Hướng dẫn cấp tài nguyên các sản phẩm SAAS khối HCSN qua MISA ORDER

MỤC ĐÍCH

Sau khi khách hàng thực hiện gia hạn các phần mềm SaaS như QLTH.VN, QLCB.VN, QLTS.VN, HOTICH.VN thì nhân viên kinh doanh có thể xác nhận gia hạn ngay thông qua công cụ xác nhận cam kết thanh toán sản phẩm HCSN.

Luồng quy trình gia hạn tự động qua MISA ORDER không những giúp khách hàng có thể được cấp tài nguyên chỉ trong vài giây mà còn giúp Nhân viên kinh doanh và Kế toán ban tài chính đơn giản hóa cách thức thực hiện ghi nhận doanh số và xuất hóa đơn cũng như quản lý các giao dịch chuyển khoản của khách hàng cho MISA.

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN KINH DOANH, KẾ TOÁN VĂN PHÒNG VÀ BAN TÀI CHÍNH BIẾT CÁCH:

1. Làm thế nào để Kinh doanh chấp nhận/từ chối yêu cầu gia hạn của khách hàng?

   Sau khi Kinh doanh chấp nhận yêu cầu gia hạn của khách hàng thì hệ thống tự động thực hiện một số công việc sau:

   • Tự động sinh hợp đồng bản nháp trên AMIS CRM
   • Tự động sinh đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS CRM và AMIS ACT
   • Tự động sinh đơn đặt hàng trên MISA ORDER.

     Khi đó Nhân viên kinh doanh, Kế toán văn phòng, Kế toán Ban tài chính cần thực hiện tiếp các bước sau:

2. Nhân viên kinh doanh đề nghị ghi nhận doanh số hợp đồng
3. Kế toán văn phòng ghi nhận doanh số hợp đồng
4. Ban tài chính xuất hóa đơn
5. Khách hàng thanh toán sẽ được tự động cấp tài nguyên

Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Làm thế nào để Kinh doanh xác nhận/từ chối yêu cầu gia hạn của khách hàng?

Sau khi khách hàng gửi yêu cầu gia hạn cho MISA, kinh doanh cần đăng nhập vào site https://misajsc.amis.VN/V2/MISA/GOV/# đăng nhập bằng tài khoản đăng nhập MISAJSC để thực hiện chấp nhận/từ chối yêu cầu gia hạn.

Lưu ý:

• Với phần mềm QLTH.VN, nếu khách hàng gia hạn cho từng phân hệ thì chương trình sẽ chuyển yêu cầu gia hạn lên công cụ xác nhận cam kết HCSN cho NVKD xác nhận/từ chối yêu cầu gia hạn. Còn nếu khách hàng gia hạn từ 2 phân hệ trở lên thì chương trình sẽ chuyển đơn hàng lên Ao cơ hội để NVKD xử lý theo quy trình luồng cũ.
• Nếu nhân viên kinh doanh đồng ý cho khách hàng gia hạn thì hệ thống sẽ tự động ghi nhận doanh số và xuất hóa đơn, do vậy nếu khách hàng không trả tiền thì sẽ thiệt hại cho công ty, và nhân viên kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm cho điều này.

  Các bước xác nhận/từ chối đơn hàng như sau:

• Tích chọn đơn hàng cần chấp nhận/từ chối.
• Nhấn Xác nhận gia hạn.
• Nhấn Xác nhận gia hạn trên câu thông báo để chắc chắn chấp nhận yêu cầu gia hạn của khách hàng.

• Hoặc nếu yêu cầu gia hạn của khách hàng không đủ điều kiện gia hạn tiếp thì nhấn Từ chối gia hạn để từ chối yêu cầu của khách hàng.
• Nhấn Từ chối gia hạn trên thông báo để chắc chắn từ chối yêu cầu gia hạn đơn đặt hàng.

Sau khi từ chối yêu cầu gia hạn thì phần mềm sẽ gửi thông báo từ chối gia hạn cho khách hàng. Lúc này, khách hàng sẽ phải liên hệ lại với MISA để được hỗ trợ.

Lưu ý: Nếu nhân viên kinh doanh không tìm thấy yêu cầu xác nhận cam kết thanh toán thì liên hệ với trường phòng gia hạn để trưởng phòng xác nhận cam kết thanh toán hộ

Sau khi Nhân viên kinh doanh xác nhận gia hạn thì đơn vị sẽ được sử dụng tiếp chương trình cho đến hết ngày cam kết thanh toán trên đăng ký gia hạn.

2. Nhân viên kinh doanh đề nghị ghi nhận doanh số

Sau khi NVKD xác nhận yêu cầu gia hạn, phần mềm sẽ tự động sinh Hợp đồng trên AMIS.VN – Bán hàng với Tình trạng ghi DS là Bản nháp. Nhân viên kinh doanh cần đăng nhập vào AMIS CRM đề nghị ghi doanh số để kế toán ghi nhận doanh số. Thao tác thực hiện như sau:

• Sau khi kiểm tra lại các thông tin của hợp đồng thì nhấn chuột phải vào đơn hàng cần đề nghị ghi nhận doanh số, chọn Đề nghị ghi doanh số.

•  Chương trình sẽ hiển thị màn hình Đề nghị ghi nhận doanh số chi tiết. Nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Trường hợp yêu cầu xác nhận cam kết thanh toán  do trường phòng gia hạn thực hiện xác nhận cam kết thì Nhân viên kinh doanh báo trường phòng gia hạn thực hiện bàn giao lại hợp đồng tương ứng cho nhân viên kinh doanh.

3. Kế toán văn phòng ghi nhận doanh số

Sau khi kinh doanh đề nghị ghi nhận doanh số, kế toán văn phòng đăng nhập vào AMIS.VN – Kế toán và thực hiện Ghi doanh số.

Chương trình sẽ hiển thị trạng thái Đã ghi doanh số tại màn hình Hợp đồng chi tiết.

4. Kế toán ban tài chính xuất hóa đơn

Sau khi NVKD xác nhận yêu cầu gia hạn, phần mềm sẽ tự động sinh Đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS.VN – Bán hàng và AMIS.VN – Kế toán với tình trạng Đã duyệt đề nghị.

• Nếu sinh đề nghị xuất hóa đơn thành công, trạng thái xuất hóa đơn của đơn hàng trên phần mềm MISA ORDER chuyển từ Chưa xuất hóa đơn thành Đang xuất hóa đơn.

• Khi nhận được Đề nghị xuất hóa đơn, kế toán hóa đơn xuất hóa đơn cho khách hàng trên AMIS.VN – Kế toán.

5. Khách hàng thanh toán đúng hướng dẫn của MISA sẽ được tự động cấp tài nguyên.

Sau khi NVKD chấp nhận yêu cầu gia hạn của khách hàng thì phần mềm sẽ gửi thông báo cấp tài nguyên tạm, NVKD đốc thúc và hướng dẫn khách hàng thực hiện thanh toán cho MISA theo đúng hướng dẫn và cho phép KH quản lý được đơn hàng.

Với các đơn hàng gia hạn phần mềm, sau khi KH thanh toán thành công theo đúng hướng dẫn của MISA hệ thống sẽ tự cấp tài nguyên cho khách hàng.

Khi đó trạng thái thanh toán của đơn hàng được cập nhật thành Đã thanh toán, trạng thái cấp tài nguyên của đơn hàng sẽ là “Đã cấp tài nguyên”.

Đơn vị có thể tự quản lý được các đơn hàng gia hạn trên phần mềm