Quản lý các báo giá

1. Mô tả nghiệp vụ

Khi khách hàng có nhu cầu báo giá về sản phẩm, thì quy trình thực hiện tại đơn vị như sau:

Khách hàng liên hệ qua điện thoại hoặc gửi mail
đề nghị gửi báo giá một số loại hàng hóa, dịch vụ đơn vị kinh doanh mà
khách hàng có nhu cầu tham khảo để mua.
Căn cứ vào các yêu cầu khách hàng, kinh doanh
(hoặc bộ phận chịu trách nhiệm của công ty) lập báo giá theo chính giá
giá của đơn vị.
Giám đốc ký, đóng dấu báo giá và gửi lại cho bên khách hàng (hoặc fax, scan gửi qua mail…).
Khách hàng dựa vào báo giá để xem xét quyết định
mua hàng hóa, dịch vụ hay không? thông báo lại cho đơn vị về nhu cầu mua
hàng, thỏa thuận đơn giá (nếu có) hoặc lập đơn đặt hàng/Hợp đồng gửi
lại đơn vị xác định về số lượng hàng cần mua.

2. Các trường hợp nghiệp vụ

2.1. Lập báo giá

1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn Báo giá (hoặc vào tab Báo giá, nhấn Thêm).

2. Khai báo thông tin báo giá.

3. Nhấn Cất.

Lưu ý:

Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), báo giá được lập sẽ được dùng chung giữa
các chi nhánh và hệ thống sổ này.

Có thể in được báo giá có mô tả chi tiết các đặc tính và ảnh minh họa về sản phẩm thông qua các bước sau:

Bước 1: Khai báo đặc tính và thiết lập hình ảnh đại diện cho sản phẩm khi khai báo vật tư, hàng hóa.

2.2. Tự động lấy danh sách báo giá từ AMIS.VN – Bán hàng

Phần mềm cho phép tự động lấy các báo giá ngay sau khi được nhân viên kinh doanh lập trên ứng dụng AMIS.VN – Bán hàng. Chức năng này chỉ có thể thực hiện được nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Máy chủ phải được kết nối Internet.

Dữ liệu kế toán đang làm việc đã được thiết lập kết nối với AMIS.VN, đồng thời tích chọn Tự động lấy Báo giá từ AMIS.VN sang Kế toán. (Xem hướng dẫn Thiết lập dữ liệu Kế toán kết nối với AMIS.VN tại đây)

Việc tự động lấy báo giá được thực hiện như sau:

Nhân viên kinh doanh thực hiện lập báo giá trên AMIS.VN – Bán hàng

Báo giá sau khi được nhân viên kinh doanh thêm sẽ tự động lấy sang AMIS.VN – Kế toán

Lưu ý:

1. Với dữ liệu đa chi nhánh, báo giá có người sở hữu trên AMIS.VN – Bán hàng thuộc về chi nhánh nào sẽ được lấy về chi nhánh đó trên AMIS.VN – Kế toán.
2. Khi lấy Báo giá được lập trên AMIS.VN – Bán hàng về AMIS.VN – Kế toán, nếu số báo giá trùng với báo giá đã tồn tại trên AMIS.VN – Kế toán, chương trình sẽ tự
động sinh ra một số mới với quy tắc
“Số báo giá trên CRM.Số tự tăng”. (VD: BG0000001.1)
3. Trường hợp sửa đổi lại thông tin báo giá:

Nếu việc sửa đổi do nhân viên kinh doanh thực hiện trên AMIS.VN – Bán hàng, chương trình sẽ cập nhật lại thông tin thay đổi vào báo giá tương ứng trên AMIS.VN – Kế toán.

Nếu việc sửa đổi do kế toán thực hiện trên AMIS.VN – Kế toán, chương trình không cập nhật lại thông tin của báo giá tương ứng trên AMIS.VN – Bán hàng.

4. Trường hợp báo giá bị xóa trên AMIS.VN – Bán hàng, chương trình sẽ không tự động xóa báo giá tương ứng trên AMIS.VN – Kế toán và ngược lại.
5. Trường hợp báo giá không được tự động lấy sang AMIS.VN – Kế toán là do:

Loại tiền trên AMIS.VN – Bán hàng chưa có trên AMIS.VN – Kế toán

=>
Với trường hợp trên, kế toán cần thực hiện thêm Loại tiền có mã tương ứng trên AMIS.VN – Kế toán sau đó yêu cầu nhân viên kinh doanh Sửa và Cất lại Báo giá để phần mềm tự động lấy Báo giá về AMIS.VN – Kế toán.

2.3. Tra cứu, tìm kiếm báo giá

Nhập tiêu chí tìm kiếm báo giá:

Tìm kiếm theo thời gian, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

Tìm theo tiêu chí bất kỳ như: ngày báo giá, số báo giá, khách hàng,…