4. Kết nối dữ liệu khi làm việc online, offline

AMIS.VN-Kế toán là phần mềm làm việc trên môi trường online, tại các đơn vị sử dụng mạng Internet để làm việc. Khi đó

• Các máy chủ tại đơn vị sẽ kết nối trực tiếp với máy chủ của MISA (là nơi lưu dữ liệu gốc) trên Cloud thông qua mạng Internet.
• Chứng từ được nhập liệu trên các máy trạm sẽ kết nối với từng máy chủ tại đơn vị và được đồng bộ lên máy chủ MISA để lưu trữ dữ liệu. Sau đó, từ máy chủ MISA sẽ đồng bộ ngược lại tới các máy chủ khác tại đơn vị.

Ngoài ra, trong trường hợp đơn vị bất chợt bị mất mạng Internet hoặc bị ngắt mạng trong một thời gian, kế toán viên vẫn có thể lập và in chứng từ bình thường. Khi nào có lại mạng Internet, kế toán viên chỉ cần thực hiện chức năng Đồng bộ dữ liệu để đẩy các chứng từ đã lập trong thời gian mất mạng lên Cloud và thực hiện tải các chứng từ mới nhất về.
Chi tiết về việc kết nối dữ liệu khi làm việc online, offline thực hiện như sau:

I. Làm việc online

Áp dụng khi đơn vị có mạng Internet. => Khi đó, các chứng từ được nhập liệu trên các máy trạm sẽ lưu trữ tại máy chủ của đơn vị và từ máy chủ của đơn vị sẽ được chuyển lên Cloud để lưu trữ dữ liệu. Sau đó, từ Cloud dữ liệu sẽ được chuyển xuống cho các máy chủ khác trong đơn vị. Khi máy trạm đăng nhập vào phần mềm sẽ có biểu tượng làm việc online sau: Chứng từ sau khi được lập trên máy trạm sẽ được chuyển lên Cloud và có các trạng thái sau Là trạng thái chứng từ đã được đồng bộ lên Clould thành công Là trạng thái chứng từ đang đồng bộ lên Clould Là trạng thái chứng từ đồng bộ lên Clould bị lỗi Trong một số trường hợp, chứng từ chuyển lên Clould không thành công. Khi đó, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân đồng bộ thất bại và thực hiện đồng bộ lại như sau: Chọn mục Đồng bộ/Ghi sổ. Chọn tab Đồng bộ lên Clould không thành công. Chọn Loại dữ liệu muốn đồng bộ lên Cloud. Nhấn Lấy dữ liệu. Nhấn Đồng bộ lại. Chương trình sẽ thực hiện đồng bộ dữ liệu lên Cloud. Sau khi thực hiện xong, chương trình sẽ thông báo kết quả đồng bộ. Trường hợp chứng từ ghi sổ không thành công, kế toán có thể xem nguyên nhân gây ra lỗi và ghi sổ lại chứng từ như sau: Chọn mục Đồng bộ/Ghi sổ Chọn tab Ghi sổ/Bỏ ghi không thành công. Chương trình hiển thị các chứng từ và nguyên nhân ghi sổ/bỏ ghi không thành công. Sửa lại, cất và ghi sổ chứng từ hoặc chọn Ghi sổ bỏ qua cảnh báo (nếu không muốn sửa chứng từ và bỏ qua nguyên nhân ghi sổ không thành công). Lưu ý: Có thể chọn nhiều chứng từ bằng cách giữ phím Ctrl hoặc phím Shift và nhấn chọn chứng từ. Lưu ý: Trong thời gian đồng bộ, Kế toán vẫn có thể thực hiện các chức năng khác trên phần mềm. Lưu ý: Các chức năng chỉ làm việc được khi kết nối online   Danh mục: Chuyển tài khoản hạch toán trên hệ thống tài khoản. Xóa phát sinh mã quy cách trên danh mục VTHH. Gộp khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, VTHH. Các chức năng kết nối với hệ thống AMIS.VN: Lấy Cơ cấu tổ chức, Khách hàng, Nhân viên Cập nhật thông tin Khách hàng, Nhân viên Trên danh mục hình cây, khi thêm danh mục con thuộc danh mục đã có phát sinh, chương trình yêu cầu phải chuyển phát sinh. (Trừ danh mục nhóm VTHH, nhóm KH, NCC, cơ cấu tổ chức). Chức năng chuyển phát sinh trên các danh mục: Loại CCDC, Loại TSCĐ, Khoản mục chi phí, Công trình, Mục thu/chi, Mã thống kê. Quỹ: Chức năng Đối chiếu khi thực hiện kiểm kê quỹ Ngân hàng: Đối chiếu ngân hàng Mua hàng: Mua dịch vụ (phân bổ chi phí mua dịch vụ) Trả tiền nhà cung cấp Đối trừ chứng từ Đối trừ chứng từ nhiều đối tượng Bỏ đối trừ Bù trừ công nợ Tab Công nợ Bán hàng: Báo giá (Lấy báo giá từ AMIS Bán hàng) Đơn đặt hàng (Lấy/Cập nhật đơn đặt hàng từ AMIS.VN; Cập nhật dữ liệu đơn hàng sang AMIS.VN; Ghi doanh số/ Bỏ ghi doanh số của đơn đặt hàng) Đề nghị xuất hóa đơn (gồm các chức năng: Lấy đề nghị từ AMIS.VN, Cập nhật đề nghị từ AMIS.VN, nhấn Lấy dữ liệu ở tab chi tiết Công nợ, Duyệt đề nghị, Từ chối đề nghị, Từ chối xuất hóa đơn, Hủy hóa đơn, Cập nhật tình trạng đề nghị xuất hoá đơn sang AMIS.VN) Chứng từ bán hàng (Xem công nợ trên chứng từ bán hàng) Thu tiền khách hàng Đối trừ chứng từ Đối trừ chứng từ nhiều đối tượng Bỏ đối trừ Bù trừ công nợ Tab Công nợ Tab Thu nợ Quản lý phát hành hóa đơn: Toàn bộ nghiệp vụ Quản lý hóa đơn Kho: Kiểm kê Tính giá xuất kho Cập nhật giá nhập kho thành phẩm CCDC: Sổ theo dõi CCDC Ghi tăng Kiểm kê Điều chỉnh Phân bổ Điều chuyển Ghi giảm TSCĐ: Sổ tài sản Ghi tăng Đánh giá lại Tính khấu hao Điều chuyển Ghi giảm Chuyển TSCĐ thuê tài chính thành TSCĐ sở hữu Kiểm kê Thuế: Lập các tờ khai thuế (gồm các chức năng: Thêm/Sửa/Xóa tờ khai, Thêm/Xóa phụ lục, Chọn chứng từ, Lấy lại dữ liệu, In) Khấu trừ thuế Nộp thuế (áp dụng với loại thuế là Thuế khác) Giá thành: Tính giá thành (Thêm/Sửa/Xóa kỳ tính giá thành) Tập hợp chi phí trực tiếp Tập hợp khoản giảm giá thành Tính giá thành Phân bổ chi phí chung (công trình, đơn hàng, hợp đồng) Bảng tập hợp chi phí theo yếu tố Bảng tập hợp chi phí theo khoản mục Kết chuyển chi phí Nghiệm thu Khai báo định mức giá thành Khai báo định mức phân bổ Tổng hợp: Kết chuyển lãi lỗ Chứng từ ghi sổ Lập báo cáo tài chính (gồm các chức năng: Thêm/Sửa/Xóa Báo cáo tài chính, Thêm/Xóa phụ lục, Thiết lập công thức, Thêm/Sửa/Xóa Báo cáo tài chính, Thêm/Xóa phụ lục, Thiết lập công thức, Lấy lại dữ liệu, Chọn hoạt động) Tính tỷ giá xuất quỹ Đánh giá lại TK ngoại tệ Khóa sổ/Bỏ khóa sổ kỳ kế toán Phân bổ chi phí bán hàng, QLDN, khác Phân bổ chi phí trả trước Hợp đồng: Hợp đồng bán (Lấy hợp đồng từ AMIS Bán hàng) Cập nhật thực thu, thực chi sang AMIS.VN Ghi/Bỏ ghi doanh số hợp đồng Hủy doanh số Từ chối ghi doanh số Hủy công nợ Hủy dự kiến chi Đã cấp/Bỏ cấp giấy phép sử dụng Chuyển ngày ghi doanh số Từ chối/Đồng ý đề nghị hủy hợp đồng Thủ quỹ: Ghi sổ chứng từ Lấy danh sách các chứng từ đã ghi sổ Thủ kho: Ghi sổ chứng từ Lấy danh sách các chứng từ đã ghi sổ Phân tích tài chính Tiện ích: Xem báo cáo Thiết lập báo cáo tài chính Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách Ghi sổ/bỏ ghi theo lô Bảo trì dữ liệu Đánh lại số chứng từ Tải chứng từ Nhập khẩu dữ liệu Nhập khẩu mã quy cách từ excel (Vào menu Tệp\Nhập khẩu từ Excel, chọn nhập khẩu Chứng từ và chọn nhập khẩu mục Mã quy cách) Khác: Thiết lập thông tin hệ thống (trên Hệ thống\Tùy chọn). Xóa Danh mục/Chứng từ (Các danh mục, chứng từ mà chưa từng động bộ lên cloud thì không có mạng vẫn xóa được). VD: vừa thêm khi offline sau đó xóa thì vẫn được Ghi sổ/bỏ ghi chứng từ Cấp số hóa đơn Đồng bộ dữ liệu Chức năng Hiển thị trên sổ trên danh sách chứng từ Các chức năng ở menu chuột phải của chứng từ: Xem số dư tài khoản; Xem số tồn vật tư Nội dung trợ giúp Các thông tin chỉ hiển thị số liệu khi làm việc online, còn khi làm việc offline thì bỏ trống   Quỹ: Danh sách thu/chi: tồn quỹ đến hiện tại Kiểm kê quỹ: số dư trên sổ kế toán Ngân hàng: Danh sách thu/chi: tổng số dư tiền gửi hiện tại Bán hàng Tab Thu nợ: Thông tin số đã thu, số còn phải thu TSCĐ, CCDC, chi phí trả trước Tab nguồn gốc hình thành trên chứng từ ghi tăng CCDC, TSCĐ, Chi phí trả trước Tab chứng từ trên chứng từ điều chỉnh CCDC Hợp đồng bán: Tab Ghi nhận doanh số Nhập khẩu số dư từ Excel: Nếu làm việc offline thì vẫn nhập khẩu được nhưng không đồng bộ được

II. Làm việc offline

Áp dụng trong các trường hợp sau: Bị mất kết nối internet. Kế toán tự thiết lập chế độ làm việc offline (áp dụng trong trường hợp kết nối internet chập chờn, để tránh tình trạng lỗi không đồng bộ được dữ liệu khi mạng internet ổn định trở lại).  => Khi đó, từng máy chủ tại đơn vị sẽ đóng vai trò là máy chủ Offline để lưu trữ dữ liệu kế toán. Các máy trạm sẽ kết nối với máy chủ Offline này thông qua mạng nội bộ (cùng đường truyền mạng). Sau đó, khi có mạng Internet hoặc thiết lập lại chế độ làm việc online thì dữ liệu từ máy chủ Offline sẽ chuyển lên lưu trữ trên Cloud. 1. Khi mất mạng Internet hoặc thiết lập chế độ làm việc Offline Lưu ý: Việc thiết lập chế độ làm việc Offline được thực hiện như sau: Nhấn vào biểu tượng Start. Chọn mục AMIS.VN\AMIS.VN Tools\AMIS.VN Service Manager. Bỏ tích chọn Làm việc Online Khi mất mạng Internet hoặc thiết lập chế độ làm việc Offline: Máy trạm đăng nhập vào phần mềm sẽ có biểu tượng làm việc offline sau. => Đồng thời sẽ có cảnh báo cho kế toán biết được dữ liệu đang được làm việc offline. Lưu ý: Nếu tích chọn Không hiển thị câu cảnh báo này lần sau, thì với các lần đăng nhập offline sau chương trình sẽ không hiển thị giao diện thông báo trên. Nếu trong thời gian mất mạng, kế toán khai báo mới danh mục hoặc chứng từ, thì các thông tin này sẽ không được đồng bộ lên Cloud mà được lưu trên máy chủ dưới Desktop mà máy trạm của kế toán đang kết nối tới. Lưu ý: Có một số chức năng vẫn lấy được số liệu khi đang làm việc offline (là số liệu tính đến thời điểm làm việc online gần nhất) Danh mục VTHH: Cột số lượng tồn, giá trị tồn Số lượng tồn trên danh sách VTHH: khi thực hiện chọn VTHH trên chứng từ mua/bán/nhập/xuất/chuyển kho VTHH. Số lượng tồn khi chọn: Số lô Chứng từ đối trừ (pp đích danh) Mã quy cách Mua hàng: Hợp đồng mua: Giá trị đã thực hiện, Số đã trả Bán hàng: Đơn đặt hàng: Giá trị đã xuất hóa đơn Hợp đồng bán: Giá trị đã xuất hóa đơn, Thực thu, Thực chi 2. Khi có lại mạng Internet hoặc thiết lập lại chế độ làm việc Online Lưu ý: Để thiết lập lại chế độ làm việc Online, thực hiện như sau: Nhấn vào biểu tượng Start. Chọn mục AMIS.VN\AMIS.VN Tools\AMIS.VN Service Manager. Tích chọn Làm việc Online Khi có lại mạng Internet hoặc thiết lập lại chế độ làm việc Online: Trên máy trạm đang làm việc sẽ hiển thị thông báo về các danh mục, chứng từ được thay đổi, bổ sung trong thời gian mất mạng cần phải được đồng bộ lên Cloud. Khi đó, để đồng bộ dữ liệu lên Cloud, kế toán thực hiện như sau: Chọn chức năng Đồng bộ. Chọn Loại dữ liệu muốn Đồng bộ lên Cloud. Nhấn Lấy dữ liệu. Nhấn Đồng bộ lại. Chương trình sẽ thực hiện đồng bộ dữ liệu lên Cloud. Lưu ý: Trong thời gian đồng bộ, Kế toán vẫn có thể thực hiện được các chức năng khác trên phầm mềm. Sau khi đồng bộ xong, chương trình sẽ hiển thị thông báo kết quả đồng bộ. Lưu ý: Ngay sau khi có lại mạng khoảng 10s, chương trình sẽ tự động đồng bộ dữ liệu từ trên Cloud xuống dưới Desktop. => Trong một số trường hợp, việc đồng bộ dữ liệu xuống bị thất bại, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân thất bại bằng cách chọn chức năng Đồng bộ\tab Đồng bộ về Client không thành công. 3. Lưu ý Trong thời gian mất mạng, nếu đơn vị có nhiều máy chủ khác nhau thì mỗi máy chủ nên phân ra nhập chứng từ trên một số phân hệ nhất định hạn chế nhập chứng từ trên cùng một phân hệ, để tránh trường hợp khi có lại mạng mà thực hiện đồng bộ dữ liệu lên Cloud sẽ bị trùng số chứng từ. Trường hợp các máy chủ khác nhau bắt buộc phải lập chứng từ trên cùng một phân hệ, thì khi có lại mạng mà thực hiện đồng bộ dữ liệu lên Cloud bị trùng số chứng từ. Khi đó, với hệ thống máy chủ thực hiện đồng bộ sau, kế toán viên sẽ cần phải sửa lại số của các chứng từ bị trùng (có thể lựa chọn sửa tay hoặc do phần mềm tự động sửa) thì mới đồng bộ thành công lên phần mềm. Nếu máy chủ đang làm việc offilne, không được phép đổi tên hoặc cài lại window cho máy tính đóng vai trò là máy chủ. Trường hợp bắt buộc phải cài lại window thì kế toán cần phải chờ khi có lại mạng để thực hiện chức năng đồng bộ dữ liệu lên Cloud, sau đó mới được phép cài lại window cho máy chủ.