Thiết kế mẫu chứng từ

1. Nội dung

Cho phép tự thiết kế các mẫu chứng từ và đưa vào phần mềm để sử dụng theo đặc thù của đơn vị mình.

2. Các bước thực hiện

Ví dụ: Thiết kế mẫu Phiếu xuất bán hàng (2 liên) từ Excel với nội dung như sau.

Để thiết kế file mẫu chứng từ đặc thù, làm theo 4 bước sau:

Lưu ý: Có thể tham khảo một số mẹo để tự thiết kế mẫu chứng từ tại đây.

Bước 1: Chuẩn bị mẫu chứng từ trên Excel

Để có mẫu chứng từ đặc thù thực hiện theo một trong hai cách sau:

Xuất khẩu mẫu đã có sẵn trên phần mền MISA ra Excel để sửa lại thành mẫu đặc thù
Sử dụng mẫu Excel có sẵn từ trước của đơn vị.

Lưu ý: Do mẫu Phiếu xuất hàng như ví dụ
trên có 2 liên nên phải thiết kế sẵn 2 liên trên Excel.

Bước 2: Tải các trường thông tin dữ liệu của phần mềm, làm căn cứ để thiết kế mẫu chứng từ đặc thù

1. Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho và mở một phiếu xuất kho đã có sẵn trên danh sách chứng từ.
2. Nhấn In\Thiết kế mẫu chứng từ.
3. Nhấn Tải trường trộn và chọn mẫu chứng từ cần thiết kế mẫu đặc thù.

3. Chương trình sẽ hiển thị tệp Excel chứa thông tin về tên các trường thông tin dữ liệu có thể thiết lập trên phiếu xuất kho.

Cột Trường dữ liệu: Là tên các trường
được sử dụng để sao chép vào mẫu đặc thù của đơn vị, phục vụ cho việc
lấy dữ liệu khi chọn in chứng từ theo mẫu đặc thù.
Cột Mô tả: Là nội dung giải thích các thông tin bên cột Trường dữ liệu.

Bước 3: Thiết lập các trường thông tin lấy được dữ liệu từ phần mềm trên mẫu đặc thù

Thông tin trên mẫu chứng từ cần thiết lập sẽ được chia ra làm 2 nhóm:

Nhóm 1: Là những thông tin cố định in trên phiếu xuất bán hàng như: tên chứng từ, tên các cột bảng biểu,… => Là nội dung chữ màu đen được khoanh khung xanh.
Nhóm 2: Là những thông tin thay đổi khi in từng
phiếu xuất bán hàng và cũng là những thông tin cần thiết lập để được lấy
dữ liệu từ phần mềm lên. => Là những nội dung chữ được tô màu vàng.

Các trường thông tin dữ liệu được sử dụng để lấy dữ liệu từ phần mềm lên cũng được chia ra làm 2 loại:

Loại 1: Là những trường dữ liệu được sử dụng để lấy lên các thông tin chung trên chứng từ như: Số, Ngày, Người mua hàng, Công ty, Địa chỉ, Thông tin người ký, Thông tin số tiền bằng chữ,…
Loại 2: Là những trường dữ liệu được sử dụng để lấy lên các thông tin chi tiết trên chứng từ như: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, TK Nợ, TK Có,… Tên các trường dữ liệu này thường có chữ detail ở đầu như: Tên hàng: ##Detail_InventoryItemName##; Số lượng: ##Detail_Quantity##.

Người dùng thực hiện thiết kế mẫu đặc thù như sau:

1. Mở mẫu đặc thù trên Excel.
2. Sao chép các trường dữ liệu trên tệp Excel được tải về ở Bước 2 và dán vào thông tin tương ứng trên mẫu đặc thù trên Excel.
=> Thiết lập tương tự đối với liên 2 hay sao chép thông tin từ liên 1 sang liên 2, sau đó sửa lại các thông tin thay đổi, chẳng hạn như thông tin Liên.

3. Lưu và đóng mẫu đặc thù sau khi thiết lập xong.

Bước 4: Đưa mẫu chứng từ đặc thù sau khi thiết kế xong vào phần mềm để sử dụng và in ấn

1. Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho và mở một phiếu xuất kho đã có sẵn trên danh sách chứng từ.
2. Nhấn In\Thiết kế mẫu chứng từ.
3. Nhấn Thêm.