Khi có yêu cầu xuất hàng mang đi gửi bán tại các đại lý, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Bộ phận chịu trách nhiệm mang hàng đi gửi bán tại các đại lý sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hoặc (Hóa đơn GTGT) kèm với hàng hóa xuất kho gửi bán đại lý, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hoặc (Hóa đơn GTGT), Thủ kho xuất kho hàng hoá
Thủ kho ghi sổ kho, còn Kế toán ghi sổ kế toán kho.
Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi gửi bán tại các đại lý
3. Ví dụ
Ngày 08/01/2017, doanh nghiệp xuất hàng gửi bán tới đại lý Thanh Xuân
Điều hòa SHIMAZU 12000BTU, số lượng 01, đơn giá 7.000.000đ, thuế GTGT 10%
Điều hòa SHIMAZU 24000BTU, số lượng 01, đơn giá 10.000.000đ, thuế GTGT 10%
1. Vào phân hệ Kho, chọn Chuyển kho (hoặc vào tab Chuyển kho, nhấn Thêm).
2. Chọn loại chứng từ là Xuất kho gửi bán đại lý.
3. Khai báo chứng từ chuyển kho. => Do các chứng từ xuất kho gửi bán đại lý được quản lý như hoá đơn, nên:
Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Chứng từ.
Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, đồng thời có tích chọn Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hoá đơn trên Hệ thống\Tuỳ chọn\Tuỳ chọn chung, thì sau khi cất chứng từ bán hàng Kế toán sẽ sử dụng chức năng Cấp số CT để lấy các thông tin về Mẫu, Ký hiệu, Số chứng từ.
Lưu ý: Nhập Đơn giá bán để phục vụ cho việc in phiếu xuất kho đi đường.
4. Nhấn Cất.
5. Nhấn Cấp số CT.
6. Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, nhấn Đồng ý.
7. In phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao cho đại lý. => Có thể in được hóa đơn theo mẫu chương trình thiết lập sẵn hoặc theo mẫu đặt in để gửi cho đại lý.
Lưu ý:
Thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng qua đại lý sẽ trên phân hệ Bán hàng và ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình gửi hàng đi bán đại lý trên phân hệ Tổng hợp.
Sau khi phiếu chuyển kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ chuyển kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ chứng từ chuyển kho vào sổ kho.
