Cho phép nhân sự gửi email thông báo cùng lúc nhiều nhân viên theo các phòng ban bộ phận hoặc toàn bộ nhân viên có trong đơn vị theo một mẫu soạn thảo nhất định. Nhân sự có thể thực hiện gửi email hàng loạt trên các danh sách như: Bảng lương, Bảng chi trả tiền lương, đăng ký đi muộn về sớm, đăng ký làm bù, hồ sơ nhân viên...
2. Các bước thực hiện
Trước khi gửi email, nhân sự phải thực hiện thiết lập địa chỉ email gửi thông báo. Xem chi tiết tại đây.
Ví dụ: thực hiện gửi email hàng loạt trên danh sách quản lý đi muộn, về sớm.
1. Vào phân hệ Chấm công\Đi muộn, về sớm.
2. Nhấn Gửi Email\Gửi Email.
3. Chọn Gửi theo cơ cấu tổ chức và chọn cơ cấu tổ chức muốn gửi email, sau khi gửi email hàng loạt chương trình sẽ gửi email cho tất cả các nhân viên thuộc cơ cấu tổ chức đã chọn.
Lưu ý:
Trường hợp gửi email hàng loạt trên danh sách Bảng lương, Nhân sự không cần chọn cơ cấu tổ chức muốn gửi email mà chương trình sẽ mặc định gửi email cho tất cả các nhân viên có trong bảng lương.
Địa chỉ email của nhân viên được chương trình tự động xác định theo thông tin email của nhân viên khai báo tại phân hệ Hồ sơ\tab Thông tin liên hệ.
4. Khai báo tiêu đề và nội dung email bằng 1 trong 2 cách:
Cách 1: Sử dụng mẫu Email của chương trình hoặc do Nhân sự đã thiết lập.
Nhấn Mẫu
Chọn mẫu Email và nhấn Chọn.
Lưu ý: Có thể nhấn Thêm để thêm mới mẫu Email.
Tiêu đề và nội dung Email sẽ hiển thị theo mẫu Email đã chọn.
Cách 2: Soạn mới tiêu đề và nội dung Email.
Nhập tiêu đề và nội dung Email.
Sử dụng chức năng Trường trộn để thiết lập các thông tin do chương trình tự sinh, các thông tin này được lấy từ hồ sơ của nhân viên nhận Email. Sau khi gửi Email, thông tin được thiết lập trường trộn sẽ hiển thị thông tin của nhân viên nhận Email. Vd thiết lập trường trộn là Họ và tên (##FullName##) thì khi gửi Email cho nhân viên Nguyễn Văn A, trường thông tin #FullName# sẽ hiển thị là Nguyễn Văn A. Thiết lập trường trộn bằng cách:
Để trỏ chuột tại vị trí muốn thiết lập.
Nhấn Trường trộn, sau đó chọn thông tin cần trộn.
5. Nhấn Gửi.
Lưu ý: Có thể đính kèm file vào Email bằng cách nhấn Đính kèm hoặc nhấn Loại bỏ để xóa file đính kèm khỏi Email.
