Bước 1: Tạo đợt bảo hiểm

Hàng tháng Nhân sự cần thực hiện tạo mới một đợt bảo hiểm để kê khai bảo hiểm cho các trường hợp tăng, giảm lao động hay điều chỉnh bảo hiểm trong kỳ (nếu có).  Các bước thực hiện như sau: 1. Vào phân hệ Lương\tại mục Bảo hiểm\chọn Đợt bảo hiểm. 2. Nhấn Thêm. 3. Khai báo các thông tin của đợt bảo hiểm. Trường hợp tạo mới đợt bảo hiểm để điều chỉnh, bổ sung thông tin cho đợt bảo hiểm khác trong tháng thì tại ô Đợt: Nhập số thứ tự của đợt báo cáo để tiện theo dõi. 4. Nhấn Đồng ý. 5. Nhấn Thiết lập thông tin bảo hiểm, thông tin đơn vị và thông tin cơ quan bảo hiểm xã hội được lấy theo thông tin đơn vị trên Hệ thống\Tùy chọn\Thông tin đơn vị, có thể chỉnh sửa nếu cần. Lưu ý: Thông tin bảo hiểm dùng để lấy lên thông tin của các tờ khai kê khai bảo hiểm. 6. Nhấn Cất.

Bước 2: Kê khai bảo hiểm

Báo tăng lao động trong kỳ 1. Vào phân hệ Lương\tại mục Bảo hiểm\chọn Đợt bảo hiểm. 2. Chọn đợt bảo hiểm cần kê khai, sau đó chọn tab Lao động tăng. 3. Nhấn chuột phải, chọn Chọn nhân viên. Chọn Tăng mới: Để báo tăng cho nhân viên mới ký hợp đồng lao động. Chọn Tăng lại: Để báo tăng cho nhân viên sau khi nghỉ thai sản, nghỉ không lương hoặc ốm đau trên 14 ngày. => Chương trình sẽ lấy lên danh sách nhân viên thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Có hợp đồng lao động và ngày hiệu lực của hợp đồng trước ngày kết thúc của đợt bảo hiểm. Nhân viên đang làm việc (bao gồm cả các trạng thái: Đang làm thủ tục thôi việc, đình chỉ công tác, không có việc làm) hoặc có ngày nghỉ việc sau ngày kết thúc của đợt bảo hiểm. Đã thực hiện báo giảm tạm thời (đối với trường hợp Tăng lại). 4. Tích chọn các nhân viên muốn báo tăng, sau đó nhấn Chọn. 5. Thực hiện báo tăng cho từng nhân viên bằng cách: Chọn nhân viên cần báo tăng, nhấn chuột phải và chọn Tăng lao động. Chương trình sẽ hiển thị Thông tin nhân viên và Thông tin tham gia bảo hiểm theo các thông tin của nhân viên đã khai báo tại phân hệ Hồ sơ (nếu có) tuy nhiên Nhân sự vẫn có thể thay đổi lại một số thông tin nếu cần. Một số thông tin cần phải tự thiết lập lại hoặc khai báo bổ sung (nếu cần) như: Loại bảo hiểm. Phụ cấp TNN (Thâm niên nghề nghiệp), Phụ cấp TN VK (Thâm niên vượt khung), Phụ cấp lương, Phụ cấp khác. Lưu ý: Trường hợp nhân viên là công dân nước ngoài, nhân sự tích chọn Lao động là công dân nước ngoài. Chương trình cho phép nhân sự tự thiết lập tỷ lệ đóng bảo hiểm (Tỷ lệ đóng của các loại bảo hiểm không được vượt quá 100%) 6. Nhấn Cất. Chương trình sẽ cập nhật các thông tin: Tỷ lệ đóng, Nơi đăng ký KCB và Mức lương đóng bảo hiểm vào phần Thông tin bảo hiểm\tab Thông tin công việc tương ứng với từng hồ sơ nhân viên. Lưu ý: Nếu thiết lập đối chối dữ liệu hồ sơ nhân viên với dữ liệu bảo hiểm điện tử trên Hệ thống\Tùy chọn\Lương, Thuế, Bảo hiểm, thì khi kê khai bảo hiểm xã hội chương trình sẽ kiểm tra dữ liệu hồ sơ nhân viên với dữ liệu bảo hiểm điện tử. Có thể loại bỏ nhân viên ra khỏi sanh sách lao động tăng bằng cách, chọn nhân viên muốn loại bỏ (chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl), nhấn chuột phải và chọn Loại bỏ. Những nhân viên cần báo tăng có thông tin tham gia bảo hiểm giống nhau thì có thể sử dụng chức năng Tăng hàng loạt. Báo giảm lao động trong kỳ 1. Vào phân hệ Lương\tại mục Bảo hiểm\chọn Đợt bảo hiểm. 2. Chọn đợt bảo hiểm cần kê khai, sau đó chọn tab Lao động giảm. 3. Nhấn chuột phải, chọn Chọn nhân viên. Chương trình sẽ lấy lên danh sách nhân viên thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Nhân viên đang làm việc (bao gồm cả các trạng thái: Đang làm thủ tục thôi việc, đình chỉ công tác, không có việc làm) hoặc có ngày nghỉ việc sau ngày kết thúc của đợt bảo hiểm. Nhân viên đã được báo tăng trước đó và chưa bị báo giảm. 4. Tích chọn các nhân viên muốn báo giảm, sau đó nhấn Chọn. 5. Thực hiện báo giảm cho từng nhân viên bằng cách: Chọn nhân viên cần báo giảm, nhấn chuột phải và chọn Giảm lao động. Chương trình sẽ hiển thị Thông tin nhân viên theo các thông tin đã khai báo tại phân hệ Hồ sơ (nếu có). Thiết lập Thông tin điều chỉnh giảm và Thông tin bổ sung bao gồm: Thời gian điều chỉnh giảm Lý do điều chỉnh giảm Với lý do điều chỉnh giảm phải thu hồi thẻ BHYT, tích chọn Trả thẻ BHYT hoặc Truy đóng bổ sung BHYT (do không trả thẻ). Lưu ý: Trường hợp tích chọn Truy đóng bổ sung BHYT (do không trả thẻ), sau khi nhấn Cất chương trình sẽ tự động sinh ra một bản ghi điều chỉnh BHYT của nhân viên tương ứng trên tab Điều chỉnh. 6. Nhấn Cất. Lưu ý: Có thể loại bỏ nhân viên ra khỏi sanh sách lao động giảm bằng cách, chọn nhân viên muốn loại bỏ (chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl), nhấn chuột phải và chọn Loại bỏ. Những nhân viên cần báo giảm có thông tin điều chỉnh giảm và thông tin bổ sung giống nhau thì có thể sử dụng chức năng Giảm hàng loạt. Điều chỉnh bảo hiểm trong kỳ Thay đổi mức đóng bảo hiểm hoặc chức danh công việc Áp dụng trong trường hợp: Điều chỉnh mức lương đóng bảo hiểm, chức danh hay vị trí công việc của nhân viên. 1. Vào phân hệ Lương\tại mục Bảo hiểm\chọn Đợt bảo hiểm. 2. Chọn đợt bảo hiểm cần kê khai, sau đó chọn tab Điều chỉnh. 3. Nhấn chuột phải, chọn Chọn nhân viên\Lương, chức danh công việc. Chương trình sẽ lấy lên danh sách nhân viên thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Nhân viên đang làm việc (bao gồm cả các trạng thái: Đang làm thủ tục thôi việc, đình chỉ công tác, không có việc làm) hoặc có ngày nghỉ việc sau ngày kết thúc của đợt bảo hiểm. Nhân viên đã được báo tăng trước đó và chưa bị báo giảm. 4. Tích chọn các nhân viên muốn điều chỉnh mức đóng bảo hiểm hoặc chức danh công việc, sau đó nhấn Chọn. 5. Thực hiện điều chỉnh cho từng nhân viên bằng cách: Chọn nhân viên cần điều chỉnh, nhấn chuột phải và chọn Điều chỉnh. Chương trình sẽ hiển thị Thông tin nhân viên theo các thông tin đã khai báo tại phân hệ Hồ sơ (nếu có). Thiết lập Thông tin điều chỉnh bao gồm: Thời gian điều chỉnh. Chức danh công việc mới. Mức lương đóng bảo hiểm mới. 6. Nhấn Cất. Chương trình sẽ tự động cập nhật mức lương đóng bảo hiểm mới vào phần Thông tin lương\tab Thông tin công việc tương ứng với từng hồ sơ nhân viên. Lưu ý: Có thể loại bỏ nhân viên ra khỏi sanh sách Điều chỉnh lương, chức danh công việc bằng cách, chọn nhân viên muốn loại bỏ (chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl), nhấn chuột phải và chọn Loại bỏ. Những nhân viên có thông tin điều chỉnh giống nhau thì có thể sử dụng chức năng Điều chỉnh hàng loạt. Điều chỉnh BHYT Áp dụng trong trường hợp: Bổ sung BHYT: 1. Người lao động nghỉ việc nhưng không trả thẻ hoặc trả thẻ BHYT muộn hơn so với thời gian nộp hồ sơ báo giảm lao động được cơ quan bảo hiểm xác nhận thành công. 2. Nhân sự khai báo điều chỉnh tăng lương hoặc thêm phụ cấp cho người lao động sau thời gian quyết định ký tăng lương hoặc tăng phụ cấp của người có thẩm quyền ký duyệt trong đơn vị. Nhân sự cần kê bổ sung để đóng bù số thiếu tính từ thời gian là tháng ký quyết định tới tháng khai báo điều chỉnh và chịu thêm số tiền lãi phạt nộp chậm bảo hiểm. 3. Người lao động ký nhiều hợp đồng lao động phải tham gia BHXH và BHTN ở hợp đồng được ký đầu tiên nhưng BHYT phải tham gia tại đơn vị ký hợp đồng lao động có mức đóng bảo hiểm y tế cao hơn. Điều này dẫn đến việc điều chỉnh nộp BHYT cho nhân viên nhưng không phải đóng BHXH và BHTN. Thoái trả BHYT: Nhân sự kê khai số BHYT cần đóng hoặc mức đóng của nhân viên có sự sai sót lớn hơn mức cần đóng định kỳ khi đó phải làm thủ tục đệ trình thoái trả với cơ quan bảo hiểm, yêu cầu cơ quan bảo hiểm trả lại số tiền thừa cho doanh nghiệp. Cách thực hiện: 1. Vào phân hệ Lương\tại Bảo hiểm\chọn Đợt bảo hiểm. 2. Chọn đợt bảo hiểm cần kê khai, sau đó chọn tab Điều chỉnh. 3. Nhấn chuột phải, chọn Chọn nhân viên\Điều chỉnh BHYT. Chương trình sẽ lấy lên danh sách nhân viên thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Nhân viên đang làm việc (bao gồm cả các trạng thái: Đang làm thủ tục thôi việc, đình chỉ công tác, không có việc làm) hoặc có ngày nghỉ việc sau ngày kết thúc của đợt bảo hiểm. Nhân viên đã được báo tăng trước đó. 4. Tích chọn các nhân viên muốn điều chỉnh BHYT, sau đó nhấn Chọn. 5. Thực hiện điều chỉnh cho từng nhân viên bằng cách: Chọn nhân viên cần điều chỉnh, nhấn chuột phải và chọn Điều chỉnh. Chương trình sẽ hiển thị Thông tin nhân viên theo các thông tin đã khai báo tại phân hệ Hồ sơ (nếu có). Thiết lập Thông tin điều chỉnh bao gồm: Loại điều chỉnh. Thời gian điều chỉnh. 6. Nhấn Cất. Lưu ý: Trường hợp điều chỉnh bổ sung BHYT do người lao động nghỉ việc nhưng không trả thẻ, sau khi báo giảm lao động trong kỳ trên tab Lao động giảm, chương trình sẽ tự động sinh ra một bản ghi điều chỉnh BHYT của nhân viên tương ứng trên tab Điều chỉnh. Có thể loại bỏ nhân viên ra khỏi sanh sách Điều chỉnh BHYT bằng cách, chọn nhân viên muốn loại bỏ (chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl), nhấn chuột phải và chọn Loại bỏ. Những nhân viên có thông tin điều chỉnh giống nhau thì có thể sử dụng chức năng Điều chỉnh hàng loạt. Điều chỉnh BHTN Áp dụng trong trường hợp: Bổ sung BHTN: 1. Trong kỳ báo cáo nhân viên đủ điều kiện tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của nhà nước. Ví dụ: theo luật từ 01/01/2018 thì đối với hợp đồng lao động ký từ 1 đến 3 tháng người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia BHXH nhưng không phải tham gia BHTN. Về sau, khi ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký đóng BHTN cho nhân viên. 2. Khi điều chỉnh tăng lương hoặc thêm phụ cấp cho người lao động thì Nhân sự cần kê bổ sung để đóng bù số thiếu tính từ thời gian là tháng ký quyết định tới tháng khai báo điều chỉnh và chịu thêm số tiền lãi phạt nộp chậm bảo hiểm. Thoái trả BHTN: 1. Nhân sự kê khai số BHTN cần đóng hoặc mức đóng của nhân viên có sự sai sót lớn hơn mức cần đóng định kỳ khi đó phải làm thủ tục đệ trình thoái trả với cơ quan bảo hiểm, yêu cầu cơ quan bảo hiểm trả lại số tiền thừa. 2. Người lao động chưa đủ điều kiện tham gia BHTN mà nhân sự khai báo đóng BHTN từ các kỳ trước thì nhân sự cần làm thủ tục thoái trả BHTN để cơ quan bảo hiểm hoàn trả số tiền đóng thừa hoặc chuyển số tiền đóng thừa bù vào các kỳ tiếp theo. Cách thực hiện: 1. Vào phân hệ Lương\tại Bảo hiểm\chọn Đợt bảo hiểm. 2. Chọn đợt bảo hiểm cần kê khai, sau đó chọn tab Điều chỉnh. 3. Nhấn chuột phải, chọn Chọn nhân viên\Điều chỉnh BHTN. Chương trình sẽ lấy lên danh sách nhân viên thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Nhân viên đang làm việc (bao gồm cả các trạng thái: Đang làm thủ tục thôi việc, đình chỉ công tác, không có việc làm) hoặc có ngày nghỉ việc sau ngày kết thúc của đợt bảo hiểm. Nhân viên đã được báo tăng trước đó và chưa bị báo giảm. 4. Tích chọn các nhân viên muốn điều chỉnh BHTN, sau đó nhấn Chọn. 5. Thực hiện điều chỉnh cho từng nhân viên bằng cách: Chọn nhân viên cần điều chỉnh, nhấn chuột phải và chọn Điều chỉnh. Chương trình sẽ hiển thị Thông tin nhân viên theo các thông tin đã khai báo tại phân hệ Hồ sơ (nếu có). Thiết lập Thông tin điều chỉnh bao gồm: Loại điều chỉnh. Thời gian điều chỉnh. 6. Nhấn Cất. Lưu ý: Có thể loại bỏ nhân viên ra khỏi sanh sách Điều chỉnh BHTN bằng cách, chọn nhân viên muốn loại bỏ (chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl), nhấn chuột phải và chọn Loại bỏ. Những nhân viên có thông tin điều chỉnh giống nhau thì có thể sử dụng chức năng Điều chỉnh hàng loạt. Điều chỉnh thông tin trên hồ sơ tham gia bảo hiểm Áp dụng trong trường hợp: Nhân viên có thay đổi thông tin cá nhân như (họ tên, địa chỉ, chứng minh thư, thẻ căn cước, dân tộc...) hoặc thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu. 1. Vào phân hệ Lương\tại Bảo hiểm\chọn Đợt bảo hiểm. 2. Chọn đợt bảo hiểm cần kê khai, sau đó chọn tab Điều chỉnh. 3. Nhấn chuột phải, chọn Chọn nhân viên\Điều chỉnh hồ sơ đóng bảo hiểm. Chương trình sẽ lấy lên danh sách nhân viên thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Nhân viên đang làm việc (bao gồm cả các trạng thái: Đang làm thủ tục thôi việc, đình chỉ công tác, không có việc làm) hoặc có ngày nghỉ việc sau ngày kết thúc của đợt bảo hiểm. Nhân viên đã được báo tăng trước đó và chưa bị báo giảm. 4. Tích chọn các nhân viên muốn điều chỉnh thông tin, sau đó nhấn Chọn. 5. Thực hiện điều chỉnh cho từng nhân viên bằng cách: Chọn nhân viên cần điều chỉnh, nhấn chuột phải và chọn Điều chỉnh. Chương trình sẽ hiển thị thông tin nhân viên tại cột Nội dung cũ theo các thông tin đã khai báo tại phân hệ Hồ sơ (nếu có). Thiết lập Thông tin điều chỉnh bao gồm: Thời gian điều chỉnh. Các nội dung điều chỉnh. Lý do điều chỉnh. 6. Nhấn Cất. Lưu ý: Có thể loại bỏ nhân viên ra khỏi sanh sách Điều chỉnh hồ sơ đóng bảo hiểm  bằng cách, chọn nhân viên muốn loại bỏ (chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl), nhấn chuột phải và chọn Loại bỏ. Lưu ý: Nếu thiết lập đối chối dữ liệu hồ sơ nhân viên với dữ liệu bảo hiểm điện tử trên Hệ thống\Tùy chọn\Lương, Thuế, Bảo hiểm, thì khi kê khai bảo hiểm xã hội chương trình sẽ kiểm tra dữ liệu hồ sơ nhân viên với dữ liệu bảo hiểm điện tử.