Làm thế nào để quản lý VTHH theo mã quy cách như (size, màu sắc, số khung, số máy…)?

• Mã quy cách không trùng nhau dùng cho những mặt hàng được quản lý theo mã riêng, không thể trùng nhau như mặt hàng: xe máy, số sim,… Ví dụ đơn vị kinh doanh xe máy, các mã quy cách về số khung, số máy không thể trùng nhau, nếu có 20 khung xe sẽ được quản lý theo 20 mã quy cách khác nhau.
  

• Mã quy cách trùng nhau dùng cho những mặt hàng được quản lý theo mã quy cách có thể trùng nhau như mặt hàng quần áo, áo sơ mi, áo phông,… Ví dụ đơn vị kinh doanh quần áo, các mã quy cách về  size, màu sắc,… có thể trùng nhau, nếu có 20 chiếc áo phông sẽ được quản lý theo 5 chiếc size M, 10 chiếc size L, 5 chiếc size XL.
  

Việc quản lý vật tư, hàng hóa theo mã quy cách trên phần mềm AMIS.VN-Kế toán được thực hiện theo 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Quản lý mặt hàng có mã quy cách không trùng nhau

Khách hàng thực hiện quản lý mặt hàng có mã quy cách không trùng nhau theo bước sau: 1. Khai báo các vật tư hàng hóa có theo dõi mã quy cách Vào menu Danh mục\Vật tư hàng hóa\Vật tư hàng hóa, nhấn Thêm và khai báo thông tin của VTHH. Bỏ tích chọn tại cột Cho phép trùng để khai báo mã quy cách của vật tư hàng hóa theo mã khác nhau, không được phép trùng. 2. Khai báo số dư ban đầu của vật tư hàng hóa theo mã quy các Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Tồn kho vật tư hàng hóa. Nhấn Nhập tồn kho Khai báo thông tin tồn kho vật tư hàng hóa như Số lượng, Giá trị tồn,… Nhấn F6 hoặc nhấn Nhập mã quy cách để nhập mã quy cách cho mặt hàng Lưu ý: Cần nhập số mã quy cách đúng bằng số lượng hàng hóa đã khai báo. Để sao chép nhanh mã quy cách, chọn thông tin muốn sao chép, nhấn giữ chuột trái và kéo rê chuột xuống các dòng muốn sao chép. Nhấn Cất 3. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến VTHH theo dõi mã quy cách 1. Khi mua hàng, nhập kho VTH Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng hóa. 2. Khi bán hàng, trả lại hàng mua, xuất kho, trả lại hàng bán Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, nhấn Thêm. 4. In chứng từ Phần mềm cung cấp các mẫu chứng từ có liên quan đến mã quy cách như sau: Phiếu nhập kho (Mã quy cách) Phiếu xuất kho (Mã quy cách) Phiếu xuất kho kiêm bảo hành (Mã quy cách) 5. Báo cáo Phần mềm cung cấp các mẫu báo cáo liên quan đến mã quy cách như sau: Sổ chi tiết bán hàng theo mã quy cách (Vào cây Báo cáo\chọn nhóm Bán hàng\Sổ chi tiết bán hàng theo mã quy cách) Tổng hợp nhập xuất tồn theo mã quy cách (Vào cây Báo cáo\chọn nhóm Kho\Xem báo cáo Tổng hợp tồn kho và chọn tiêu chí thống kê là Mã quy cách) Sổ chi tiết vật tư hàng hóa theo mã quy cách (Vào cây Báo cáo\chọn nhóm Kho\Xem báo cáo Sổ chi tiết vật tư hàng hóa và chọn tiêu chí thống kê là Mã quy cách)

Trường hợp 2: Quản lý mặt hàng có mã quy cách có thể trùng nhau

Khách hàng thực hiện quản lý mặt hàng có mã quy cách có thể trùng nhau theo bước sau: 1. Khai báo các vật tư hàng hóa có theo dõi mã quy cách  Vào menu Danh mục\Vật tư hàng hóa\Vật tư hàng hóa, nhấn Thêm và khai báo thông tin của VTHH. Tích chọn tại cột Cho phép trùng, chương trình cho phép khai báo mã quy cách của vật tư hàng hóa có thể trùng nhau 2. Khai báo số dư ban đầu của vật tư hàng hóa theo mã quy cách Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Tồn kho vật tư hàng hóa, nhấn Nhập tồn kho Chọn kho hàng hóa và khai báo thông tin tồn kho của vật tư hàng hóa như Số lượng, Giá trị tồn,… Nhấn F6 hoặc nhấn Nhập mã quy cách để nhập chi tiết mã quy cách và số lượng tương ứng cho mặt hàng đã chọn Lưu ý: Cần nhập tổng số lượng nhập đúng bằng số lượng hàng hóa đã khai báo. Để sao chép nhanh mã quy cách, chọn thông tin muốn sao chép, nhấn giữ chuột trái và kéo rê chuột xuống các dòng muốn sao chép.   Nhấn Cất 3. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến VTHH theo dõi mã quy cách Khi mua hàng, nhập kho VTHH Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng hóa. Khi bán hàng, trả lại hàng mua, xuất kho, trả lại hàng bán Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, nhấn Thêm. 4. In chứng từ Phần mềm cung cấp các mẫu chứng từ có liên quan đến mã quy cách như sau: Phiếu nhập kho (Mã quy cách) Phiếu xuất kho (Mã quy cách) Phiếu xuất kho kiêm bảo hành (Mã quy cách) 5. Báo cáo Phần mềm cung cấp các mẫu báo cáo liên quan đến mã quy cách như sau: Sổ chi tiết bán hàng theo mã quy cách (Vào cây Báo cáo\chọn nhóm Bán hàng\Sổ chi tiết bán hàng theo mã quy cách) Tổng hợp nhập xuất tồn theo mã quy cách (Vào cây Báo cáo\chọn nhóm Kho\Xem báo cáo Tổng hợp tồn kho và chọn tiêu chí thống kê là Mã quy cách) Sổ chi tiết vật tư hàng hóa theo mã quy cách (Vào cây Báo cáo\chọn nhóm Kho\Xem báo cáo Sổ chi tiết vật tư hàng hóa và chọn tiêu chí thống kê là Mã quy cách)