Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:
Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối internet.
Bước 1: Xóa hóa đơn được phát hiện ghi sai thông tin
1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn Xoá hoá đơn (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).
2. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.
Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.
Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng để đính kèm biên bản thỏa thuận.
Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xoá:
Nhấn vào biểu tượng
Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.
3. Nhấn Cất.
4. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
Nhấn Gửi thông báo cho KH.
Tên người nhận và Email:
Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu ";"
Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.
Lưu ý:
Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách:
Phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn
Phân hệ Kho\tab Chuyển kho
Phân hệ Hóa đơn điện tử
Chương trình không được phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn trong trường hợp xóa hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Trường hợp 1: Hóa đơn bị xóa bỏ là hóa đơn đi kèm với một trong số các loại chứng từ sau: Chứng từ bán hàng, chứng từ giảm giá hàng bán, chứng từ trả lại hàng mua: sau khi xóa hóa đơn chương trình sẽ tự động sinh hóa đơn thay thế lập kèm với chứng từ gốc. Kế toán cần sửa lại chứng từ cho đúng và cấp số hóa đơn mới.
2. Chọn chứng từ bán hàng cần sửa và cấp lại số hóa đơn mới. Nhấn Xem (hoặc nhấn đúp chuột vào chứng từ).
3. Nhấn Bỏ ghi, sau đó nhấn Sửa.
4. Sửa lại thông tin sai trên chứng từ bán hàng, nhấn Cất.
5. Nhấn Cấp số hoá đơn.
6. Khai báo thông tin về hoá đơn GTGT, nhấn Đồng ý.
Trường hợp 2: Hóa đơn bị xóa bỏ là chứng từ chuyển kho nội bộ, gửi bán đại lý, xuất hàng cho chi nhánh khác hoặc là hóa đơn độc lập. Với trường hợp này, Kế toán cần lập chứng từ hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
Ví dụ: Lập hóa đơn độc lập thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn.
2. Khai báo các thông tin của hóa đơn.
Tại tab Khác: tích chọn ô Thay thế cho hóa đơn.
Nhấn vào biểu tượng
Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hóa đơn trên danh sách và nhấn Đồng ý.
3. Nhấn Cất.
4. Nhấn Cấp số HĐ.
5. Khai báo thông tin về hoá đơn GTGT, nhấn Đồng ý.
Lưu ý:Các hóa đơn thay thế sau khi được lập sẽ có trạng thái là HĐ thay thế trên các danh sách:
Phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn
Phân hệ Kho\tab Chuyển kho
Phân hệ Hóa đơn điện tử
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Việc phát hành hóa đơn điện tử thay thế được thực hiện tương tự như trường hợp phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
Lưu ý: Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
để đính kèm biên bản thỏa thuận.
