Chi bổ sung tiền tạm ứng thiếu bằng tiền mặt cho nhân viên sau khi thực hiện quyết toán tạm ứng
1. Định khoản
Nợ TK 141 Tạm ứng Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
2. Mô tả nghiệp vụ
Nhân viên tạm ứng đi công tác về hoặc hoàn thành công việc được giao sẽ chuẩn bị đủ các hoá đơn, chứng từ liên quan và thực hiện quyết toán tạm ứng. Số tiền tạm ứng chi không đủ sẽ được đơn vị chi bổ sung thêm. Quy trình quyết toán tạm ứng được thực hiện như sau:
Nhân viên làm Đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo hóa đơn, chứng từ liên quan và chuyển cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu đúng mục đích, quy định của công ty, có giấy tờ, hóa đơn hợp lý chứng minh thì sẽ chuyển cho Kế toán trưởng. Trường hợp nhân viên chưa có đủ giấy tờ chứng từ chứng minh hoặc sai quy định thì chuyển nhân viên làm lại.
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt thanh quyết toán tạm ứng và chuyển lại cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán hạch toán chứng từ quyết toán tạm ứng. Trường hợp số thực chi vượt quá số tạm ứng thì Kế toán thanh toán lập Phiếu chi để chi bổ sung cho nhân viên và chuyển cho Thủ quỹ để chi tiền cho nhân viên.
Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi, thực hiện chi tiền cho nhân viên, nhân viên và Thủ quỹ ký vào phiếu chi. Thủ quỹ chuyển 1 liên cho Kế toán, 1 liên lưu và đồng thời ghi vào sổ quỹ.
Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi đã đủ chữ ký để ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu trữ Phiếu chi..
3. Ví dụ
Ngày 05/01/2017, nhân viên Phạm Văn Đức nhận tiền tạm ứng đi công tác, số tiền 2.000.000đ.
Ngày 19/01/2017, nhân viên Phạm Văn Đức sau khi đi công tác về làm thủ tục quyết toán tạm ứng với tổng số tiền đã chi là 2.750.000đ.
Ngày 20/01/2017, Kế toán sau khi quyết toán xong, làm thủ tục thanh toán bổ sung thêm tiền mặt cho nhân viên Phạm Văn Đức.
5.1. Trường hợp nhân viên gửi yêu cầu quyết toán tạm ứng online trên hệ thống AMIS.VN
(Đang trong giai đoạn phát triển)
5.2. Trường hợp không sử dụng tính năng gửi yêu cầu quyết toán tạm ứng online trên hệ thống AMIS.VN
1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền).
2. Khai báo các thông tin chi tiết của phiếu chi.
Tại mục Đối tượng: chọn nhân viên tạm ứng.
Tại mục Lý do chi: chọn Tạm ứng cho nhân viên.
3. Nhấn Cất. Lưu ý: Sau khi phiếu chi bổ sung tiền tạm ứng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.
