Khi công ty chuyển khoản trả nợ cho nhà cung cấp, quy trình thực hiện như sau:

1. Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi mua hàng/cấp trên hoặc do nhà cung cấp đến đòi nợ, Kế toán thanh toán sẽ lập Ủy nhiệm chi/Séc chuyển khoản/Lệnh chi/Séc tiền mặt.
2. Chuyển Ủy nhiệm chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
3. Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ.
4. Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, Kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Trả tiền nhà cung cấp (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Trả tiền nhà cung cấp).

2. Khai báo thông tin trả tiền nhà cung cấp:

• Chọn phương thức thanh toán, loại tiền thanh toán.
• Tại mục Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp muốn trả nợ.
• Tại mục Ngày trả tiền: nhập ngày thực hiện trả tiền nhà cung cấp.
• Tại mục NV mua hàng: chọn nhân viên tương ứng (trường hợp muốn theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết theo nhân viên mua hàng).

3. Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ tự động hiển thị danh sách các chứng từ công nợ theo thông tin đã khai báo.

4. Tích chọn chứng từ muốn thanh toán tiền nợ.
5. Trường hợp số tiền trả nhà cung cấp nhỏ hơn số nợ thực tế trên chứng từ, cần nhập lại số tiền trả nhà cung cấp vào cột Số trả. Hoặc có thể nhập tổng số tiền trả nợ vào mục Số tiền để chương trình tự động phân bổ vào các chứng từ công nợ theo quy tắc, chứng từ nào phát sinh trước sẽ được trả trước.
6. Khai báo thông tin chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có).

7. Nhấn Trả tiền, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ trả tiền nhà cung cấp tương ứng với phương thức thanh toán đã chọn. (Ví dụ: Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp).
8. Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin của chứng từ.
9. Nhấn Cất.

Lưu ý:

• Chương trình sẽ tự động cập nhật lại số còn phải trả nhà cung cấp trên tab Công nợ của phân hệ Mua hàng.
• Có thể chọn cách lập chứng từ chi tiền gửi thông thường để ghi nhận số tiền trả nợ cho nhà cung cấp trong trường hợp:
  • Không có nhu cầu theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết theo từng hóa đơn.
  • Có nhu cầu theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết theo từng hoá đơn, nhưng tại thời điểm trả không xác định được hoá đơn cần trả. => Sau khi lập chứng từ chi tiền gửi, kế toán sẽ sử dụng chức năng Đối trừ chứng từ để bù trừ công nợ cho nhà cung cấp.
• Có thể in được các mẫu chứng từ ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền... theo đúng mẫu của ngân hàng, để chuyển cho các bộ phận liên quan ký duyệt và mang ra ngân hàng làm căn cứ chuyển tiền.