Nhập khẩu từ Excel

[MISAJSC]

Tìm kiếm:

Mục lục

Home > Nhân sự V2 > Hướng dẫn nghiệp vụ > Các tiện ích chung trên phần mềm > Nhập khẩu từ Excel
Nhập khẩu từ Excel

1. Nội dung

Cho phép nhập khẩu các dữ liệu đang được lưu trữ trên file excel vào chương trình, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Các nội dung có thể nhập khẩu vào chương trình như: Hồ sơ, Hợp đồng, Phụ lục hợp đồng...

2. Các bước thực hiện

1. Trên giao diện danh sách nhấn Tiện ích\Nhập khẩu, sau đó lựa chọn nội dung cần nhập khẩu.

2. Để nhập khẩu dữ liệu, có thể sử dụng tệp excel có sẵn hoặc nhấn Tải tệp mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.

Lưu ý: Các nội dung có dấu (*) là các nội dung bắt buộc nhập.

3. Chọn tệp Excel cần nhập khẩu bằng cách nhấn vào biểu tượng .

4. Tại mục Sheet nhập khẩu: nhấn biểu tượng và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu vào phần mềm.

5. Tại mục Dòng tiêu đề là dòng: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên phần mềm.

Lưu ý: Trường hợp tiêu đề nằm trên nhiều dòng thì nhập số thứ tự dòng tiêu đề là dòng dưới cùng.

6. Nhấn Tiếp theo.

7. Chọn cách thức xử lý khi có dữ liệu trên tệp excel nhập khẩu bị trùng với dữ liệu đã có trên phần mềm:

Ghi đè: Lấy theo dữ liệu trên tệp excel nhập khẩu.

Bỏ qua: Giữ nguyên thông tin hiện tại trên phần mềm.

Lưu ý: Chương trình căn cứ vào Cột dữ liệu kiểm tra bản ghi trùng để kiểm tra dữ liệu trùng.

8. Thực hiện ghép các cột trên phần mềm với các cột trên tệp excel.

Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, thì chương trình đã tự động ghép các cột trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp excel

Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu của đơn vị, thì chương trình sẽ tự động ghép các cột có thể nhận dạng được và Nhân sự sẽ phải tự chọn ghép các cột còn lại.

Lưu ý: Ngoài ra, có thể sử dụng chức năng Thiết lập từ điển ghép cột: Áp dụng trong trường hợp đơn vị không sử dụng tệp excel mẫu do phần mềm cung cấp. Khi đó, với mỗi tên cột mặc định trên phần mềm, Nhân sự sẽ khai báo tên cột tương ứng thường dùng trên tệp excel của đơn vị (có thể một hoặc nhiều tên cách nhau bằng dấu ";") để chương trình nhận biết và ghi nhớ. Mỗi lần thực hiện nhập khẩu chương trình sẽ tự động ghép các cột trên phần mềm với các cột dữ liệu trên tệp excel căn cứ theo tên cột đã khai báo, giúp Nhân sự không mất công phải chọn lại từng cột để ghép như trên. Cách thực hiện:

Tại cột Tên cột tự động ghép trên tệp nguồn: Nhấn đúp chuột vào dòng muốn khai báo và nhập thêm tên cột thường dùng.

Nhấn Cất, sau đó nhấn Có để chương trình tự đông ghép cột.

9. Nhấn Kiểm tra dữ liệu. Chương trình sẽ kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập khẩu và thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu.

Nhấn Có để tải file kết quả nhập khẩu về kiểm tra nguyên nhân lỗi và chỉnh sửa lại (nếu có)

10. Nhấn Nhập khẩu, chương trình sẽ thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và thông báo kết quả nhập khẩu.

Lưu ý:

Trường hợp khi nhập khẩu hợp đồng/phụ lục hợp đồng, nhân sự có thể nhấn Sinh lịch sử lương để chương trình tự động sinh lịch sử lương cho các hợp đồng/phụ lục hợp đồng nhập khẩu thành công.

Trường hợp Nhập khẩu/Hồ sơhoặc Nhập khẩu/Bằng cấp từ file excel lên hệ thống, nếu các trường thông tin Nơi đào tạo/Khoa/Chuyên ngành trong file excel không thuộc dữ liệu mặc định trên hệ thống thì chương trình vẫn cho phép nhập khẩu.

Xem thêm

AMIS.VN	Copyright © 2012 [MISA JSC] All Rights Reserved.