Nhập khẩu dữ liệu

1. Nội dung

Cho phép lấy được toàn bộ dữ liệu đã được xuất khẩu từ một dữ liệu kế toán khác sang để sử dụng.

2. Các bước thực hiện

1. Vào menu Tệp, chọn Nhập khẩu dữ liệu.

2. Chọn tệp dữ liệu muốn nhập khẩu.

3. Tại mục Chi nhánh: chọn chi nhánh muốn nhập khẩu dữ liệu, trường hợp dữ liệu nhập khẩu bao gồm dữ liệu của nhiều chi nhánh: chọn Nhập khẩu tương ứng theo từng chi nhánh.
4. Tại mục Chọn dữ liệu nhập khẩu: bỏ tích chọn các dữ liệu không muốn nhập khẩu vào phần mềm.

5. Với các danh mục: Hệ thống tài khoản, Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên nếu không muốn nhập khẩu vào phần mềm thì ngoài việc bỏ tích chọn các danh mục này bên mục Chọn dữ liệu nhập khẩu, cần phải tích chọn các danh mục này bên mục Chọn thông tin không nhập khẩu kèm theo.

6. Trường hợp muốn nhập khẩu dữ liệu đã được bỏ đối trừ chứng từ thì tích chọn vào ô Đối trừ chứng từ.

7. Thực hiện lưu giữ liệu nhập khẩu theo 1 trong 2 cách:

• Nhấn Cất và ghi sổ: chương trình sẽ lưu và ghi sổ các chứng từ nhập khẩu.
• Nhấn Cất: chương trình chỉ lưu dữ liệu nhập khẩu, việc ghi sổ chứng từ sẽ được thực hiện sau khi mở dữ liệu.

8. Kiểm tra lại kết quả nhập khẩu:

• Nhấn Lưu kết quả: để lưu lại kết quả nhập khẩu
• Nhấn Chi tiết: để xem nguyên nhân nhập khẩu không thành công.

9. Nhấn Đóng.

3. Lưu ý

1. Khi nhập khẩu dữ liệu, mặc dù không chọn nhập khẩu Danh mục thì chương trình vẫn căn cứ vào các danh mục trên chứng từ được chọn để nhập khẩu, với các danh mục chương trình thiết lập sẵn như: Loại tiền, đơn vị tính chương trình sẽ hiển thị thông báo Không thể nhập khẩu do dữ liệu này đã tồn tại hoặc đã từng được nhập khẩu. 
2. Trường hợp nhập khẩu từ lần thứ 2 trở đi vào cùng 1 dữ liệu thì chương trình cũng sẽ thông báo Không thể nhập khẩu do dữ liệu này đã tồn tại hoặc đã từng được nhập khẩu.
3. Khi gặp thông báo Không thể nhập khẩu do dữ liệu này đã tồn tại hoặc đã từng được nhập khẩu xử lý như sau:

• Với dữ liệu nhập khẩu là Danh mục: Trường hợp này Kế toán không cần phải xử lý bởi vì các danh mục này đã có trên dữ liệu được nhập khẩu: do chương trình thiết lập sẵn hoặc do đã được nhập khẩu từ trước.
• Với dữ liệu nhập khẩu là Chứng từ có thể có 2 nguyên nhân:
  • Do những chứng từ này được được nhập khẩu từ trước.
  • Do trên dữ liệu được nhập khẩu có các chứng từ có số chứng từ trùng với số chứng từ được nhập khẩu: với trường hợp này cần phải kiểm tra lại các số chứng từ bị trùng và thực hiện sửa lại số chứng từ trên dữ liệu nhập khẩu hoặc trên dữ liệu được nhập khẩu để tránh bị trùng.