Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nhu cầu hủy hóa đơn, thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần huỷ.
Thành lập hội đồng hủy hóa đơn gồm Giám đốc và Kế toán bán hàng.
Kế toán bán hàng lập hồ sơ hủy hóa đơn sau đó chuyển Giám đốc ký duyệt.
Căn cứ vào hồ sơ hủy hóa đơn được phê duyệt, kế toán bán hàng thực hiện hủy hóa đơn.
Kế toán bán hàng nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
3. Ví dụ
Ngày 20/01/2017, kế toán bán hàng phát hiện hóa đơn GTGT - Mẫu đặt in (Mẫu số hóa đơn 01GTKT3/001, ký hiệu hóa đơn AB/15T) bị in trùng từ số 0000001 đến số 0000005. Doanh nghiệp thành lập hội đồng hủy hóa đơn để lập hồ sơ hủy hóa đơn GTGT - Mẫu đặt in.
1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn Huỷ hoá đơn (hoặc vàotab Hủy hóa đơn, nhấn Thêm).
2. Khai báo các thông tin về thông báo huỷ hoá đơn:
Thông báo kết quả huỷ hoá đơn: khai báo các thông tin về thông báo huỷ hoá đơn được lập để gửi cơ quan thuế gồm: Ngày, Số, Cơ quan thuế, Lý do huỷ, Phương pháp huỷ (một số phương pháp hủy hóa đơn như: đốt, hủy bằng máy hủy, hủy trên phần mềm...).
Quyết định huỷ hoá đơn: khai báo thông tin về ngày và số quyết định huỷ hoá đơn đã được đơn vị lập để gửi kèm thông báo huỷ hoá đơn.
Biên bản huỷ hoá đơn: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản huỷ hoá đơn đã được đơn vị lập để gửi kèm thông báo huỷ hoá đơn.
Bảng kê hoá đơn cần huỷ: khai báo các loại hoá đơn và số hoá đơn cần huỷ để gửi cho cơ quan thuế.
3. Nhấn Cất.
4. Nhấn In để in thông báo kết quả hủy hóa đơn nộp cho cơ quan thuế. Lưu ý:
Chi nhánh nào lập thông báo phát hành hóa đơn, thì sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn của chi nhánh đó.
Nếu chi nhánh không lập thông báo phát hành hóa đơn mà sử dụng hóa đơn do tổng công ty thông báo phát hành, thì tổng công ty sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn cho các chi nhánh.
Nếu Biên bản hủy hóa đơn có tình trạng Đã nộp cho cơ quan thuế thì chương trình sẽ không cấp số hóa đơn cho những số đã bị hủy nữa.
