Hướng dẫn Khối HCSN Cấp GPSD BAMBOO, MIMOSA

Mục đích của tài liệu: Tài liệu này giúp NVKD HCSN biết cách xin cấp GPSD sản phẩm BAMBOO, MIMOSA

Xem chi tiết việc chuyển đổi mã hàng hóa cũ sang mã mới tại đây.

Phần I – Nhân viên kinh doanh

• Với sản phẩm MIMOSA/BAMBOO thì NVKD phải lập yêu cầu cấp GPSD cho khách thanh toán bằng chuyển khoản.
• Trường hợp khách hàng mua mới hay mua phí cập nhật thì NVKD vẫn phải lập yêu cầu cấp GPSD để cấp lại GPSD cho khách hàng.
• Trường hợp khách hàng vẫn còn hạn bảo hành thì GPSD của khách hàng vẫn sử dụng được trên phần mềm mới, NVKD không phải cấp lại GPSD mới cho khách hàng trên phần mềm mới

VD: Khách hàng đang còn hạn bảo hành trên MISA MIMOSA.NET 2017 thì vẫn sử dụng được GPSD để đăng ký trên MISA MIMOSA.NET 2019

• Để cấp GPSD NVKD làm theo 2 bước sau:

• Bước 01: Lập yêu cầu cấp GPSD
• Bước 02: Gửi yêu câu cấp GPSD cho kế toán văn phòng

Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 01: Lập yêu cầu cấp GPSD

Lưu ý: Trước khi sinh yêu cầu giấy phép/thuê báo, nhân viên kinh doanh thực hiện tiếp nhận Ao cơ hội để tạo cơ hội, từ Cơ hội tạo hợp đồng thì chọn Loại cơ hội và Loại hợp đồng tương ứng.

1. Vào Bán hàng\Hợp đồng (Hoặc Bán hàng\Đơn đặt hàng)

   

2. Chọn Hợp đồng muốn sinh yêu cầu cấp GPSD, click chuột phải, chọn Sinh yêu cầu giấy phép/thuê bao
   

• Sản phẩm: Chọn tương ứng (MIMO, BAM…)
• Lưu ý: Với Loại yêu cầu là thay đổi thông tin thì chọn đúng Sản phẩm tương ứng với GPSD của phần mềm cần cấp lại thông tin. VD: Cần thay đổi thông tin GPSD của phần mềm Bambo 2017 thì chọn sản phẩm là BAM2017
• Loại yêu cầu: Chọn loại tương ứng, có 5 loại
  • Bán mới: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng mua mới
  • Gia hạn/Cập nhật: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng mua phí cập nhật và khách hàng hết hạn bảo hành nâng cấp từ bản cũ lên bản mới
  • Miễn phí: Chọn khi lập yêu cầu cấp GPSD miễn phí cho khách hàng (Khách hàng được tài trợ, khách hàng dùng thử…)
  • Thay đổi thông tin: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng thay đổi thông tin GPSD
• Gói sản phẩm: Chọn gói sản phẩm tương ứng
• Nhập đầy đủ thông tin của khách hàng, bắt buộc phải nhập thông tin Mã ngân sách, điện thoại và Email của khách hàng

• ðNVKD phải nhập thông tin về Mã ngân sách của khách hàng để quản lý GPSD theo mã ngân sách.
  • Nhập các thông tin về GPSD:
    • Thời gian BH/CN: Nhập tổng thời gian sử dụng của thuê bao (đã bao gồm cả thời gian được tặng thêm (nếu có))
    • Từ ngày: Hệ thống tự động cập nhật tương ứng với từng loại cấp GPSD
      • Khi lập yêu cầu cấp GPSD cho loại yêu cầu Bán mới thì ngày bắt đầu của GPSD mới sẽ là ngày NVKD lập yêu cầu.
      • Khi lập yêu cầu cấp GPSD cho loại yêu cầu Gia hạn/Cập nhật (Khách hàng mua phí cập nhật) thì ngày bắt đầu của GPSD mới sẽ sau 1 ngày so với ngày hết hạn của GPSD cũ.

• Đến ngày: Chương trình sẽ tự động tính tương ứng với từng loại cấp GPSD:
  • Khi lập yêu cầu cấp GPSD cho loại yêu cầu bán mới thì Đến ngày= Từ ngày + Thời gian BH/CN và lấy ngày cuối cùng của tháng được tính ra
  • Khi lập yêu cầu cấp GPSD cho loại yêu cầu Gia hạn/Cập nhật thì Đến ngày = (Từ ngày + Thời gian BH/CN) – 1 và lấy ngày cuối cùng của tháng được tính ra

    

• Nhấn Tiếp theo để chuyển sang Bước 2

  

• Nhấn Thực hiện để sinh yêu cầu cấp thuê bao.

Bước 02: Gửi yêu cầu cấp thuê bao cho kế toán văn phòng

Vào phân hệ SUMAN\Nhân viên kinh doanh trên CRM, kiểm tra lại 1 lần nữa thông tin của yêu cầu ==> Click chuột phải và chọn lệnh “Gửi yêu cầu” để chuyển yêu cầu đến kế toán văn phòng.

(*) Lưu ý: NVKD có thể theo dõi tình trạng của các yêu cầu mình đã lập bằng cách chọn các mode lọc theo: Chưa gửi; Chờ duyệt; Đã duyệt; Từ chối hoặc nhận biết tình trạng của các yêu cầu bằng màu sắc: Xanh lá = Chưa gửi yêu cầu; Đen = Chờ duyệt; Đỏ = Từ chối; Xanh dương = Đã duyệt

Phần II – Đối với kế toán VP/TCT

Kế toán VP:

1. Phê duyệt yêu cầu cấp thuê bao của NVKD gửi
   • Kế toán VP vào SUMAN\ Kế toán văn phòng trên CRM à Chọn yêu cầu muốn duyệt, sau đó nhấn chuột phải và chọn “Phê duyệt y/c cấp giấy phép” nếu đồng ý với yêu cầu. Trường hợp từ chối yêu cầu thì chọn Từ chối và ghi rõ Lý do từ chối để NVKD biết bổ sung, chỉnh sửa để gửi lại yêu cầu.

     

     (*) Lưu ý:

   • KTVP có thể theo dõi tình trạng cấp phê duyệt các yêu cầu cấp GPSD của NVKD bằng cách tích chọn các ô tích: Chưa phê duyệt; Chờ cấp; Đã cấp; Từ chối, hoặc nhận biết tình trạng phê duyệt của các yêu cầu bằng màu sắc: Xanh lá = Chưa phê duyệt; Đen = Chưa cấp; Đỏ = Từ chối; Xanh dương = Đã cấp.
   • Chỉ duyệt những yêu cầu có trạng thái là Đã gửi – KTVP. Sau khi yêu cầu được duyệt sẽ chuyển từ trạng thái: Đã gửi – KTVP sang Đã gửi – KT license
   • Khi yêu cầu có trạng thái : KT License – Đã duyệt thì việc yêu cầu cấp GPSP được hoàn tất

   Kế toán TCT

• Bước 1: Chọn sản phẩm cần cấp GPSD/thuê bao
  • Kế toán TCT đăng nhập phần mềm Suman.misa.com.vn à Chọn sản phẩm cần cấp, sau đó vào Yêu cầu dịch vụ lọc ra các yêu cầu cấp thuê bao.
• Bước 2: Phê duyệt yêu cầu cấp GPSD/thuê bao
  • Kiểm tra thông tin yêu cầu trước khi tiến hành phê duyệt yêu cầu. Trường hợp yêu cầu chưa đủ điều kiện thì click chọn Từ chối và ghi rõ lý do từ chối để KTVP, NVKD kiểm tra lại. Trường hợp đủ điều kiện thì chọn Phê duyệt để cấp GPSD.

    

  • Mỗi lần phê duyệt có thể phê duyệt được nhiều yêu cầu cùng lúc bằng cách chọn nhiều yêu cầu và thực hiện Phê duyệt.

    (*) Lưu ý: Kế toán TCT chỉ duyệt các yêu cầu ở trạng thái: Đã gửi -KT License. Khi yêu cầu được duyệt thành công sẽ trạng thái yêu cầu sẽ chuyển là KT License – Đã duyệt.

• Bước 3: Thực hiện cấp thuê bao

• Sau khi yêu cầu cấp GPSD của KTVP gửi được phê duyệt, nhân viên phụ trách cấp GPSD dùng công cụ SUMAN Desktop để thực hiện cấp GPSD.

  

• Nhấn Đồng ý.

  

• Sau khi KT TCT cấp license xong thì GPSD của đơn vị sẽ hiển thị tại mục Đã cấp.