Một số thuật ngữ trên ứng dụng Tài liệu

Trên quá trình lưu trữ các tài liệu của đơn vị sẽ gặp một số thuật ngữ có nhiều cách khác nhau để hiểu và định nghĩa. Vì vậy để đồng nhất cách hiểu khi sử dụng ứng dụng Tài liệu, MISA cung cấp cho người dùng cách hiểu sau về các thuật ngữ đó:

C

Chia sẻ: là chức năng cho phép nhân viên chia sẻ thông tin về các tài liệu mà mình vừa đưa vào phần mềm hoặc đọc được cho những nhân viên khác cùng đọc.

Chuyên mục: dùng để quản lý một nhóm các tài liệu có nội dung hoặc tính chất tương tự nhau, phục vụ cho việc quản lý và tra cứu khi cần.

Đ

Đánh phiên bản: là chức năng cho phép nhân viên lưu lại nội dung của tài liệu trước khi có phát sinh sự thay đổi. Mỗi lần lưu, nhân viên sẽ đánh một mã khác nhau => giúp nhân viên tìm được tài liệu khi cần phục hồi lại tài liệu.

K

Không kích hoạt: là chức năng không cho phép nhân viên trong đơn vị thấy được thông tin về chuyên mục đã được tạo trên ứng dụng.

L

Liên kết đến mục: là chức năng cho phép kết nối với một mục tài liệu khác trên cây mục lục của tài liệu. Khi đó nội dung của mục mới tạo sẽ giống hoàn toàn với nội dung của mục được link tới và người dùng sẽ không được phép sửa đổi với các nội dung chi tiết thuộc mục vừa tạo.

Like: là chức năng cho phép nhân viên sử dụng để đánh giá sự yêu thích đối với các tài liệu được quản lý trên ứng dụng.

M

Mục: là các nội dung con của một tài liệu.

N

Ngày tạo: là ngày tài liệu được khai báo trên ứng dụng

Ngày sửa cuối cùng: là ngày có phát sinh hoạt động thay đổi nội dung tài liệu so với ngày hiện tại.

Người tạo: là người được quyền khai báo tài liệu trên ứng dụng

Người sửa cuối cùng: là người thay đổi nội dung chi tiết của tài liệu gần nhất so với thời điểm hiện tại.

Nhân bản: là chức năng cho phép tạo một tài liệu giống như tài liệu đã có trên ứng dụng thuộc cùng một Chuyên mục quản lý.

P

Sao chép: là chức năng cho phép tạo một mục tài liệu mới có nội dung giống hệt với một mục tài liệu trên cùng một cây mục lục tài liệu.

Phát hành: là chức năng cho phép toàn bộ nhân viên đọc được nội dung tài liệu đã được đừa lên ứng dụng.

Phục hồi phiên bản: là chức năng cho phép nhân viên lấy lại nội dung của tài liệu cũ trước khi có phát sinh thay đổi nội dung tài liệu.

S

Sao chép: là chức năng cho phép tạo một mục tài liệu mới có nội dung giống hệt với một mục tài liệu trên cùng một cây mục lục tài liệu.

Sao chép sang tài liệu khác: là chức năng cho phép từ một mục con trên cây mục lục của tài liệu sao chép thành một mục con trên cây mục lục của một tài liệu khác.

Sao chép thành tài liệu mới: là chức năng cho phép từ một mục con trên cây mục lục tạo thành một tài liệu lớn thuộc của cùng một chuyên mục.

T

Tài liệu yêu thích: là phần quản lý các tài liệu đã được nhân viên đánh dấu lại, phục vụ cho công tác tìm kiếm, tra cứu khi cần.

Templpate: là tài liệu được sử dụng làm mẫu để toạn thảo một tài liệu khác có nội dung tương tự như tài liệu mẫu.

X

Xuất khẩu tài liệu: là chức năng cho phép lưu tài liệu đó dưới dạng file mềm với định dạng là .pdf hoặc word.