Thiết lập cơ cấu phòng ban, bộ phận trong đơn vị, phục vụ cho công tác thống kê và quản lý nhân viên.
2. Các trường hợp nghiệp vụ
2.1 Khai báo cơ cấu tổ chức cho đơn vị không có chi nhánh
Với đơn vị không có chi nhánh, cơ cấu tổ chức của đơn vị được phân ra làm 2 cấp như sau:
Cấp thứ nhất: Tập đoàn/Tổng công ty: Cấp tổ chức này sẽ được chương trình tự động sinh ra ngay sau khi đăng ký sử dụng AMIS.VN thành công. Với cơ cấu tổ chức này, chương trình không cho phép Xóa hoặc Ngừng theo dõi mà chỉ có thể thực hiện chức năng Sửa để thay đổi lại một số thông tin.
Cấp thứ hai: Văn phòng/Trung tâm/Phòng ban/Nhóm/Tổ/Đội/Phân xưởng: Cấp tổ chức này thuộc cấp tổ chức thứ nhất.
Lưu ý:
Nên khai báo đầy đủ cơ cấu tổ chức của đơn vị đến cấp chi tiết nhất
(cấp thứ hai) để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán vì khi khai báo
danh mục, chứng từ...trên ứng dụng AMIS.VN-Kế toán, chương trình chỉ cho
phép khai báo thông tin Đơn vị, Đơn vị sử dụng theo cấp tổ chức chi tiết nhất.
Việc thêm mới cơ cấu tổ chức được thực hiện như sau:
1. Vào phân hệ Thiết lập\Danh mục\Cơ cấu tổ chức.
2. Nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin cơ cấu tổ chức trên tab Thông tin chung.
Tại mục Thuộc đơn vị: Chọn cơ cấu tổ chức cấp cha
Tại mục Cấp tổ chức: Chọn cấp tổ chức cho đơn vị khai báo.
4. Khai báo thông tin chức năng, nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức trên tab Chức năng, nhiệm vụ.
5. Nhấn Cất
2.2 Khai báo cơ cấu tổ chức cho đơn vị có chi nhánh
Với đơn vị có chi nhánh, cơ cấu tổ chức của đơn vị được phân ra làm 3 cấp như sau:
Cấp thứ nhất: Tập đoàn/Tổng công ty: Cấp tổ chức này sẽ được chương trình tự động sinh ra ngay sau khi đăng ký sử dụng AMIS.VN thành công. Với cơ cấu tổ chức này, chương trình không cho phép Xóa hoặc Ngừng theo dõi mà chỉ có thể thực hiện chức năng Sửa để thay đổi lại một số thông tin.
Cấp thứ hai: Công ty con/Chi nhánh/Văn phòng đại diện: Cấp tổ chức này thuộc cấp tổ chức thứ nhất và chương trình chỉ cho phép khai báo vớisố lượng tối đa bằng số lượng chi nhánh đã mua.
Cấp thứ ba: Văn phòng/Trung tâm/Phòng ban/Nhóm/Tổ/Đội/Phân xưởng: Cấp tổ chức này có thể thuộc cấp tổ chức thứ nhất hoặc thứ hai.
Lưu ý: Nên khai báo đầy đủ cơ cấu tổ chức của đơn vị đến cấp chi tiết nhất (cấp thứ ba) để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán vì khi khai báo danh mục, chứng từ...trên ứng dụng AMIS.VN-Kế toán, chương trình chỉ cho phép khai báo thông tin Đơn vị, Đơn vị sử dụng theo cấp tổ chức chi tiết nhất.
Việc thêm mới cơ cấu tổ chức được thực hiện như sau:
1. Vào phân hệ Thiết lập\Danh mục\Cơ cấu tổ chức.
2. Nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin cơ cấu tổ chức trên tab Thông tin chung.
Tại mục Thuộc đơn vị: Chọn cơ cấu tổ chức cấp cha
Tại mục Cấp tổ chức: Chọn cấp tổ chức cho đơn vị khai báo.
4. Khai báo thông tin chức năng, nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức trên tab Chức năng, nhiệm vụ.
5. Nhấn Cất.
Lưu ý: Chương trình chỉ cho phép thêm cơ cấu tổ chức Công ty con, Chi nhánh hoặc Văn phòng đại diện tối đa bằng số lượng chi nhánh đã mua khi mua sản phẩm AMIS.VN
Lưu ý: Trường hợp muốn Ngừng theo dõi 1 cơ cấu tổ chức vẫn chứa những hồ sơ nhân viên chưa thôi việc hoặc tài sản đang sử dụng, để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu thì khách hàng cần điều chuyển nhân viên/tài sản đó sang cơ cấu tổ chức còn hoạt động:
Thực hiện thuyên chuyển nhân viên bằng cách khai báo thêm thông tin Quá trình công tác của nhân viên. Xem hướng dẫn tại đây
