Cho phép quản lý được điều kiện ghi nhận và thực hiện ghi nhận doanh thu nhanh chóng, chính xác

1. Mục đích

Giúp cho kế toán văn phòng quản lý được điều kiện và thực hiện ghi nhận doanh thu 1 cách nhanh chóng, chính xác theo quy định mới, thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện (Hợp đồng 2 bên đã ký, phiếu đăng ký gia hạn/cập nhật hoặc khách hàng đã thanh toán tiền; Đã bàn giao GPSD/thuê bao; Đã xuất hóa đơn).

2. Yêu cầu nghiệp vụ

Hiện nay, khi kế toán xuất hóa đơn đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng bằng cách lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn từ đề nghị xuất hóa đơn. Nhưng Ban tài chính đã bổ sung thêm quy định về điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng, dẫn đến điều kiện xuất hóa đơn và điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng khác nhau.

Điều kiện ghi nhận doanh thu và điều kiện xuất hóa đơn khác nhau:

• Đối với sản phẩm HCSN, một số trường hợp khi xuất hóa đơn không yêu cầu đã cấp GPSD. Trong khi đó 1 trong điều kiện để ghi nhận doanh thu yêu cầu Đã cấp GPSD/thuê bao.
• Đối với sản phẩm DN, HCT: Điều kiện xuất hóa đơn là tiền về, không yêu cầu Đã cấp giấy phép sử dụng. Trong khi đó 1 trong những điều kiện để ghi nhận doanh thu bán hàng phải Đã bàn giao GPSD/thuê bao.

Do đó kế toán văn phòng cần phải thay đổi cách ghi nhận để đáp ứng đúng điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định.

2. Cách thực hiện trên phần mềm

Trên phiên bản R38, Phần mềm bổ sung thêm 1 số tính năng:

• Trên Đề nghị xuất hóa đơn: Bổ sung thêm cột Đã cấp GPSD

• Trên danh sách Hợp đồng bán: Bổ sung Ngày ghi nhận doanh thu và Đã hạch toán đủ doanh thu, cho phép sinh hàng loạt chứng từ bán hàng từ Hợp đồng.

Các bước thực hiện để Ghi nhận doanh thu bán hàng như sau:

Bước 1: Trên Đề nghị xuất hóa đơn, Kế toán văn phòng kiểm tra xem Đã cấp GPSD chưa.

• Nếu đã cấp GPSD thì lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn để ghi nhận doanh thu ngay khi xuất hóa đơn
• Nếu chưa cấp GPSD thì chỉ lập hóa đơn bán hàng (không kèm chứng từ bán hàng, chưa ghi nhận doanh thu 511)

Bước 2: Trên danh sách hợp đồng lọc các hợp đồng chưa ghi nhận doanh thu, đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu để lập chứng từ bán hàng ghi nhận doanh thu hàng loạt

Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu doanh thu ghi nhận 511 hàng tháng

1. Vào Kế toán/Bán hàng/Đề nghị xuất hóa đơn: Bổ sung thêm cột Đã cấp GPSD

Lưu ý: Cột này được check khi Hợp đồng trên Đề nghị xuất đã được check Đã cấp GPSD.

2. Vào Hợp đồng/Danh sách hợp đồng:

• Bổ sung thêm cột Ngày ghi nhận doanh thu, cột Đã hạch toán đủ doanh thu
  

Lưu ý: 

• Ngày ghi nhận doanh thu lấy ngày hạch toán nhỏ nhất của chứng từ bán hàng có gán hợp đồng bán tương ứng.
• Đã hạch toán doanh thu được check khi Giá trị đã hạch toán doanh thu >= Giá trị thanh lý 
  

• Chọn nhiều Hợp đồng trên danh sách, click chuột phải chọn Sinh chứng từ bán hàng, hiển thị bảng Lập chứng từ bán hàng, kế toán kiểm tra và thiết lập các thông tin. 
  

• Chọn Thực hiện, chương trình tự động sinh các chứng từ bán hàng hàng tương ứng với hợp đồng được chọn.
  Lưu ý: Hợp đồng có tình trạng Đã thanh lý/Đã hủy bỏ hoặc đã check Đã hạch toán đủ Doanh thu thì sẽ không sinh được chứng từ bán hàng cho những hợp đồng này.

3. Vào CRM/Hợp đồng: Bổ sung thêm 2 cột Giá trị đã được hạch toán doanh thu và Ngày ghi nhận doanh thu. Số liệu hai cột này được lấy thông tin ở 2 cột tương ứng trên danh sách Hợp đồng bán của dữ liệu Kế toán đang được kết nối với CRM