Căn cứ vào quyết định khen thưởng đã được lãnh đạo đơn vị ký duyệt, nhân sự lập danh sách nhân viên được khen thưởng.
Sau khi nhân sự khai báo xong quyết định khen thưởng, chương trình sẽ tự động lấy danh sách nhân viên đã khai báo vào tab Nhân viên được khen thưởng trên màn hình danh sách quyết định khen thưởng.
Tuy nhiên, tại tab Nhân viên được khen thưởng, nhân sự có thể khai báo thêm nhân viên bằng các cách sau:
Cách 1: Chọn nhân viên từ danh sách
1. Vào phân hệ Khác\Khen thưởng.
2. Chọn quyết định khen thưởng, sau đó chọn tab Nhân viên được khen thưởng.
3. Nhấn Chọn nhân viên.
4. Chọn cơ cấu tổ chức, sau đó tích chọn nhân viên được khen thưởng trên danh sách.
Lưu ý: Chương trình không hiển thị nhân viên đã được khai báo trên tab Nhân viên được khen thưởng.
5. Nhấn Chọn. Chương trình sẽ cập nhật đồng thời thông tin khen thưởng của mỗi nhân viên vào tab Nhân viên được khen thưởng trên danh sách khen thưởng, tab Nhân viên được khen thưởng trên màn hình khai báo khen thưởng và tab Khen thưởng tại phân hệ Hồ sơ.
Cách 2: Nhập khẩu từ excel
1. Tại tab Nhân viên được khen thưởng, nhấn chuột phải và chọn Tiện ích\Nhập khẩu nhân viên được khen thưởng. Xem chi tiết hướng dẫn nhập khẩu tại đây.
Lưu ý:
Nhân sự có thể sửa thông tin hoặc bỏ bớt nhân viên trên danh sách bằng cách nhấn Sửa hoặc Loại bỏ.
Nhân sự có thể sử dụng chức năng Xuất khẩu để lấy danh sách nhân viên được khen thưởng về máy tính, phục vụ in ấn hoặc kiểm tra.
Để cập nhật thông tin của nhiều nhân viên được khen thưởng cùng lúc, nhân sự nhấn chuột phải và chọn Tiện ích\Cập nhật hàng loạt. Xem chi tiết hướng dẫn Cập nhật hàng loạt tại đây.
Sau khi chọn nhân viên, chương trình tự động sinh bản ghi trên Hồ sơ\Tab Khen thưởng tương ứng với nhân viên được chọn.
Bước 2: Thông báo quyết định khen thưởng cho nhân viên
Sau
khi lập danh sách nhân viên được khen thưởng, nhân sự sẽ thông báo về quyết định khen thưởng tới nhân viên. Nhân sự có thể thực hiện thông báo
theo các cách sau:
Cách 1: Gửi email thông báo cho nhân viên
1. Tại tab Nhân viên được khen thưởng, chọn nhân viên cần gửi email thông báo (có thể chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl và chọn nhân viên).
2. Nhấn chuột phải và chọn Gửi Email. Xem chi tiết hướng dẫn Gửi email tại đây.
Lưu ý: Chức năng này chỉ áp dụng với nhân viên đã được khai báo thông tin email tại phân hệ Hồ sơ\tab Thông tin liên hệ.
Cách 2: Xuất thông tin ra Website
Nhân sự có thể xuất thông tin ra Website nội bộ để toàn bộ nhân viên được biết về nhân viên được khen thưởng.
1. Trên màn hình danh sách quyết định khen thưởng, chọn quyết định khen thưởng.
2. Nhấn chuột phải và chọn Xuất TT ra Website. Xem hướng dẫn chi tiết Xuất TT ra website tại đây.
Chọn Khen thưởng cá nhân: Chương trình hiển thị thông tin trên Website theo định dạng thông tin khen thưởng của cá nhân.
Chọn Khen thưởng tập thể: Chương trình hiển thị thông tin trên Website theo định dạng thông tin khen thưởng cho phòng, ban.
Lưu ý:
Chức năng Xuất TT ra Website chỉ hiển thị khi nhân sự tích chọn Cho phép tích hợp thông tin với Website nội bộ tại phân hệ Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn xuất thông tin.
Chương trình chỉ hiện thị thông tin khen thưởng trên Website trong khoảng thời gian đã thiết lập tại phân hệ Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn xuất thông tin kể từ ngày xuất thông tin.
Bước 3: Cập nhật tài liệu liên quan đến quyết định khen thưởng
Nhân sự có thể cập nhật các tài liệu liên quan đến quyết định khen thưởng để tiện theo dõi và quản lý.
1. Trên màn hình danh sách quyết định khen thưởng, chọn quyết định khen thưởng.
2. Chọn tab Tài liệu đính kèm, nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin tài liệu đính kèm.
4. Nhấn Cất.
Lưu ý:
Chỉ có thể đính kèm tệp có dung lượng < 10 MB
Có thể nhấn vào biểu tượngđể tải tài liệu đính kèm về máy tính.
Bước 4: Cập nhật chi phí khen thưởng thực tế
Sau khi kết thúc đợt khen thưởng, trường hợp phát sinh tổng giá trị khen thưởng thực tế lớn hơn dự toán thì nhân sự cần cập nhật chi phí thực tế phát sinh của đợt khen thưởng.
Lưu ý: Nhân sự chỉ có thể cập nhật chi phí thực tế với những quyết định khen thưởng có trạng thái là Đã hoàn thành.
1. Trên danh sách quyết định khen thưởng, chọn quyết định khen thưởng và nhấn Sửa.
2. Trên tab Thông tin khen thưởng, nhập Tổng giá trị khen thưởng thực tế, sau đó nhấn Cất.
