tiền theo quy trình sau:

1. Nhân viên làm Đề nghị thanh toán kèm theo hóa đơn, chứng từ liên quan và chuyển cho Kế toán thanh toán.
2. Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu đúng mục đích, quy định của công ty, có giấy tờ, hóa đơn hợp lý chứng minh thì sẽ chuyển cho Kế toán trưởng. Trường hợp nhân viên chưa có đủ giấy tờ chứng từ chứng minh hoặc sai quy định thì chuyển nhân viên làm lại.
3. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt thanh toán và chuyển lại cho Kế toán thanh toán.
4. Kế toán thanh toán hạch toán chứng từ thanh toán cho nhân viên. Nếu số tiền thanh toán được thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán thanh toán thực hiện lập Phiếu chi để thanh toán tiền cho nhân viên và chuyển cho Thủ quỹ để chi tiền.
5. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi, thực hiện chi tiền cho nhân viên, nhân viên và Thủ quỹ ký vào Phiếu chi. Thủ quỹ chuyển 1 liên cho Kế toán, 1 liên lưu và đồng thời ghi vào sổ quỹ.
6. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi đã đủ chữ ký để ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu trữ Phiếu chi.