Liên kết máy chấm công với phần mềm AMIS.VN - Nhân sự
1. Mô tả nghiệp vụ
Cho phép khách hàng liên kết máy chấm công với phần mềm AMIS.VN - Nhân sự giúp tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công về bảng chấm công trên phần mềm
2. Các bước thực hiện
Trường hợp khách hàng liên kết máy chấm công với phần mềm thì thực hiện chấm công theo 2 bước sau:
Bước 1. Chấm công cho nhân viên
Để liên kết máy chấm công với phần mềm AMIS.VN - Nhân sự, đầu tiên nhân sự cần cài đặt công cụ Bảo hiểm - Chấm công và Thiết lập kết nối với máy chấm công, sau đó nhân sự thực hiện theo 3 bước sau: Lưu ý: Chỉ cần cài đặt công cụ Bảo hiểm - Chấm công trên 1 máy tính (nên cài trên máy server để thuận tiện cho việc quản lý) Khách hàng thực hiện chấm công cho nhân viên theo 3 bước sau: Bước 1: Khai báo mã chấm công cho nhân viên giống như trên phần mềm chấm công
1. Vào phân hệHồ sơ\Hồ sơ.
2. Chọn hồ sơ nhân viên, sau đó nhấn Xem và Sửa.
3. Nhấn Sửavà khai báo mã chấm công của nhân viên theo mã chấm công trên phần mềm chấm công.
4. Nhấn Cất. Lưu ý: Nhân sự có thể sử dụng chức năngCập nhật hàng loạtđể khai báo mã chấm công cho nhiều nhân viên.
Bước 2: Tạo bảng chấm công hàng tháng
1. Vào phân hệChấm công\tại mục Chấm công, chọn Chấm công chi tiết.
2. Nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin bảng chấm công:
Nếu tích chọnChỉ tạo bảng chấm công cho các phòng trực thuộcthì
sau khi tạo bảng, chương trình chỉ lấy lên các nhân viên có cơ cấu tổ
chức là Phòng ban; Nhóm/Tổ/Đội; Phân xưởng trực thuộc đơn vị công tác
khi tạo bảng.
Ngược lại thì chương trình lấy lên các nhân viên thuộc tất cả các cơ cấu tổ chức trực thuộc đơn vị công tác khi tạo bảng.
Lưu ý: Tại mụcQuản lý thời gian theo: Nếu chọnChấm công theo giờ, chương trình sẽ hiển thị thêm thông tin số giờ làm việc tương ứng với từng ký hiệu chấm công.
4. Nhấn Đồng ý, chương trình thực hiện tạo bảng chấm công chi tiết với các thông tin:
Mã chấm công, Nhân viên, Họ và tên, Vị
trí công việc: lấy theo các thông tin của các nhân viên đang làm việc
tại đơn vị trong khoảng thời gian chấm công.
Lưu ý: Để nhân viên có tên trên bảng chấm công cần thỏa mãn các điều kiện sau:
Nhân viên có Ngày thử việc hoặc Ngày chính thức trước thời gian chấm công.
Nhân viên có trạng thái Đang làm
việc\Đang làm thủ tục thôi việc\Đình chỉ công tác\Không có việc làm\Thử
việc\Học việc\Thực tập sinh. Nếu nhân viên có trạng thái nghỉ việc là
Nghỉ hưu\Nghỉ việc\Nghỉ khác\Sa thải\Mất việc làm phải có Ngày nghỉ việc
lớn hơn thời gian chấm công.
Nhân viên thuộc cơ cấu tổ chức trên
bảng chấm công: có Đơn vị công tác trùng hoặc thuộc các cơ cấu tổ chức
được chọn trên bảng chấm công. (Không bao gồm các cơ cấu tổ chức đã
ngừng theo dõi).
Lưu ý: Có thể thêm hoặc bớt nhân viên trênBảng chấm công chi tiếtbằng cách nhấn chuột phải và sử dụng chức năngChọn nhân viênhoặcLoại bỏ.
Bước 3: Lấy dữ liệu từ máy chấm công lên bảng chấm công
1. Trên giao diện Bảng chấm công, nhấn Lấy dữ liệu từ máy chấm công, sau đó thiết lập khoảng thời gian lấy dữ liệu từ máy chấm công.
2. Nhấn Đồng ý để chương trình tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công lên phần mềm AMIS.VN - Nhân sự theo khoảng thời gian đã chọn. Lưu ý:
Khoảng thời gian lấy dữ liệu từ máy chấm công phải thuộc khoảng thời gian của bảng chấm công.
Khi
thực hiện lấy dữ liệu từ máy chấm công thì chương trình tự động lấy
theo mã nhân viên ở máy chấm công và mã chấm công trong phần mềm để đẩy
dữ liệu tương ứng.
Sau khi lấy dữ liệu từ máy chấm công thì sẽ ghi đè lên dữ liệu của các ngày đã chọn.
Chỉ áp dụng trong trường
hợp đơn vị tính lương căn cứ theo số ngày công chuẩn. Trường hợp này Nhân sự cần
khai báo số công chuẩn cho từng vị trí công việc, từng
bộ phận phòng ban hoặc cho toàn bộ đơn vị. Chương trình sẽ căn cứ
vào số công chuẩn đã khai báo để lập bảng chấm công và
tính lương cho nhân viên. Chi tiết cách thiết lập tổng công chuẩn xem tại đây.
Bước 2:Tạo bảng chấm công tổng hợp
Có thể lập bảng chấm công tổng hợp theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Tạo bảng chấm công tổng hợp từ các bảng chấm công chi tiết trên ứng dụng Nhân sự
1. Vào phân hệ Chấm công, tại mục Chấm công chọn Tổng hợp công.
2. Nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin bảng chấm công tổng hợp và lựa chọn Tổng hợp từ bảng chấm công chi tiết.
Chọn Tháng, Năm hoặc nhấn vào biểu tượng
để khai báo thông tin Từ ngày, Đến ngày: Chương trình sẽ tự động lấy
lên bảng chấm công chi tiết nằm trong khoảng thời gian được thiết lập.
4. Tích chọn
bảng chấm công chi tiết (có thể tích chọn nhiều bảng chấm công chi tiết
trong trường hợp các bảng chấm công chi tiết này chứa thông tin của
bảng chấm công tổng hợp). Ví dụ: trong tháng nhân sự lập các bảng chấm
công chi tiết cho từng phòng ban, bộ phận. Để lập bảng chấm công tổng
hợp cho cả đơn vị thì nhân sự phải tích chọn toàn bộ các bảng chấm công
chi tiết của các các phòng ban, bộ phận.
5. NhấnĐồng ý, chương
trình sẽ tự động tổng hợp ngày công thực tế của từng nhân
viên căn cứ vào các bảng chấm công chi tiết đã chọn.
Cách 2: Tạo bảng chấm công tổng hợp từ các file tổng hợp công dạng Excel.
Trường
hợp nhân sự thực hiện chấm công trên
file Excel, nhân sự
sẽ phải thực hiện tổng hợp công của từng
nhân viên trên file Excel, sau đó cập nhật dữ liệu tổng hợp công vào
ứng dụng AMIS.VN -
Nhân sự
Bước 1: Tạo bảng chấm công tổng hợp
1. Vào phân hệ Chấm công, tại mục Chấm công chọn Tổng hợp công.
2. Nhấn Thêm.
3. Khai báo thông tin bảng chấm công tổng hợp và lựa chọn Không tổng hợp từ bảng chấm công chi tiết.
Nếu tích chọn Chỉ tạo bảng chấm công cho các phòng trực thuộc
thì sau khi tạo bảng, chương trình chỉ lấy lên các nhân viên có cơ cấu
tổ chức là Phòng ban; Nhóm/Tổ/Đội; Phân xưởng trực thuộc đơn vị công tác
khi tạo bảng.
Ngược lại thì chương trình lấy lên các nhân viên thuộc tất cả các cơ cấu tổ chức trực thuộc đơn vị công tác khi tạo bảng
4. NhấnĐồng ý.
Bước 2: Lấy kết quả tổng hợp công từ file Excel vào chương trình Có 2 cách lấy kết quả tổng hợp công từ excel vào chương trình, cụ thể: Cách 1: Nhập khẩu kết quả tổng hợp công từ file excel
1. Chọn bảng chấm công và nhấn Xem
2. Nhấn Nhập khẩu.
3. Xuất hiện thông báo "Bạn có muốn loại bỏ toàn bộ nhân viên thuộc bảng chấm công trước khi nhập khẩu không?".
Nhấn Cóchương trình sẽ xóa dữ liệu nhân viên đi và chỉ hiển thị danh sách nhân viên theo file excel đã nhập khẩu.
Nhấn Không chương trình sẽ ghi đè thông tin trên excel vào phần mềm, còn với nhân viên không có trên excel thì sẽ giữ nguyên thông tin.
Cách 2: Cập nhật hàng loạt kết quả tổng kết quả tổng hợp công từ file excel
1. Chọn bảng chấm công và nhấn Xem.
2. Nhấn Cập nhật\Cập nhật hàng loạt => Thao tác chi tiết xem tại đây.
Lưu ý:
Nhấn Cập nhật\Cập nhật từ bảng chi tiết để lấy dữ liệu
mới nhất trên Bảng chấm công chi tiết (nếu có thay đổi)trong trường hợp Bảng chấm công
tổng hợp được lập từ các Bảng chấm công chi tiết. Nhân sự có thể cập nhật cho một số nhân viên hoặc cho toàn bộ nhân viên trong bảng lương.
Có thể thêm hoặc bớt nhân viên trên Bảng chấm công tổng hợp bằng cách sử dụng chức năng Chọn nhân viên hoặc Loại bỏ.
Có thể xem hoặc sửa thông tin chi tiết chấm công của một nhân viên bằng cách chọn nhân viên, sau đó nhấn Xem chi tiết
Sau khi lập Bảng chấm công tổng hợp, cần xác nhận công tính lương. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.