Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu

1. Mục đích:

Sau khi chuyển đổi dữ liệu từ AMIS.VN 1.0 lên AMIS.VN 2.0, do có sự khác biệt về cách đáp ứng một số nghiệp vụ trên AMIS.VN 2.0 so với AMIS.VN 1.0 nên có thể dẫn đến một số sai lệch dữ liệu. Vì vậy, chương trình bổ sung tiện ích Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu để kế toán thiết lập lại cho đúng. Các nguyên nhân có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu như:

• AMIS.VN 1.0 cho phép khi khai báo danh mục/chứng từ kế toán có thể chọn thông tin Đơn vị trên các danh mục/chứng từ này là cấp Chi nhánh/Tổng công ty. Còn AMIS.VN 2.0 thì không cho phép, mà phải chọn Đơn vị là cấp chi tiết nhất như Phòng ban/Phân xưởng… => Khi chuyển đổi dữ liệu, thông tin Đơn vị trên AMIS.VN 2.0 sẽ bị để trống, điều này sẽ ảnh hưởng đến tính đúng đắn của việc phân bổ CCDC, Khấu hao TSCĐ cho đối tượng phân bổ là Đơn vị…
• Khi nhập khẩu chứng từ trên AMIS.VN 1.0, nếu để trống thông tin tài khoản hạch toán => Khi chuyển đổi dữ liệu, thông tin Tài khoản hạch toán trên AMIS.VN 2.0 cũng sẽ bị để trống….

Tiện ích Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu sẽ giúp Kế toán biết được các sai sót của dữ liệu sau khi chuyển đổi từ AMIS.VN 1.0 lên AMIS.VN 2.0 để thiết lập lại cho đúng.

2. Các bước thực hiện:

1. Vào menu Tiện ích/Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu.

2. Thiết lập điều kiện tìm kiếm dữ liệu bị sai lệch.
3. Nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình sẽ hiển thị các danh mục/chứng từ bị sai lệch.

4. Xem các dòng nguyên nhân sai lệch và hướng dẫn xử lý tại cột Hướng dẫn xử lý.
5. Thực hiện xử lý lại dữ liệu như sau:

• • Trường hợp bị sai lệch thông tin Đơn vị thì cần chọn lại Đơn vị tại cột Chọn đơn vị

* Lưu ý: Trường hợp cơ cấu tổ chức của khách hàng chỉ có chi nhánh, mà không có phòng ban/phân xưởng/nhóm/tổ/đội… nên khi vào “Chọn đơn vị” sẽ không thấy hiển thị thông tin gì. Lúc này, khách hàng cần phải khai báo thêm cơ cấu tổ chức là phòng ban/phân xưởng/nhóm/tổ/đội… (Chi tiết cách khai báo cơ cấu tổ chức vui lòng xem tại đây.)

• Trường hợp chứng từ bị để trống tài khoản hạch toán thì cần mở chứng từ lên để khai báo lại tài khoản hạch toán. Sau đó, nhấn Cất.

6. Nhấn Thực hiện. Chương trình sẽ thực hiện cập nhật thông tin đã thay đổi vào danh mục/chứng từ bị sai lệch dữ liệu, đồng thời cập nhật vào các báo cáo liên quan.