Sau khi liên hệ các ứng viên trúng tuyển, nhận sự cập nhật thông tin các ứng viên đi làm/từ chối đi làm. Đối với các ứng viên đi làm cần hoàn thiện các thủ tục tiếp nhận vào đơn vị.
Nhân sự cần thực hiện 4 bước sau để tiếp nhận ứng viên.
1. Hoàn thành các thủ tục tiếp nhận
1. Vào phân hệ Tuyển dụng\Tiếp nhận.
2. Nhấn chuột phải vào đợt tiếp nhận và chọn Xem (hoặc nhấn đúp chuột vào đợt tiếp nhận).
3. Chọn ứng viên đồng ý đi làm và chọn tab Thủ tục tiếp nhận.
4. Danh sách các thủ tục tiếp nhận được lấy theo Vị trí công việc được tiếp nhận tại Danh mục\Vị trí công việc. Nhân sự có thể thêm hoặc bớt các thủ tục bằng cách nhấn Chọn hoặc Loại bỏ.
5. Đối với các thủ tục đã hoàn thành thì tích chọn Hoàn thành và nhập Ngày hoàn thành.
6. Nhấn Cất. Lưu ý: Có thể hoàn thành hàng loạt thủ tục của ứng viên bằng cách chọn ứng viên và nhấn Hoàn thành thủ tục, sau đó nhập Ngày hoàn thành.
2. Thiết lập mã nhân viên dự kiến
1. Trên danh sách ứng viên, nhấn chuột phải và chọn Thiết lập mã nhân viên dự kiến.
2. Nhập mã nhân viên dự kiến tương ứng với các ứng viên.
Lưu ý:
Chỉ thiết lập mã nhân viên dự kiến cho những ứng viên có trạng thái là Chuyển sang tiếp nhận và định hướng.
Mã nhân viên dự kiến không được trùng với Mã nhân viên đã tồn tại trên chương trình.
3. Chuyển hồ sơ ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân viên
1. Trên danh sách ứng viên của đợt tiếp nhận, chọn ứng viên cần chuyển (có thể chọn nhiều ứng viên cùng lúc) và nhấn Tiếp nhận nhân viên.
2. Chương trình ngầm định lấy lên thông tin tiếp nhận tương ứng với từng ứng viên, có thể chỉnh sửa lại các thông tin: Vị trí công việc, Đơn vị công tác, Ngày vào làm và Loại hợp đồng (nếu cần).
Lưu ý: Nhấn Chọn ứng viên để chọn thêm ứng viên trúng tuyển hoặc nhấn Loại bỏ để loại ứng viên đã chọn khỏi danh sách.
3. Nhấn Đồng ý, chương trình đồng thời thực hiện:
Trạng thái của ứng viên trên danh sách của đợt tuyển dụng và tiếp nhận chuyển sang Chuyển thành nhân viên.
Hồ sơ ứng viên sẽ chuyển thành hồ sơ nhân viên trên phân hệ Hồ sơ, các thông tin của trên hồ sơ nhân viên được lấy từ phân hệ Tuyển dụng/Tiếp nhận.
Đối với ứng viên đã được thiết lập Mã nhân viên dự kiến thì chương trình sẽ tự động chuyển Mã nhân viên dự kiến thành Mã nhân viên. Còn đối với ứng viên không được thiết lập Mã nhân viên dự kiến thì chương trình sẽ lấy Mã ứng viên thành Mã nhân viên.
Số ngày phép được hưởng được lấy theo giá trị đã thiết lập trên danh mục Vị trí công việc, nếu Vị trí công việc chưa thiết lập Số ngày phép được hưởng thì sẽ lấy giá trị = 12.
Nếu tích chọn Tiếp nhận thành thực tập sinh, trạng thái lao động của nhân viên trên phân hệ Hồ sơ là Thực tập sinh.
4. Lập hợp đồng lao động
Căn cứ vào danh sách ứng viên được tiếp nhận là nhân viên thử việc hoặc nhân viên chính thức, nhân sự thực hiện lập hợp đồng lao động cho các nhân viên mới. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Ứng viên từ chối đi làm
1. Vào phân hệ Tuyển dụng\Tiếp nhận.
2. Nhấn chuột phải vào đợt tiếp nhận và chọn Xem (hoặc nhấn đúp chuột vào đợt tiếp nhận).
3. Chọn ứng viên từ chối đi làm (có thể chọn nhiều ứng viên bằng cách nhấn giữ phím Ctrl và chọn ứng viên) và nhấn Từ chối đi làm.
4. Nhập lý do từ chối và tích chọn Chuyển sang nguồn dự trữ (nếu muốn).
5. Nhấn cất Lưu ý: Có thể chuyển hồ sơ ứng viên sang nguồn dự trữ bằng cách chọn ứng viên, nhấn chuột phải và chọn Chuyển sang nguồn dự trữ. Chỉ thực hiện khi ứng viên có trạng thái Từ chối đi làm.
Lưu ý: Có thể xem lịch sử tuyển dụng của ứng viên bằng cách chọn tab Lịch sử tuyển dụng, sau đó chọn vòng phỏng vấn/thi tuyển và nhấn Xem.
